Assistant administratif H/F

À propos de nous

Le Groupe Ortec déploie des solutions en ingénierie et travaux dans de nombreux secteurs : énergies, mines, chimie, défense, transports, agroalimentaire, aéronautique, spatial, environnement, pharmaceutique…

Oralys filiale du groupe ORTEC est le spécialiste des solutions externalisées du traitement des données et de la digitalisation.

Ici, on apprend, on progresse, on partage — et surtout, on construit ensemble les projets industriels de demain.

Mission

Intégré(e) au site Client, vous interviendrez auprès de l'Etat Major du service, au sein d'une entreprise leader de l'Energie.

Votre rôle en tant qu'Assistant administratif, sera de mener à bien les missions suivantes :

• Arrivées / départs et accès site : Gestions des arrivées et départs, accès sites et demandes de badge, accueil de visiteurs ou de nouveaux arrivants le premier jour, démarches d’accès aux sites en chantier

• Mission de CIS (Correspondant Informatique de Service) : demandes de prestations informatiques, Suivi du parc informatique, constitution et suivi des listes de diffusion, animation informatique de service (animation SI pour le déploiement des communications, formations et directives IT)

• Assistanat de direction pour le chef de service avec gestion déléguée de son agenda, organisation des réunions, prise de rendez-vous, résolution des conflits d’agendas et réservation/annulation déplacements

• mise à jour du livret d’accueil, préparation et diffusion de la newsletter du service,

• Logistique : classement (notes de frais, ordres de mission, arrêts de travail, etc.), Gestion des mopieurs, fournitures, Mobilier, Gestion des plateaux repas, appui aux déménagements

• Listes : maintien à jour du fichier annuaire du personnel, gestion du trombinoscope du service/ de la branche, maintien à jour de l’organigramme du service / de la branche, tenue à jour du SharePoint RH des arrivées/départs, tableau des congés, suivi des formations, listes des équipiers d’étage, listes des SST, listes de diffusion du service / de la branche

• Réunions : réservations salles de réunion, organisation et appui logistique des réunions de service et autres événements (convivialité, Etc.)

• GED : Mise en GED de documents transverses à un service ou de l’état-major

• Partage d’expérience : Participation active aux réseaux des assistants et CIS et diffusion des informations aux seins des collectifs

Profil

Vous êtes titulaire d’un Bac +2 en Assistanat, Gestion administrative / Assistanat de Direction et justifiez de 6 à 10 ans d’expérience dans un rôle similaire et êtes capable d’intervenir avec autonomie, rigueur et sens du service.

Compétences attendues

• Vous disposez d’une expérience solide dans les missions administratives et organisationnelles décrites.

• Vous maîtrisez parfaitement les outils bureautiques sous Windows ainsi que la gestion d'agendas complexes.

• Vous êtes à l’aise avec les outils courants de gestion et de communication.

Aptitudes professionnelles

• Vous faites preuve d’écoute, de dialogue et d’une excellente aisance relationnelle.

• Vous savez prendre des initiatives et proposer des améliorations pour optimiser les processus et les outils.

• Vous travaillez avec autonomie, méthode et fiabilité.

• Votre expression écrite est claire et maîtrisée.

• Vous savez faire preuve de discrétion et respecter strictement les exigences de confidentialité.

La maitrise de l'Anglais serait un plus.

🔒 Les candidatures répondant aux critères demandés seront privilégiées.

Pourquoi nous rejoindre ?

• Rémunération sur 12,5 mois, prime de participation, prime d’intéressement, tickets restaurant 10,40€ , frais de transport [remboursement à hauteur de 75%, CSE,

• Intégrer des équipes dynamiques et bienveillantes : l’humain au centre de nos valeurs,

• Bénéficier d'une intégration encadrée et suivie,

• Evoluer sur des fonctions techniques, projets ou managériales au sein d'ORALYS ou du Groupe Ortec, école interne de formation (O’METIERS), reconnaissance de nos experts et de notre corps d’élite (Casques d’Or),

• Une politique RH, autour d’une démarche solidaire globale : fonds de solidarité, action sociale, action logement, action handicap,

• Trouver un équilibre vie professionnelle / personnelle : accord télétravail, environs 10 jours de RTT/an.

Processus de recrutement

1. Un premier échange téléphonique avec notre chargée de recrutement pour définir vos souhaits professionnels et valider l'adéquation avec le poste proposé,

2. Un entretien technique pour vous préciser les enjeux et les contours du poste, découvrir nos locaux ainsi que nos équipes,

3. Notre process est simple et clair : vous serez tenu au courant de chaque étape.

Envie de rejoindre une entreprise à la fois exigeante et profondément humaine ?
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