Gestionnaire instances (H/F)

Job Description

Créée le 1er janvier 2016, la Métropole du Grand Paris est une intercommunalité de 7,2 millions d’habitants qui regroupe 130 communes et 11 établissements publics territoriaux. Elle porte un projet métropolitain ambitieux, unique et nécessaire et déploie des actions d’envergure sur son territoire. Son intervention, est définie dans le cadre de l’exercice de ses cinq compétences : développement et aménagement économique, social et culturel ; protection et mise en valeur de l’environnement et du cadre de vie ; aménagement de l’espace métropolitain ; politique locale de l’habitat ; gestion des milieux aquatiques et prévention des inondations.

Rejoindre la Métropole du Grand Paris, c’est intégrer une administration de mission innovante, dynamique et agile. Venez contribuer à la réalisation de projets métropolitains d’envergure au sein d’une collectivité en pleine croissance.

Ensemble, construisons une métropole à la hauteur des défis de demain !

La Direction des Affaires Juridiques est composée de trois services :

Le service « Conseil et Contentieux » sécurise les actes juridiques et les actions de la Métropole et gère les contentieux (soit directement, soit en collaboration avec des avocats) ;

• Le service « Achat Public » optimise les actions de la Métropole en cernant au mieux les besoins de celle-ci.
  
• Le service « Assemblées » prépare et organise les instances métropolitaines (conseils et bureaux de la Métropole) ;
  
• Le service des « Assemblées » est composé d’un(e) chef(fe) de service, d’une coordinatrice administrative des instances et de deux gestionnaires.
  

Le/la titulaire du poste travaillera sous l’autorité directe de la Cheffe de service assemblées.

Le/la gestionnaire assure l’organisation, la préparation et le suivi administratif des instances métropolitaines (Commissions, Bureaux et Conseils de la Métropole).

Préparation et organisation des instances métropolitaines

• Assurer la préparation, l’organisation et le suivi des séances des instances métropolitaines ;
  
• Veiller au respect des calendriers institutionnels et des échéances réglementaires ;
  
• Relancer les directions afin que les dossiers soient prêts dans les délais ;
  
• Veiller au respect des procédures internes ;
  
• Étudier les dossiers afin de préparer les réunions des instances avec les directions et assurer le compte-rendu et le reporting de ces réunions auprès des directions concernées ;
  
• Conduire l’ensemble des étapes de préparation des séances délibérantes.
  

Gestion administrative et juridique des actes

• Assurer la gestion administrative des actes (suivi sur un logiciel dédié, accompagnement des services dans leur élaboration, relances si nécessaire) ;
  
• Vérifier la complétude des pièces annexes ;
  
• Transmettre les actes administratifs au contrôle de légalité et, le cas échéant, les notifier ;
  
• Assurer la ventilation et le suivi des actes après envoi au contrôle de légalité ;
  
• Gérer la publication des actes administratifs ;
  
• Gérer les actes administratifs (délibérations, arrêtés, décisions et leurs documents annexes) ;
  
• Garantir la complétude et la conformité des documents produits ;
  
• S’assurer auprès des directions opérationnelles de la signature des actes ;
  
• Tenir à jour le registre des actes administratifs ;
  
• Assurer le suivi administratif des délibérations et de leurs annexes auprès des directions de la collectivité ;
  
• Gérer les actes administratifs (délibérations, arrêtés, décisions et leurs documents annexes) ;
  
• Garantir la complétude et la conformité des documents produits.
  

Organisation matérielle et accompagnement des séances

• Élaborer et transmettre les convocations et les ordres du jour aux élus ;
  
• Assister aux séances métropolitaines ;
  
• Participer à la mise en place et au bon déroulement des instances :
  
• Mise en place de l’hémicycle ;
  
• Gestion des pouvoirs des élus et suivi des présences tout au long des séances ;
  
• Gestion de l’accès des élus à la visioconférence lors des séances hybrides ;
  
• Suivi des votes de la séance.
  

Suivi des travaux des instances

• Gérer les actes administratifs (délibérations, arrêtés, décisions et leurs documents annexes) ;
  
• Garantir la complétude et la conformité des documents produits.
  

Projets transversaux et amélioration continue

• Participer aux projets transversaux du service des Assemblées, notamment ceux liés à la dématérialisation des procédures ;
  
• Assurer un reporting régulier de ses activités ;
  
• Être force de proposition dans l’évolution des outils, des procédures et des missions du service ;
  
• Participer au reporting auprès des directions et de la direction générale et compléter les tableaux de suivi sur son périmètre.
  

Profil

Vos compétences à partager

• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et de l’intercommunalité (notamment en Île-de-France)
  
• Maîtrise du cadre réglementaire et des processus administratifs
  
• Connaissance des règles de fonctionnement des instances
  
• Techniques de rédaction administrative
  
• Contribution au bon fonctionnement de la Direction et à l’atteinte de ses objectifs
  
• Force de proposition et capacité à rendre compte
  
• Travail en transversalité avec les services
  
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
  
• Excellentes capacités rédactionnelles
  
• Maîtrise du logiciel Adel appréciée
  
• Rigueur et sens de l’engagement
  
• Autonomie et proactivité
  
• Esprit d’équipe et capacité de coopération
  
• Bon relationnel et pédagogie
  
• Disponibilité
  

Informations contractuelles

Conditions d’accès au poste

• Niveau d’étude souhaité : Baccalauréat ou BTS dans le domaine administratif et/ou juridique
  
• Catégorie B ou C – Filière administrative, cadre d’emplois des rédacteurs ou des adjoints administratifs
  
• Connaissance des règles relatives aux instances
  
• Expérience souhaitée au sein d’une collectivité territoriale sur des missions similaires
  
• Années d’expérience requise : 1 à 3 ans dans un poste similaire ou équivalent
  

Pourquoi nous ?

Travailler à la Métropole du Grand Paris c’est aussi bénéficier de nombreux avantages vous garantissant des conditions optimales pour accomplir vos missions :

• Rythme de travail de 40h/semaine permettant de générer 2 jours de RTT/mois ;
  
• Régime indemnitaire attractif et un CIA (prime) sur objectifs individuels et collectifs ;
  
• Télétravail : jusqu'à 2 jours/semaine ;
  
• Environnement de travail agréable et des locaux très bien équipés ;
  
• Restauration inter entreprise et accès au restaurant municipal de la ville de Paris et celui de la Caisse des dépôts ;
  
• Participation employeur aux frais de mutuelle, prévoyance ;
  
• Forfait mobilité durable pouvant aller jusqu’à 300 €/an pour les agents se rendant sur leur lieu de travail en véhicule propre (vélo, trottinette…) ;
  
• Prise en charge du pass Navigo à 75 % ;
  
• CNAS (Comité National d’Action Sociale) ;
  
• Parcours de formation adapté à votre projet professionnel.
  

Enfin, c'est une surprise, retrouvez-nous en images :

• Voici le message d'accueil de votre future équipe : https://jobpublic.fr/company/emploi-metropole-du-grand-paris/portals/presentation
  
• Découvrez vos futurs collègues ici : https://jobpublic.fr/company/emploi-metropole-du-grand-paris/portals/team
  
• Enfin découvrez nos locaux : https://jobpublic.fr/company/emploi-metropole-du-grand-paris/portals/workplace
  

Nous avons hâte de vous rencontrer et que vous deveniez un membre précieux de notre équipe !

Requirements
Diplôme préparé durant le contrat d'apprentissage : Licence ou Master spécialisé dans les domaines suivants : contrôle de gestion, finance, administration des collectivités Nous recherchons Un personne motivée, rigoureuse et organisée Des connaissances des logiciels bureautiques Goût du chiffre, de l'analyse et de la synthèse Bonne communication De la discrétion et de la neutralité