Assistant·e coordination clients, devis, production & suivi administratif / CDI · temps partiel

T Pas Cap, marque du groupe Synergiacom créé en 2002 et organisme certifié Qualiopi, est une agence-conseil spécialisée dans le handicap, la diversité, l’inclusion, la qualité de vie au travail, les aidants et l’égalité femmes-hommes.

Depuis 2012, nous concevons et produisons des formats interactifs de sensibilisation en entreprise : théâtre d’entreprise, quiz-spectacles, ateliers, conférences, dispositifs immersifs et actions sur mesure. Nous travaillons avec un réseau d’une cinquantaine de comédiens, intervenants, consultants et régisseurs partout en France.

Notre activité connaît une forte saisonnalité, avec une période particulièrement intense autour de la SEEPH — Semaine Européenne pour l’Emploi des Personnes Handicapées — en novembre.

Pour accompagner cette montée en charge et mieux structurer notre organisation, nous recherchons une personne organisée, fiable et autonome.

Vous intervenez en soutien direct de la direction sur le suivi administratif, commercial simple et opérationnel des prestations.

Votre rôle : comprendre ce qui est vendu, préparer des devis simples à partir de modèles existants, récupérer les informations auprès des clients, coordonner les intervenants, suivre les documents administratifs et tenir les tableaux de production à jour.

Ce n’est pas un poste créatif.
Ce n’est pas un poste de prospection commerciale.
Ce n’est pas un poste de production événementielle terrain.

C’est un poste de coordination, d’organisation, de relation client et de fiabilité administrative.

Sa valeur est simple : alléger la direction, éviter les oublis, faire avancer les dossiers et contribuer à ce que chaque prestation se déroule correctement.

Le poste est un CDI à temps partiel annualisé, avec une moyenne de 24h/semaine.

C’est un temps partiel choisi, stable et responsabilisant, qui peut convenir à une personne souhaitant un poste utile, structuré, avec de vraies responsabilités et de la souplesse dans l’année.

Le rythme se répartit sur deux saisons complémentaires.

En haute saison, de septembre à novembre, l’activité est plus soutenue. Plusieurs prestations peuvent avoir lieu le même jour, dans des villes différentes, avec des intervenants différents.

Ces temps forts sont préparés en amont avec des outils, des check-lists et un relais de direction sur les sujets sensibles : vous ne portez pas seul·e les décisions complexes.

En basse saison, de décembre à août, le rythme est plus calme et permet de structurer les outils, fiabiliser le suivi, améliorer les modèles et préparer les prochaines campagnes.

La rémunération est lissée : vous percevez le même montant chaque mois, toute l’année, quelle que soit l’intensité de la période.

Vos missions

Vos missions en haute saison

1. Préparer des devis simples et suivre les demandes clients

Vous pourrez être amené·e à :

• comprendre le besoin du client et le format demandé : théâtre, quiz-spectacle, atelier, conférence, sensibilisation, dispositif immersif ;
• préparer un devis simple à partir d’un modèle existant ;
• mettre en forme une proposition commerciale simple ;
• vérifier les informations clés avant validation : date, lieu, format, nombre de participants, options, conditions pratiques ;
• suivre les statuts : devis à faire, envoyé, relance, gagné, perdu, à produire ;
• signaler à la direction les demandes complexes, spécifiques ou stratégiques.

Vous ne créez pas les offres de zéro.
Vous ne portez pas la stratégie commerciale.
Vous préparez correctement les éléments simples et évitez les allers-retours inutiles.

2. Cadrer les prestations après validation

Une fois la prestation validée, vous récupérez et vérifiez auprès du client :

• date(s) et horaires ;
• adresse exacte ;
• contact sur place ;
• nombre de participants ;
• format retenu ;
• contraintes d’accès ;
• contraintes techniques ;
• informations utiles pour les intervenants.

Vous ouvrez le dossier de production, complétez le tableau de suivi et identifiez les informations manquantes.

3. Organiser la prestation avant le jour J

Vous contribuez à préparer les prestations dans le détail :

• confirmer les intervenants, comédiens ou régisseurs ;
• vérifier les disponibilités ;
• préparer et envoyer les feuilles de route ;
• réserver si besoin les transports, hôtels et éléments matériels ;
• relancer les informations et documents manquants ;
• suivre les validations client ;
• préparer ou suivre les éléments administratifs : DPAE, contrats, déclarations, pièces utiles ;
• suivre les étapes du process GUSO déjà automatisé ;
• vérifier que le dossier est prêt avant la prestation.

4. Sécuriser le jour de la prestation

Le jour de la prestation, vous vous assurez que les intervenants disposent des bonnes informations :

• feuille de route ;
• horaires ;
• adresse ;
• contacts ;
• consignes pratiques.

Vous pouvez être amené·e à rester joignable en cas d’imprévu simple : retard, changement de salle, difficulté d’accès, problème matériel ou ajustement de dernière minute.

Votre rôle est de garder une vision claire, d’alerter si nécessaire et de contribuer à la solution, avec un relais de direction sur les situations sensibles ou complexes.

5. Clôturer les dossiers après la prestation

Après la prestation, vous contribuez à clôturer proprement les dossiers :

• vérifier que la prestation s’est bien déroulée ;
• traiter les enquêtes de satisfaction ;
• faire remonter les points d’attention ;
• préparer ou déclencher la facturation ;
• mettre à jour le tableau de production ;
• clôturer le dossier ;
• classer les documents utiles.

En continu

Vous contribuez à la fiabilité du suivi des dossiers.

Cela signifie :

• tenir les tableaux de suivi à jour ;
• repérer les informations manquantes ;
• relancer sans attendre ;
• faire circuler les bonnes informations entre clients, intervenants, prestataires et direction ;
• alerter en amont lorsqu’un dossier présente un risque ;
• permettre à la direction de ne pas tout porter seule en période intense.

Vos missions en basse saison – construire le système

Hors des temps forts, vous ne faites pas qu’attendre la prochaine vague : vous contribuez à construire ce qui rendra l’organisation plus fluide.

Industrialiser les outils

Vous participez à :

• compléter et fiabiliser les modèles de devis ;
• mettre à jour le catalogue d’offres ;
• améliorer les modèles de feuilles de route ;
• construire et tenir à jour les check-lists de production ;
• structurer la base des prestataires de confiance : hôtels, transports, lieux, contacts utiles ;
• tenir à jour la base des comédiens et intervenants : compétences, zones, tarifs, disponibilités.

Tenir le pipeline propre

Vous contribuez à :

• qualifier les demandes entrantes ;
• préparer les informations nécessaires en amont des devis ;
• suivre les devis en attente ;
• tenir à jour les statuts gagné / perdu / à relancer / à produire.

Préparer des relances simples auprès des clients existants

Vous pouvez préparer des relances simples auprès d’anciens clients ou contacts existants pour les autres temps forts de l’année : qualité de vie au travail, journée des aidants, égalité femmes-hommes, santé mentale, handicap, inclusion, etc.

Ces relances se font à partir de modèles existants, avec validation de la direction.

L’objectif est de contribuer à mieux répartir l’activité sur l’année, sans transformer le poste en prospection commerciale.

Préparer la SEEPH et capitaliser

Vous participez à :

• monter le tableau de suivi de la SEEPH en avance ;
• aider à verrouiller les comédiens et intervenants sur les dates clés ;
• débriefer les prestations passées ;
• suivre la satisfaction client ;
• capitaliser ce qui a bien fonctionné et ce qui doit être amélioré.

Vos interlocuteurs et vos outils

Vos interlocuteurs sont :

• les clients ;
• les comédiens ;
• les intervenants ;
• les régisseurs ;
• les prestataires de transport et d’hébergement ;
• la direction.

Vous utilisez principalement :

• tableaux de suivi ;
• modèles de devis ;
• agenda partagé ;
• messagerie ;
• documents et modèles de production ;
• outils administratifs internes.

Une réelle aisance avec les mails, les tableaux et les documents partagés est indispensable.

Vos compétences

Vous avez idéalement une première expérience en coordination administrative, assistanat, relation client, événementiel, spectacle vivant, organisme de formation ou organisation de prestations.

Le poste peut convenir à un profil junior, à condition d’être très organisé·e, fiable et capable d’apprendre vite.

Nous cherchons une personne :

• rigoureuse ;
• organisée ;
• fiable ;
• autonome, sans travailler dans son coin ;
• capable de comprendre rapidement une prestation ou une offre ;
• capable de préparer un devis simple à partir d’un modèle ;
• à l’aise avec les clients et le téléphone ;
• à l’aise avec les mails, les tableaux et les agendas ;
• capable de suivre plusieurs dossiers en parallèle ;
• capable de relancer avec tact ;
• calme et méthodique en période dense ;
• attentive aux détails pratiques ;
• sensible aux sujets du handicap, de la diversité, de l’inclusion et de la santé mentale.

La connaissance de l’intermittence du spectacle est un plus, mais n’est pas indispensable.

Ce poste est fait pour vous si…

• vous aimez transformer une demande floue en dossier clair, bien suivi et bien préparé ;
• vous comprenez vite ce qui est demandé ;
• vous savez préparer un devis simple à partir d’un modèle ;
• vous aimez relancer sans crisper ;
• vous êtes à l’aise dans un rôle de soutien fiable et utile ;
• vous gardez votre calme quand plusieurs sujets avancent en même temps ;
• vous recherchez un temps partiel responsabilisant, plus intense sur certaines périodes de l’année.

Ce poste n’est pas fait pour vous si…

• vous cherchez un temps plein classique toute l’année ;
• vous voulez surtout créer, concevoir ou vendre ;
• vous n’aimez pas les devis, les tableaux ou le suivi administratif ;
• vous évitez le téléphone ;
• vous vous dispersez facilement ;
• vous attendez qu’on vous dise chaque prochaine étape ;
• vous supportez mal les périodes de forte intensité.

Avantages

• Un poste qui a du sens : contribuer concrètement à des actions sur le handicap, la diversité, l’inclusion et la santé mentale en entreprise.
• Un CDI stable, avec une rémunération lissée identique chaque mois, toute l’année.
• De l’autonomie et des responsabilités réelles, dans une structure à taille humaine où votre travail se voit.
• De la variété : relation client, organisation, coordination, suivi de devis et amélioration des outils — jamais la routine.
• Du télétravail partiel et de la souplesse sur les périodes calmes.
• Un poste évolutif, avec possibilité de passage à temps plein selon le développement de l’activité.

Conditions

• CDI à temps partiel annualisé.
• 24h/semaine en moyenne, avec activité renforcée entre septembre et novembre.
• Statut agent de maîtrise.
• Convention collective des entreprises de la publicité — IDCC 86.
• Rémunération lissée : 16 000 à 20 000 € brut annuel pour 24h/semaine, cible autour de 18 000 €, selon expérience et autonomie.
• Prime exceptionnelle possible liée à la campagne SEEPH de novembre.
• Prise de poste souhaitée le 1er septembre 2026, avec possibilité de démarrage fin août.
• Poste basé à Paris (Normandie éventuellement possible).
• Télétravail partiel possible.
• Présence requise sur certains temps forts.

Pour postuler, envoyez votre CV et quelques lignes sur une période où vous avez dû gérer plusieurs dossiers, demandes ou priorités en parallèle.

Merci de préciser :

• le type de dossiers suivis ;
• le nombre de sujets gérés en même temps ;
• les outils utilisés ;
• votre rôle dans la préparation de devis ou le suivi client ;
• la manière dont vous vous êtes organisé·e pour ne rien laisser passer.

T pas cap est une agence de conseil et de création d’expériences engagées, spécialisée dans les sujets de handicap, de diversité, d’inclusion et de posture humaine en entreprise. À la frontière entre le conseil RH, la formation et l’événementiel, nous conçevons des formats sensibles et interactifs qui permettent de comprendre autrement ce qui se joue dans les organisations. Théâtre d’entreprise, ateliers immersifs, parcours expérientiels et pédagogie du détour sont utilisés pour rendre visibles les situations invisibles, libérer la parole et faire évoluer les regards. Loin des discours théoriques ou culpabilisants, nous accompagnons les entreprises qui souhaitent aller au-delà de la sensibilisation pour provoquer des transformations concrètes et durables des comportements.