Adjoint en gestion administrative et financière F.H

À propos de nous

L’Université Jean Monnet est un établissement public expérimental (EPE) né de l'intégration de l’École Nationale Supérieure d’Architecture (ENSASE) en tant qu’établissement-composante.

Etablissement pluridisciplinaire, l’Université Jean Monnet offre une large gamme de formations en phase avec la société et son territoire et propose une recherche de qualité. Organisée autour de 6 campus (dont un campus à Roanne), l’Université accueille près de 21 000 étudiants et 1 700 personnels.

Mission

La Faculté des Sciences et Techniques compte environ 2800 étudiants, 180 enseignants et chercheurs universitaires, 60 personnels administratifs et techniques et 250 intervenants extérieurs.

Elle possède 6 laboratoires de recherches rattachés au CNRS, 7 départements pédagogiques et 1 centre commun. Elle offre une large palette de formations : 7 Licences générales, 1 Licence professionnelle et 9 Masters (16 parcours).

Elle déploie ses formations sur 2 campus : Métare et Manufacture.

POSITIONNEMENT

L’assistant de gestion financière est placé sous la responsabilité hiérarchique du responsable du service de gestion financière, du responsable administratif de la FST et du directeur de la FST.

MISSIONS PRINCIPALES : Gestion financière et comptable

Au sein du service Finances composé de 5 personnes, l’agent aura pour principales missions :

- L’exécution budgétaire en dépenses et missions

- La gestion des relations fournisseurs

- L’application, l’information et la communication des procédures financières et comptables

Pour les 8 départements, 5 laboratoires, l’administration, la direction et la gestion de site de la Faculté ; pour des dossiers relevant de la formation initiale, continue, recherche et SAIC.

ACTIVITES

- Effectuer des tâches d'exécution budgétaire :

• DEPENSES : Traiter les demandes d’achat, création de fournisseur, saisie de bons de commande sur SIFAC, suivi des réceptions et service fait, gestion des workflows et réclamations/litiges

• MISSIONS : Gérer les ordres de missions via NOTILUS, la réservation de voyage en tant qu’assistant de saisie via GOELETT, vérifier et traiter les états récapitulatifs de frais et pièces justificatives, jusqu’à la demande de mise en paiement.

- Connaitre la réglementation en vigueur, savoir l’appliquer et la faire appliquer :

• Veille sur la politique achats de l’UJM (marchés publics), nomenclature comptable (NACRES) et arborescence budgétaire de la FST

• Informer et orienter les utilisateurs sur la bonne application des procédures financières et comptables, contrôler les demandes et apporter les correctifs nécessaires

• Tenir à jour la documentation de référence de son poste de travail

- Gérer les dossiers administratifs

• Assurer un suivi régulier des dossiers : Collecter, traiter les informations et les pièces nécessaires, effectuer les relances et clôturer les dossiers

• Assurer le suivi de la consommation des enveloppes de dépenses, Elaborer des états périodiques des disponibles par projet ou centre financier (extractions Excel)

• Saisir ou mettre en forme des documents divers (courriers, certificats administratifs…)

• Gérer les relations avec les fournisseurs et les clients

• Savoir informer le responsable de la gestion financière sur les dossiers

- Classer et archiver des documents

Profil

• Savoirs

- Connaitre les techniques et les règles de la comptabilité publique de l'ordonnateur

- Savoir appliquer des règles financières et confronter la règlementation et sa mise en pratique

- Avoir une connaissance approfondie de la structure budgétaire de la composante et des laboratoires, de la nomenclature comptable et des clés de suivi d'achat

- Sens de l’organisation et rigueur

- Savoir analyser le degré de gravité du problème pour mettre en place une réponse adaptée (mail, téléphone, courrier, recommandé)

- Gestion des urgences et priorités

• Savoir faire

- Maitriser l'expression écrite et orale pour la rédaction de courriers simples

- Maitriser l'environnement bureautique (word, excel) et les outils informatiques appliqués à la gestion financière (logiciel comptable SIFAC, application Notilus, outil réservation voyage Goelett)

- Savoir mettre au point des outils de gestion spécifiques et des moyens de contrôle

- Savoir tenir des objectifs fixes

- Savoir gérer la confidentialité des informations et des données

- Savoir rechercher l'information, la hiérarchiser, la classer

La connaissance du logiciel de gestion SIFAC serait un plus.

• Savoir être

- Bon relationnel et sens du travail en équipe

- Faire preuve d’autonomie et d’esprit d’initiative

- Savoir développer des relations professionnelles positives avec d'autres collègues ou d'autres services

- Réactivité

- Savoir rendre compte à son responsable ou l'associer au traitement des dossiers délicats