Responsable du pôle secrétariat (H/F)

Vous aimez quand les journées sont rythmées, que les dossiers avancent et que chacun peut compter sur une organisation sans faille ? Vous appréciez autant la coordination d'une direction que l'accompagnement d'une équipe ? Si vous recherchez un poste où l'organisation, le management et la transversalité occupent une place centrale, cette opportunité pourrait bien être votre prochain défi professionnel.

Qui sommes-nous ?

Grand collectivité publique de la région francilienne, Le Département de l'Essonne accompagne près de 1 300 000 habitants au quotidien grâce à ses 4 300 collaborateurs répartis sur tout le territoire et occupant plus de 170 métiers. Nous avons une mission formidable sur le territoire car nous sommes Chef de fil de l’action sociale et solidaire. Le Département œuvre en faveur de la santé, l’autonomie et l’insertion des personnes éloignées de l’emploi. Il participe activement à l’aménagement du territoire à travers ses routes, et à l’éducation avec ses collèges.

Votre mission au quotidien

Au sein de la direction, vous occupez un poste clé qui contribue directement à la fluidité de son fonctionnement. Véritable pilier de l'organisation, vous êtes le point de coordination entre les équipes, les responsables, les partenaires internes et les différents interlocuteurs de la collectivité. Votre rôle est essentiel pour garantir la bonne circulation des informations et assurer le suivi des activités de la direction.

Vous prenez en charge l'ensemble de l'assistanat de direction. Vous organisez les réunions, préparez les dossiers nécessaires aux différentes instances, assurez le suivi des astreintes et veillez au respect des échéances. Vous coordonnez les activités administratives de la direction avec méthode et anticipation afin que chaque dossier avance dans les meilleures conditions.

Vous gérez également les agendas des responsables, préparez les réunions, rédigez ou mettez en forme différents documents administratifs et veillez à la qualité des échanges entre les différents services. Votre capacité à anticiper les besoins permet aux équipes de gagner en efficacité au quotidien.

Parce que ce poste comporte une véritable dimension managériale, vous assurez également l'encadrement de l'équipe mutualisée des assistant(e)s. Vous organisez les activités de chacun, accompagnez les collaborateurs dans leurs missions et favorisez le développement de leurs compétences. Vous instaurez une dynamique de travail collaborative, encouragez les bonnes pratiques et accompagnez les évolutions de l'organisation avec pédagogie et bienveillance.

Vous coordonnez les nombreuses activités administratives de la direction. Vous assurez le suivi des courriers, des parapheurs, des tableaux de bord, des dossiers transversaux ainsi que des différents outils de pilotage. Vous garantissez la qualité des procédures administratives et veillez au respect des délais.

Vous êtes également l'un des premiers contacts de la direction. À ce titre, vous assurez un accueil physique et téléphonique de qualité. Vous renseignez les interlocuteurs, orientez les demandes et facilitez les échanges avec professionnalisme et discrétion.

Votre quotidien est varié et ne laisse que peu de place à la routine. Vous évoluez dans un environnement où les priorités peuvent évoluer rapidement et où votre capacité d'organisation fait toute la différence. Vous travaillez en lien avec de nombreux services et participez activement à la réussite des projets de la direction.

Pour mener à bien vos missions, vous disposez des outils bureautiques et des applications métiers nécessaires, notamment les agendas partagés, les tableaux de suivi ainsi que les logiciels utilisés par la collectivité tels qu'Egram, Airs Délib ou Octime.

Profil

Vos compétences utiles

Vous possédez une solide expérience en assistanat de direction et maîtrisez les procédures administratives. Vous êtes reconnu pour votre sens de l'organisation, votre rigueur et votre capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément tout en respectant les priorités.

Vous appréciez le travail en équipe et savez fédérer des collaborateurs autour d'objectifs communs. Votre expérience vous permet d'encadrer une équipe, de répartir les activités, d'accompagner les agents dans leur développement professionnel et de conduire le changement avec pédagogie.

Vous disposez d'excellentes qualités rédactionnelles et êtes capable de rédiger des documents clairs, structurés et synthétiques. Vous maîtrisez parfaitement les outils bureautiques ainsi que les logiciels de gestion administrative.

Votre sens du service, votre discrétion et votre excellent relationnel vous permettent de collaborer efficacement avec des interlocuteurs variés. Diplomate et à l'écoute, vous savez vous adapter aux différentes situations tout en conservant votre sang-froid.

Autonome, fiable et réactif, vous faites preuve d'initiative lorsque cela est nécessaire et savez proposer des solutions concrètes face aux imprévus. Une bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales constituera un véritable atout pour prendre rapidement vos marques.

Informations contractuelles

Pourquoi nous ?

Rejoindre le département de l'Essonne, c'est faire le choix d'un environnement de travail stimulant et épanouissant, où l'équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle est une priorité. La collectivité s'engage à offrir à ses collaborateurs un cadre de travail attractif et dynamique, favorisant leur bien-être et leur développement.

Le département se distingue par sa politique RH innovante, axée sur l'équité et la stimulation. Elle se traduit par un accompagnement personnalisé des carrières, offrant des formations, des opportunités de mobilité interne et une communauté managériale forte. L'engagement des employés est encouragé à travers des événements fédérateurs et des programmes de reconnaissance.

Soucieux du bien-être de ses collaborateurs, le département met à disposition des services de qualité de vie au travail, incluant des activités sportives. Une politique de mobilité durable est également encouragée, avec notamment un forfait mobilité et des vélos électriques de service.

Enfin, le département propose une politique salariale attractive, complétée par des avantages sociaux tels que des primes, des titres restaurant, une prévoyance et une assurance maladie complémentaire.

Vos avantages :

Rejoindre le département de l'Essonne, c'est faire le choix d'un environnement de travail stimulant et épanouissant, où l'équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle est une priorité. La collectivité s'engage à offrir à ses collaborateurs un cadre de travail attractif et dynamique, favorisant leur bien-être et leur développement.

Le département se distingue par sa politique RH innovante, axée sur l'équité et la stimulation. Elle se traduit par un accompagnement personnalisé des carrières, offrant des formations, des opportunités de mobilité interne et une communauté managériale forte. L'engagement des employés est encouragé à travers des événements fédérateurs et des programmes de reconnaissance.

Soucieux du bien-être de ses collaborateurs, le département met à disposition des services de qualité de vie au travail, incluant des activités sportives. Une politique de mobilité durable est également encouragée, avec notamment un forfait mobilité et des vélos électriques de service.

Enfin, le département propose une politique salariale attractive, complétée par des avantages sociaux tels que des primes, des titres restaurant, une prévoyance et une assurance maladie complémentaire.

Prêt à relever le défi ?

Si vous êtes enthousiaste à l'idée de rejoindre une équipe dévouée et que vous souhaitez apporter une contribution significative à nos collèges, n'hésitez plus ! Postulez dès maintenant et découvrez ce que vous apporterez à notre équipe.

Enfin, c'est une surprise, retrouvez-nous en images :

• Découvrez vos futurs collègues ici :
  
• Voici le message d'accueil du directeur général des services et de la direction des ressources humaines :
  
• Enfin découvrez le département :
  

Nous avons hâte de vous rencontrer et que vous deveniez un membre précieux de notre équipe !