Technicien logistique F/H

Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des lettres

La Direction de la formation tout au long de la vie (DFTLV) de la Faculté des Lettres est composée de 15 agents. Elle est chargée de l’élaboration et de la mise en œuvre d’actions de formation à caractère professionnel et/ou général ou culturel telles que les conférences grand public ou l’université d’été. Conçue comme un continuum entre la formation initiale, générale ou professionnelle, la formation tout au long de la vie prend en charge les démarches d’orientation, de bilan, d’accompagnement et de validation des acquis de l’expérience.

Le pôle administratif et technique de la DFTLV est chargé d’organiser et de coordonner les missions et les fonctions de logistique à l’échelle de la Direction, l’accueil de premier niveau du public de la Direction, les actions de communication interne et externe de la Direction. Il est chargé d’exécuter le budget de la Direction et de coordonner le suivi des dossiers des intervenants internes et externes.

Localisation : 1, rue Victor Cousin 75005 Paris

Fonction : Technicien-ne logistique
Catégorie : B
Corps : TECH
BAP : G

CDD de 1 an, renouvelable.

Mission : Sous l’autorité de la responsable du pôle administratif et technique, prendre en charge et être garant de la logistique des activités de la direction : sessions de formation, conférences, évènements…

Activités principales :

• Coordonner les interventions logistiques de la Direction : Assurer l’interface, les demandes et le suivi des interventions informatiques, audiovisuelles et matérielles de la Direction
• Déterminer les priorités et faire intervenir les professionnels compétents
• Gestion des stocks de la Direction
• Veiller à la réservation des salles et des amphithéâtres nécessaires au bon déroulement des sessions de formation, conférences et évènements organisés par la Direction
• Assurer l‘ouverture et la fermeture des amphithéâtres et salles utilisées pour les cours, sessions
• Contrôler la bonne utilisation des locaux ainsi que le bon fonctionnement des matériels et installations techniques mis à disposition
• Le cas échéant, signaler les éventuels dysfonctionnements aux services concernés : direction des bâtiments et de la logistique (éclairage, rideaux, sièges…), audiovisuel (caméras, vidéos) et/ou informatique (PC…)
• Respecter et faire respecter la réglementation en hygiène et sécurité du travail
• Vérifier la propreté des lieux et installations
• Lors des conférences Inter-âges, superviser l’accueil du public, organiser et participer aux contrôles d’accès et veiller au respect des consignes de sécurité
• Réaliser le planning des vacataires recrutés en renfort et les encadrer lors des conférences Inter-âges
• Assurer la relation avec les interlocuteurs des sites mettant à disposition des locaux en externe : ASIEM, Institut océanographique, Société français de géographie ou en interne : Maison de la Recherche, Sorbonne, ESPE...
• Effectuer la captation audiovisuelle des conférences ainsi que la réalisation des montages vidéos afin de les publier en ligne sur moodle
• Travailler en relation avec la direction de la communication pour l’installation des kakémonos à l’entrée des amphithéâtres
• De façon générale, participer aux autres activités de la Direction, notamment à l’organisation de salons, de journées portes ouvertes, de conférences, etc.

Encadrement : Oui (6 contrats saisonniers)

Conditions particulières d'exercice : L’emploi du temps et les congés de l’agent-e s’organisent en fonction du planning des conférences sur les différents sites (possibilité de travailler en soirée, congés pris lors de l’absence de conférences : pendant les vacances universitaires).

Connaissances transversales requises :

• Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
• Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
• Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle (formation professionnelle continue)
• Statuts, règlements et procédures de gestion des personnels des établissements publics d’enseignement supérieur et de recherche.
• Connaissances en audiovisuelles requises

Savoir-faire transversaux :

• Capacité à hiérarchiser et à prioriser les tâches et organiser son activité et celle du service en tenant compte des contraintes et des échéances
• Capacité à proposer des solutions adaptées aux besoins, à faire évoluer les procédures et les organisations
• Capacité à appliquer et à faire appliquer les textes réglementaires
• Capacité à élaborer des outils d’analyse et de synthèse et en rendre compte
• Capacité à adapter ses explications aux divers interlocuteurs
• Capacité à assurer la bonne circulation de l’information au sein du service
• Capacité à établir et gérer un rétro-planning

Savoir être :

• Bon relationnel et sens du travail en équipe
• Disponibilité et réactivité
• Écoute
• Sens de l’analyse et force de proposition
• Adaptabilité et autonomie
• Organisation et rigueur
• Sens du service public
• Confidentialité

Choisir Sorbonne Université, c’est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d’égalité, d’innovation, de diffusion des savoirs, d’ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels.

Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.

Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 ITA partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.

Située au cœur de Paris, elle présente une organisation avec des directions interfacultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 27 sites en Ile-de-France et en régions