Secrétaire polyvalente (F/H)

Secrétaire polyvalente (F/H)

La collectivité et la direction d'accueil

Avec près de 2 000 agents et 200 métiers, le Département de la Haute-Vienne est l’un des premiers employeurs publics du territoire. Nos missions couvrent des domaines variés tels que le social, la petite enfance, les collèges, les routes départementales, l'aménagement du territoire ou la culture et offrent ainsi de nombreuses opportunités de recrutement et d’évolution.

Employeur responsable, nous œuvrons à ce que notre politique recrutement reflète la richesse et la diversité de notre territoire.

Au sein du département de la Haute-Vienne, 5 Maisons du département (MDD), composées d’une équipe managériale et de professionnels médico-sociaux et administratifs, déclinent les politiques en matière d’action sociale, de protection de l’enfance, d’insertion et de soutien aux personnes âgées et/ou handicapées. Ces lieux permettent à tout usager d'être reçu, accueilli, informé, orienté pour toute question relevant des compétences du Conseil départemental.

Ainsi, 375 agents (travailleurs sociaux et médico-sociaux et personnels administratifs) accompagnent quotidiennement les plus fragiles.

La Maison du département Nord Agglomération comprend 9 sites où interviennent une Directrice, 7 cadres et une équipe pluridisciplinaire de 103 agents (secrétaires, assistants de service social, référents éducatifs en prévention, référents éducatifs en placement familial, conseillères en économie sociale et familiale, techniciennes de l’intervention sociale et familiale, médecin, puéricultrices, infirmières, sages-femmes, référentes APA/PCH, travailleurs sociaux polyvalents).

Description

Placé(e) sous l'autorité hiérarchique de la Directrice adjointe, vous assurerez des activités de secrétariat et gérerez des dossiers et des procédures relevant de l’ensemble des thématiques sociales de la MDD, y compris la thématique placement familial, en lien avec les professionnels de la MDD.

Activités du poste

Vous devrez :

Au titre de votre activité principale :

- Accueillir, renseigner et/ou orienter le public et les partenaires (accueil physique et téléphonique),

Assurer les activités générales de secrétariat :

- Rédiger tous types de courriers, comptes rendus de réunions et notes,

- Assurer le suivi administratif de l’ensemble des dossiers et des procédures liées aux missions de la MDD,

- Instruire et traiter les demandes, vérifier la complétude des dossiers,

- Effectuer la saisie informatique des enquêtes, des rapports divers, courriers et les données dans les logiciels métiers,

- Alimenter les tableaux de bord de suivi de l’activité,

- Assurer le classement et l’archivage des dossiers.

Répondre aux sollicitations des pôles en participant aux études, assurer la transmission des prescriptions et documents aux partenaires et aux pôles:

- Assurer des missions de mandataire de la régie des CAP (chèques accompagnement personnalisé),

- Selon les besoins, assurer des missions de régisseur ou de sous-régisseur ou mandataire suppléant.

Au titre de votre activité secondaire, vous pourrez être amené à :

- Assurer la continuité des activités de secrétariat sur l’ensemble des services administratifs de la MDD,

- Assurer des activités de logistique : effectuer des commandes de fournitures et de produits d’entretien,

- Participer à la diffusion des informations et des formulaires au sein de la MDD,

- Être la personne référente dans l’utilisation de logiciels métiers et du logiciel absences,

- Être le correspondant archives.

Vous pourrez être amené(e) à vous déplacer dans l’ensemble des services administratifs du territoire de la MDD afin d’assurer la continuité des activités de secrétariat et d’accueil

Vos missions sont susceptibles d’évoluer en fonction des besoins du service.

Conditions d’exercice / Avantages:

Poste à temps complet 39H30/semaine

25 jours de congés + 29 jours de RTT par an

Télétravail possible en fonction du métier

Semaine en 4 ou 4,5 jours en fonction du métier

Titres restaurant d’une valeur de 7,50 € avec une participation de 4,50 € de l’employeur

Action sociale et comité des œuvres sociales

Participation élevée aux abonnements de transport en commun et forfait mobilité durable

Politique RH active (formations, qualité de vie au travail…)

Compétences et qualités requises

Savoirs:

Connaissance des techniques de secrétariat, des procédures administratives et de l’institution départementale,

Parfaite connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales, des procédures et circuits hiérarchiques.

Savoir-Faire:

Maîtrise des règles d’orthographe et de grammaire,

Maîtrise des outils bureautiques (Word et Excel) et des logiciels métiers,

Sens du travail en équipe et en transversalité,

Respect des procédures validées par l’institution.

Savoir-être:

Qualités relationnelles et capacité d’écoute,

Rigueur et sens de l’organisation,

Capacité d’adaptation,

Disponibilité et réactivité face aux demandes de travail en urgence,

Discrétion,

Loyauté institutionnelle.

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