DGT-SFE-OB - Secrétaire-Assistant(e) H/F

Description du poste

Les secrétariats du Service du Financement de l’Economie (SFE) sont organisés selon le principe de la mutualisation.
A ce titre le (la) titulaire du poste assurera ses fonctions pour le CIRI (en binôme avec une autre assistante), le bureau FINENT2 et le PAIET.

Le (la) titulaire du poste aura en charge :

- L’accueil téléphonique et des visiteurs ;
- La tenue des agendas, la prise et l'organisation des rendez-vous ;
- L’organisation des événements et réunions en présentiel et à distance (audio et vidéo conférences) ;
- L’installation des nouveaux arrivants dans le cadre du dispositif d'accueil de la direction et certaines formalités dans le cadre du départ des collaborateurs ;
- Le suivi des congés des collaborateurs ;
- La gestion des déplacements (dossiers de missions) et le suivi budgétai
- L’appui aux cadres sur la constitution et l'élaboration des dossiers (reprographie) ;
- La gestion et le suivi des notes produites, l'archivage papier et numérique des dossiers

Certaines activités ont vocation à être mutualisée par spécialisation (dépense, archivage, informatique, fournitures, etc.).

Chaque agent de la DG doit partager les valeurs qui l’animent : l’engagement, l’ouverture, l’esprit d’équipe et la loyauté.

Principales activités :
Organisation de réunions, gestion des agendas, accueil, préparation des missions, classement et archivage des dossiers

Relations fonctionnelles :
Les autres services de la direction, des organismes étrangers, les agents du ministère, les autres directions, les cabinets ministériels, d'autres ministères, des établissements publics, le secteur privé, les managers et leurs collaborateurs, les assistantes de la direction, le bureau Cadre de vie

Conditions d'exercice particulières

Poste soumis à habilitation du HFDS.

Description du profil recherché

Le profil recherché est celui d’un(e) assistant(e) polyvalent(e) démontrant une aisance relationnelle, un fort esprit d'équipe ainsi qu'une grande rigueur dans le suivi des dossiers et la gestion des priorités. Il nécessite une maitrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint) et collaboratifs (audio et vidéo conférences).

Savoirs :
- Techniques d’accueil physique et téléphonique
- Outlook, Word, Excel
- Organisation, fonctionnement et missions de la direction
- Application collaborative de type SharePoint (Mélodie)

Savoir-faire :
- Hiérarchiser les priorités et gérer les situations d’urgence
- Organiser et préparer les rendez-vous et déplacements
- Travailler en équipe
- Analyser et orienter les courriers
- Mettre en œuvre les techniques de classement et d'archivage

Savoir-être :
- Rigueur, réactivité
- Capacité d’initiative, autonomie
- Sens de la confidentialité
- Sens du relationnel, du travail en équipe
- Gestion du stress

Temps Plein

Oui

Autres

Poste ouvrant droit à la NBI

Non

Compétences candidat

Compétences

• CONNAISSANCES - Bureautique et outils collaboratifs
• SAVOIR-FAIRE - Accueillir une personne, un groupe, du public
• SAVOIR-FAIRE - Communiquer
• SAVOIR-FAIRE - Concevoir un support, un document
• SAVOIR-FAIRE - Gérer une situation de stress
• SAVOIR-FAIRE - Maîtriser les délais
• SAVOIR-FAIRE - Rechercher des données, des informations
• SAVOIR-FAIRE - Travailler en équipe
• SAVOIR-ÊTRE - Avoir l'esprit d'équipe
• SAVOIR-ETRE - Esprit d'initiative
• SAVOIR-ÊTRE - Être autonome
• SAVOIR-ÊTRE - Sens de l'organisation

Niveau d'études min. souhaité

Niveau 4 Baccalauréat

Niveau d'expérience min. requis

Confirmé

Langues

Anglais (Seuil)