General Manager Assistant - Bretigny Sur Orge

Nos équipes au sein d’Amazon Opérations s'agrandissent! Si vous souhaitez rejoindre un environnement stimulant où chaque jour est différent, obtenir des résultats incroyables et faire sourire les gens, alors cette opportunité est faite pour vous.

Dans le cadre de notre activité logistique, nous recherchons un/e Assistant(e) qui reportera directement au directeur de site.

Responsabilités:

• Gérer la zone de réception de manière professionnelle en veillant que tous les visiteurs et fournisseurs soient accueilli de manière efficace.
• Organiser les instructions de sécurité du site, s'assurer que les déclarations de confidentialité sont signées et classées, que l'équipement de sécurité est émis et collecté, que les points de contact sont informés de l'arrivée des visiteurs et que la zone d'attente est toujours présentable, tout en garantissant que des personnes non autorisées ne pénètrent pas dans le bâtiment sans autorisation.
• Aider à la gestion du calendrier des visiteurs, du système Right Crowd et coordonner de manière proactive les arrangements des visiteurs / réunions, la communication des directions vers le site, l'organisation des buffets de réunion et des rafraîchissements et le soutien des réunions tenues sur place par des employés du site Amazon.
• Gérer la communication par courrier électronique concernant les visiteurs du site et toute communication de manière opportune et professionnelle.
• Aider la sécurité avec les listes de vérification de connexion du personnel d'Amazon et des fournisseurs sur site.
• Traiter et interagir de manière professionnelle et efficace avec les employés du site de tous les niveaux, garantissant des niveaux de service uniformes dans tous les domaines.
• Administrer tout le courrier interne et externe en s'assurant que tout le courrier livré est communiqué aux personnes concernées et que le courrier sortant est correctement préparé à temps pour la collecte, étant responsable des activités d'affranchissement et de l'enregistrement du courrier exceptionnel.
• Participer aux réservations de salles de réunion pour le site, au besoin.
• Soyez à l'aise pour manipuler la petite caisse et les carnets de reçus relatifs aux casiers et aux objets de valeur perdus.
• Gérer l'enregistrement / la sortie de diverses ressources de réunion telles que les projecteurs, les tableaux à feuilles mobiles et la papeterie.
• Aider à la gestion des autres espaces communs à l'extérieur de la zone de réception tels que la cantine et les vestiaires, en prenant les mesures appropriées pour résoudre les problèmes identifiés en travaillant avec d'autres départements, c'est-à-dire les équipes de nettoyage, de restauration et des installations.
• Faciliter l'organisation des déplacements en taxi pour les visiteurs d'autres sites / visiteurs externes.
• Gérer les tableaux d'affichage, les affiches et les avis autour des espaces communs de la réception / cantine / vestiaire et produire des affiches de communication si nécessaire.
• Soutenir et assister l'assistant de direction du site avec les diverses activités ludiques organisées pour le personnel sur place tout au long de l'année.
• Veiller que les objets perdus soient communiqués au site, enregistrés de manière solide et conservés en sécurité jusqu'à ce que les propriétaires récupèrent les objets.
• Aider à surveiller les espaces communes du bâtiment pour s'assurer que les normes de santé et de sécurité sont maintenues à un niveau élevé.

BASIC QUALIFICATIONS

- Expérience dans la gestion d'événements et d'activités de grande envergure, y compris gestion budgétaire, recherche de fournisseurs, supervision et mise en œuvre.
- Capacité à communiquer efficacement, tant verbalement que par écrit, avec une variété d’interlocuteurs tels que la direction, les pairs et les entreprises externes.
- Capacité à établir des priorités et à gérer parallèlement plusieurs missions tout en agissant en tant que point de contact pour une grande équipe.
- Capacité à accomplir des tâches et des projets complexes tout en respectant les délais, avec un minimum de supervision, savoir réagir rapidement lorsque nécessaire et prendre des mesures efficaces de manière indépendante
- Expérience en gestion d’emplois du temps au niveau directeur et/ou cadre supérieur, y compris l'organisation de déplacements et de conférences téléphoniques.
- Maîtrise de la suite Microsoft Office (Outlook, PowerPoint, Word, Excel).
- Haut niveau d'intégrité et de discrétion.
- Capacité à apporter une contribution positive à la culture de l'entreprise en favorisant la diversité, l'équité et l'inclusion sur le lieu de travail.
- Souci du détail et compétences en résolution de problèmes.
- Capacité à communiquer en français et en anglais (oral et écrit).

PREFERRED QUALIFICATIONS

- Une expérience de travail dans un environnement à évolution rapide, axé sur l’amélioration continue serait bénéfique.
- Diplôme de niveau licence ou équivalent.
- Toute autre langue que le français et anglais.

Amazon est un employeur engagé pour l'égalité des chances. Nous sommes convaincus qu'une main d'oeuvre diversifée est essentielle à notre réussite. Nous prenons nos décisions de recrutement en fonction de votre expérience et de vos compétences. Nous apprécions votre envie de découvrir, d'inventer, de simplifier et de construire. La protection de votre vie privée et la sécurité de vos données constituent depuis longtemps une priorité absolue pour Amazon. Veuillez consulter notre Politique de Confidentialité pour en savoir plus sur la façon dont nous collectons, utilisons et traitons les données personnelles de nos candidats.

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