Assistant de gestion H/F

Description du poste

L’assistant de gestion exerce sous la responsabilité de l’animateur(trice) réseau et du directeur(trice) de la Fédération.

L’assistant de gestion participe à la qualité de la gestion administrative et technique des interventions de l’association auprès des différents publics.

Assure une mission généraliste :

· Assurer l’accueil physique et téléphonique

· Veiller à la qualité de l’environnement des lieux d’accueil (convivialité, confidentialité, accessibilité)

· Réaliser des opérations administratives en lien avec son domaine d’activité

· Assure des permanences au travers de la plateforme départementale des services le week-end et les jours fériés.

Gestion administrative du personnel de l’association :

· Assiste le président(e) de l’association dans l’accomplissement de sa mission.

· Constitue le dossier d’embauche (collecte des pièces administratives, déclaration unique d’embauche, édition du contrat de travail, convocation médecine du travail…)

· Assure le suivi du dossier des salariés durant toute l’exécution de leur contrat de travail (arrêt de travail, maternité, avenants…)

· Maintient à jour le registre unique du personnel

· Etablit le planning annuel des congés, après validation par les responsables de l’association

· Effectue la gestion administrative des sanctions disciplinaires préparées par le service RH fédéral

· Assure le suivi de la modulation du temps de travail

· Veille au respect des affichages obligatoires

Gestion des interventions à domicile (En collaboration étroite avec les responsables de l’association) :

· Participe au choix des intervenants

· Etablit le planning des salariés d’intervention dans le respect du droit du travail et des dispositions conventionnelles et veille à la continuité du service

· Veille à l’optimisation des moyens d’intervention mis en œuvre entre la demande d’intervention et l’offre proposée

· Edite et envoie les propositions de contrat de prestation

· Suit la prestation durant toute l’exécution du contrat de prestation

· Assure le suivi des interventions par télégestion

· Répond aux observations des clients

· Veille à l’application des procédures qualité, participe à l’amélioration continue de son service

· Effectue des visites à domicile et des présentations d’intervenantes

Gestion financière (En collaboration avec les responsables de l’association) :

· Participe au recouvrement des factures

· Effectue les enregistrements comptables

Missions transverses :

· Utiliser les principaux logiciels informatiques liés à son activité (main courante, logiciel de planification, mails…)

· Contribuer aux projets de développement ou d'évolution du service / de l'établissement

· Appliquer le cadre légal, réglementaire et conventionnel en lien avec l'emploi exercé

· Être acteur de la prévention de ses risques professionnels (ex : gestes et postures, psychosocial…)

· Rechercher des informations et veiller à leur actualisation

Profil recherché

Compétences techniques :

· Maîtriser l’expression orale et écrite

· Utiliser avec aisance les outils bureautiques et digitaux

· Connaître l’organisation interne de la structure, ses circuits d’information, ses activités et ses partenaires

· Savoir présenter de façon complète son service et sa structure (offre de service et valeurs associatives)

· Traiter, transmettre et tenir à jour les informations (clients, salariés, bénévoles, partenaires…)

· Rendre compte de son activité, des dysfonctionnements et d'autres informations pertinentes

Compétences sociales :

· Adopter un positionnement professionnel adapté

· Faire preuve d’écoute, adapter sa communication en fonction des interlocuteurs

· Faciliter la relation entre publics accompagnés, proches aidants et intervenant(e)s

· Travailler en équipe, coordonner son action

· Comprendre, analyser et reformuler si besoin les demandes pour mieux les orienter

Compétences organisationnelles :

· Respecter les règles, procédures et méthodes qui régissent son activité

· Faire preuve d'initiative, être force de proposition et anticiper

· Faire preuve d'adaptation face à des situations imprévues ou complexes

· Avoir le sens de l’observation et de l’analyse

· Avoir le sens de l’organisation et définir les priorités

· Faire preuve d’autonomie, de rigueur et de méthode (ex: procéder à de l'auto-contrôle ...)

· Contribuer à la qualité du service rendu

· S’inscrire dans une démarche d’amélioration continue

· Agir en cohérence avec les orientations de la structure

· Faire preuve de polyvalence (diversité des missions exercées)