INSTRUCTEUR-TRICE-ADMINISTRATIF-VE-FINANCIER-ERE

Cheffe de file sur de nombreuses compétences (formation professionnelle, développement économique, aménagement du territoire, fonds européens, lycées publics, gestion des transports scolaires, interurbains et desserte des îles…), la Région Bretagne emploie sur l’ensemble de son territoire plus de 4000 collaborateurs.trices exerçant de multiples métiers, tant techniques qu’administratifs.

S’appuyant sur des valeurs fondamentales comme l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, la qualité de vie au travail, ou l’insertion des personnes en situation de handicap, nous veillons à ce que chacun.e puisse trouver sa place au sein du collectif de travail.

Travailler à la Région Bretagne, c’est aussi profiter d’un cadre de vie optimal dans une région dynamique et attractive !

MISSION ET RAISON D’ETRE DU POSTE :

La Direction de l’immobilier (DIL) est une direction « ressources » qui a en charge les opérations d’investissement, de maintenance et de logistique sur le patrimoine bâti, propriété de la Région (lycées, services, patrimoine bâti non concédé des ports et des canaux,…).
Elle est structurée autour d’un·e directeur·trice, deux adjoint·es, trois services centraux, quatre services immobiliers et deux pôles :

- Le Service de l'Expertise Technique et Environnementale et de la Programmation (SETEP) ;

- Le Service de la Stratégie foncière et de la gestion patrimoniale (STRAT)

- Le Service Fonctionnel de l’Immobilier (SEFI)

- Les Services Immobiliers des quatre départements : Ille-et-Vilaine, Morbihan, Finistère et Côtes-d’Armor,

- Le Pôle Analyse des Risques (PADR),

- Le Pôle Coordination (POLCOO).

Le Pôle Coordination est sous la responsabilité de le.la chef.fe du pôle Coordination, rattaché à l’adjoint.e à la Directrice en charge des affaires juridiques, administratives et financières.

Il a pour objectif de:

- Mettre à disposition de l’ensemble des acteurs sollicitant la DIL une seule porte d'entrée à la DIL pour tous les sujets nécessitant un arbitrage et/ou concernant plusieurs services ;

- Procéder au dispatching des demandes et tracer l'instruction de la demande ;

- Assurer une réponse aux sollicitations des établissements, des autres directions de la Région, des partenaires ;

- Renforcer la transversalité entre les services de la DIL et les autres directions ;

- Communiquer sur l’avancement des engagements relevant de la DIL vis-à-vis des établissements et en interne Région.

Le pôle coordination assure aussi toutes les missions transversales :

- L’animation de l’outil GLPI utilisé par les agents des lycées et de la DIL

- La consolidation de la commission permanente

- L’instruction des demandes de coopération public / public

- L’octroi de subventions

- La récolte d’indicateurs et de production de rapports concernant le rendu compte des missions de la DIL et l’atteinte des objectifs fixés

- La préparation et le suivi du plan d’actions

Le Pôle coordination dispose de six postes : le.la chef.fe de pôle, un.e chargé.ée de coordination, trois assistants.es/gestionnaires et un.e instructeur.ice administratif.ve et financier.ière

Missions

ACTIVITES DU POSTE :

Sous la responsabilité du·de la Chef·fe du pôle Coordination :

Missions principales

Dans le cadre de la préparation des nouveaux Schéma directeur immobilier et plan d’actions des lycées, de leur mise à jour et de leur exécution :

· Mettre à jour les données des projets en cours (plus de 500 projets) dans l’outil technico-financier des projets immobiliers, Géronimmo

· Assurer la complétude des données qui doit être initiée par les services de la direction ou les mandataires

· Organiser et assurer la récolte de ces données pour les produire, les analyser : à ce titre, être référent de la DIL sur l’outil Mosaïc 3 (Clicksense)

· Publier les indicateurs de pilotage et d’activités de la direction et proposer des mesures correctives s’orientant vers l’atteinte des cibles fixées par la direction

Animation des indicateurs de la direction en lien avec la directeur.ice de projets en charge des affaires juridiques, administratives et financières

Participer à :

· La mise en place des tableaux de bord de la DIL (stratégiques et opérationnels) : définition des indicateurs, collecte des données, analyse, évaluation du plan d’actions et du Schéma directeur immobilier

· L’alimentation des tableaux de bord attendus par la direction générale des services, DGA, Direction des Finances

· L’animation des outils métiers transversaux de la DIL (gestion des utilisateurs, fonctions de support de l’usage des outils, coordination entre les usagers et la DIL) = adopter une position de « référent de la donnée » pour la direction de l’immobilier en s’appuyant sur les contributeurs et gestionnaires des bases métiers de la direction

· La formalisation des process impactant les services de la DIL (internes et externes, Directions territorialisées) et du SEFI : constitution, animation et mise à jour des procédures de la DIL avec l’appui des agents du pôle,

· La production en tant que de besoin d’indicateurs ou de données d’activités sur sollicitations ponctuelles

Au titre de la coordination

· Prendre en charge et structurer les dossiers nécessitant la mise en place d’un nouveau processus :

- Mise au point de modèle-types, des process de complétude et de classement et suivi

- Accompagnement dans un second temps des agents à qui seront confiés le dossier

- Supervision du fonctionnement

- Évaluation du process à court, moyen, long terme et proposition d’actions corrective

· Assurer la supervision des conventions de coopération public / public accordées aux lycées qui relèvent des assistants/gestionnaires du pôle

· Assurer la complétude du tableau des délibérations de la commission permanente

· Appuyer les agents du pôle pour la préparation de la commission permanente sur les aspects « conventions de subventions » et « conventions de coopération public / public » (rédaction des rapports et délibérations)

Missions secondaires

· Assurer la continuité du service notamment sur l’instruction de la commission permanente, la mise à jour des plans d’actions, la rédaction des courriers, l’animation des sollicitations (main courante) et tout autre dossier relevant de DIL-Coordination.

RELATIONS HIERARCHIQUES

· L’agent dépend directement de (n + 1) : Chef.fe du Pôle Coordination

· L’agent encadre directement (n-1) (préciser le nombre d’agents et leurs fonctions) : -

RELATIONS FONCTIONNELLES

· Au sein de la Direction : Directrice de l’Immobilier, Adjoint.es, chefs de services, agents

· Au sein de la collectivité : Toutes directions impliquées et en particulier les chefs de subdivisions, chefs de projets et chargés d’études, techniciens chargés d’opérations d’investissement et de maintenance, assistantes, le service comptabilité et les directions fonctionnelles de la collectivité

· Partenaires extérieurs : Proviseurs et gestionnaires des lycées, mandataires du maître d'ouvrage (SEM, services techniques des villes …), entreprises, payeur régional, rectorat, experts assurances, experts judiciaires, géomètres, autres collectivités…

Lieu de travail : Rennes site Patton

Temps de travail : Temps complet

Métier éligible au télétravail ☒ Oui ☐ Non

Compétences recherchées

COMPETENCES REQUISES

(compétences, compétences techniques, compétences managériales,… ) :

Savoir et savoir-faire :

Ø Modalités d’intervention des collectivités en maitrise d’ouvrage

Ø Maîtriser les techniques et outils relatifs à la gestion de données (requêteur type clicksense…)

Ø Connaître l’environnement administratif, budgétaire, juridique des collectivités territoriales,

Ø Connaître les politiques publiques et leurs acteurs

Ø Maîtrise des outils bureautiques

Ø Savoir analyser

Ø Savoir rédiger des courriers, des notes des comptes rendus, des processus et des procédures

Ø Savoir travailler en fonction des contraintes de calendrier, savoir établir des priorités

Ø Savoir rendre compte

Savoir-être :

Ø Être disponible et à l'écoute

Ø Être capable de partager et de coopérer dans le cadre d'un travail d'équipe

Ø Disposer de bonnes qualités relationnelles

Ø Être force de proposition et autonome dans le cadre des responsabilités confiées

Ø Être créatif, pédagogue, fédérateur, rigoureux

Ø Être discret et respecter la confidentialité des informations

Ø Savoir respecter les délais et travailler en fonction des contraintes de calendrier

Ø Savoir alerter, transmettre / partager l’information et les méthodologies employées

Ø Savoir s’adapter

Pourquoi nous rejoindre

Vous avez envie d’exercer au cœur d’un territoire privilégié, entre terre et mer, aussi dynamique qu’accessible, et doté d’une vie culturelle riche
Vous êtes attaché.e au service public et sensible aux enjeux d’avenir portés par la Région Bretagne (engagement en faveur de la transition énergétique et écologique, attention portée aux ressources, développement économique, innovation, préservation et valorisation du patrimoine…)
Vous avez envie d’évoluer au sein d’équipes pluridisciplinaires investies et soucieuses de la qualité de vie au travail
Vous partagez nos valeurs (égalité femmes hommes, politique de maintien en emploi de personnes en situation de handicap, temps forts visant à accueillir les nouveaux.velles collaborateurs.trices et renforcer un sentiment d’appartenance…)
Vous êtes attentif.ve aux possibilités d’évolution professionnelle (mobilité interne favorisée, soutien à la montée en compétences, niveau de rémunération au plus près du marché du travail…)
Vous souhaitez travailler dans un cadre de vie permettant de concilier de manière équilibrée vie professionnelle et personnelle (horaires flexibles, télétravail si le métier le permet, équipements professionnels adaptés…)
Et plus encore : accès à la formation, chèques vacances et culture, tickets restaurants, participation au transport, association sportive interne, ...