Description du poste
Suivi administratif et financier des activités du département
- Assurer le suivi de la facturation des opérations immobilières et de la maintenance via la mise à jour des tableaux de suivi de facturation et de pilotage budgétaire,
- Suivi des activités liées à l'utilisation de l'outil SAM DPR (tableau de bord pour suivi/relance et communication aux CDT)
- Suivi et assistance dans le cadre des activités du département,
Suivi des vérifications réglementaires
- Élaborer et mettre à jour le planning prévisionnel des vérifications réglementaires.
- Organiser les réunions annuelles de coordination avec les bureaux de contrôle, la DSI, les prestataires multitechniques et les responsables concernés.
- Transmettre et suivre les plannings d'intervention auprès des prestataires.
- Analyser les devis reçus, vérifier leur conformité aux marchés et préparer les demandes de validation et de commande.
- Contrôler le respect des échéances de vérification et signaler toute anomalie ou dérive de planning.
- Assurer le reporting des activités et le suivi des indicateurs de conformité.
- Vérifier la réception des quitus et assurer le suivi de la levée des observations et réserves en collaboration avec les équipes opérationnelles.
- Garantir l'archivage et le classement des rapports réglementaires et documents associés.
- Suivre la facturation et les paiements des prestations réalisées.
Suivi des indicateurs de performance (SPPR)
- Collecter les données nécessaires au suivi des objectifs de la Direction.
- Saisir et mettre à jour les informations dans les outils dédiés.
- Recenser les actions mises en œuvre et assurer leur suivi.
- Contribuer à la production d'indicateurs et de tableaux de bord.
Gestion et alimentation des outils patrimoniaux
- Collecter, fiabiliser et saisir les données relatives au patrimoine immobilier.
- Assurer la mise à jour des données liées à la responsabilité sociétale des organisations (RSO).
- Alimenter les interfaces immobilières et veiller à la qualité des informations enregistrées.
- Saisir et suivre les demandes de financement des opérations immobilières.
- Suivi de l'outil
Le candidat retenu devra se conformer à la Politique de Sécurité du Système d'Information en vigueur au sein de l'organisme et faire preuve de confidentialité au regard de la consultation et/ou de la manipulation de données à caractère personnel et de santé.
Profil recherché
Vos compétences
Les compétences attendues :
- Analyse et exploitation de données de gestion immobilière.
- Contrôle de la conformité administrative, financière et réglementaire.
- Coordination d'acteurs et gestion des interfaces.
- Organisation et suivi de dossiers transversaux.
- Fiabilisation des données et des outils de pilotage de patrimoine immobilier.
- Analyse des dysfonctionnements et amélioration continue des processus.
Informations complémentaires
Ce que nous vous proposons:
- CDI à temps plein du lundi au vendredi
- Rémunération d'entrée de 2 € bruts mensuels sur 14 mois (Salaire annuel brut 30 €)
- Horaires variables s'inscrivant dans une amplitude entre 7H00 et 19h00
- Souplesse choix temps de travail avec RTT - 37h et 9 RTT, 38h et 15 RTT ou 39h et 20 RTT
- RTT et des congés conventionnels supplémentaires.
- Carte déjeuner créditée de 11,52€ / jour travaillé (part salariale : 4,61€)
- Chèques vacances
- Prise en charge des abonnements de transport à 75% (train et/ou TCL)
- Compte Epargne Temps
- Mutuelle d'entreprise.
- Prime d'intéressement.
- Un CSE performant
- Télétravail possible une fois l'autonomie sur le poste acquise
- Une Prime de crèche (enfants moins de 3 ans), selon les conditions de la CCN