Technicien/ne de Scolarité en charge de la cellule ECOS/EDN des Etudes Médicales

À propos de nous

L'Université Clermont Auvergne (UCA) se distingue par sa communauté dynamique de plus de 36 000 étudiants, 2 000 enseignants et chercheurs, ainsi que 1 500 personnels techniques et administratifs. L'UCA est une université territoriale qui jouit d'une réputation tant nationale qu'internationale entretenant de forts liens avec son environnement socio-économique et culturel, sa gamme étendue de disciplines de recherche et d'enseignement. En 2022, l'UCA a intégré le « top 17 » des universités françaises titulaires d’un label d’excellence, avec pour thème identitaire fédérateur : concevoir des modèles de vie et de production durables.

Mission

MISSIONS ET ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL :

Le/la Technicien/ne de Scolarité assure des fonctions polyvalentes dans le domaine de la Formation au sein de la Scolarité « Etude de Santé » des UFRs de Médecine et des Professions Paramédicales. Il/Elle réalise des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures dans le domaine de la Formation.

Le/la Technicien/ne de Scolarité est placé sous la responsabilité hiérarchique du Responsable de Scolarité concerné, au sein de l’UFR de Médecine et des Professions Paramédicales. Le Service de la Formation est structuré en 2 Pôles de Scolarité qui se répartissent la gestion de l’ensemble des formations des deux UFRs (Médecine et Pharmacie).

ACTIVITÉS ESSENTIELLES :

Assurer l’accueil physique, téléphonique et l’orientation des interlocuteurs externes et internes

- Gérer le courrier et les courriels concernés

Gestion des Examens Cliniques par Objectifs Structurés (ECOS) :

- Organiser les Comités de Pilotage ECOS (pédagogique et administratif) et élaboration des compte-rendu ;

- Organiser les sessions d’examens nationaux et facultaires :

o Gestion du calendrier d’examens et contrôle des échéances,

o Assurer les activités de logistique (réservation et préparation des salles, commande de matériels et fournitures),

o Gestion des sujets d’examens,

o Convocation des étudiants, du personnel administratif et vacataires, convocation des examinateurs enseignants, lien avec les services de la Logistique et de l’Informatique,

o Participation aux vérifications des convocations et identités des candidats.

o Organiser, alimenter et mettre à jour les listes d’étudiants (rotations et horaires de passage, répartition dans les différentes salles, émargement…),

o Gestion des résultats d’examen (publication) ;

o Élaboration et édition de différents documents nécessaires au bon déroulement des épreuves (PV, PV fraude, fiches incidents…)

o Alimentation des tableaux de suivis, extractions et élaboration des statistiques ;

Gestion des Épreuves Dématérialisées Nationales (EDN) en Médecine :

- Vérification des informations des étudiants ;

- Organisation administrative : mise à jour des plans et préparations des amphis ;

- Convocation des surveillants, responsables de salles et personnel administratif ;

- Vérification et relance des étudiants pour impression des convocations ;

- Participation aux vérifications des convocations et identités des candidats.

- Travail en collaboration avec le Centre National de Gestion ;

- Élaboration et édition de différents documents nécessaires au bon déroulement des épreuves (PV, PV fraude, fiches incidents…)

Élaboration de fiches procédures (ECOS / EDN…) ;

Suivi des indicateurs dans un tableau de bord ;

Participer aux activités générales du Service et des UFRs.

Profil

COMPÉTENCES REQUISES :

Connaissances :

- Notions de base des techniques de communication orale et écrite.

- Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat.

- Connaissance générale du domaine de la formation

- Connaissance souhaitée de l’organisation générale et du fonctionnement de l’établissement et de ses composantes.

- Connaissance souhaitée du droit des examens et concours

- Connaissance générale des techniques d’élaboration de documents

Compétences opérationnelles :

- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe

- Savoir rendre compte (compte-rendu)

- S’avoir s’exprimer oralement ou par écrit et faire preuve de pédagogie (présentation support power point)

- Mettre en œuvre des procédures et des règles

- Savoir travailler en équipe

- Maîtriser les outils bureautiques courants (Word, Excel, PowerPoint), le publipostage et savoir utiliser les logiciels dédiés au domaine de la Formation (Apogée, ENT)

- Mettre en œuvre une démarche qualité

- Gérer la confidentialité des informations et des données.

- Prendre et rédiger des notes, documents de tous ordres.

- Savoir mettre à jour des tableaux de bord

Compétences comportementales :

- Confidentialité

- Sens de l’organisation

- Rigueur / Fiabilité

- Posséder des qualités relationnelles et de l’aisance à l’oral en public

- Avoir le sens du service public

- Savoir gérer son stress

PRÉREQUIS / FORMATION SOUHAITÉE :

Formation en secrétariat, en gestion administrative, appétences informatiques seraient un plus.

SPÉCIFICITÉS DU POSTE :

• Contraintes horaires en fonction du calendrier de gestion (occasionnelles et anticipées). Déplacements dans les centres d’examens. Manutention.

• Rémunération : INM 373 soit 1 867.02 € brut mensuel

• Contrat de travail : 37h30 hebdomadaire

• Congés : 49 jours de congés annuels (base 37h30)

• Participation aux frais de transports en commun

• Forfait mobilité durable pour l'utilisation d'un cycle sur les trajets domicile-travail

• Protection sociale complémentaire : En application du décret 2022-633 du 22 avril 2022 modifié, les personnels du Ministère de l’Éducation Nationale, de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche sont tenus d'adhérer au contrat collectif de protection sociale complémentaire « santé » souscrit par leur employeur. Vous devrez vous affilier dès votre date d'arrivée àl'UCA. Toutefois, dans certains cas, vous aurez la possibilité de demander une dispense.

• Aménagement du temps de travail : https://www.uca.fr/universite/travailler-a-luca/services-auxpersonnels

• Offres loisirs, sport et culture pour tous les agents : https://class.uca.fr/

• Accès à un plan de formation des personnels

Pour l'UCA, l'inclusion et la diversité sont des valeurs importantes. C'est pourquoi nous sommes

notamment handi-accueillants.

INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES :

Catégorie : B

Durée du contrat : 01/09/2026 au 31/08/2027