Responsable administratif (ve) / office manager H/F

Présentation de la société

Crée il y a 15 ans, Externatic est l'un des 1ers cabinets de recrutement spécialisés "Informatique, Data & Cybersécurité" à voir le jour en France.

Notre credo est simple : "permettre à nos candidats, via notre réseau, d'accéder au marché caché et d'être recruté uniquement au sein d'entreprises finales (0% d'ESN) ".

Externatic en bref :

• 15 ans de professionnalisme sur le recrutement "tech" externalisé pour des entreprises HORS ESN
• Près de 300 postes ouverts en permanence et 100% entreprise finale
• Près de 30 consultants
• Des implantations de proximité couvrant le territoire : Paris, Lyon, Lille, Strasbourg, Toulouse, Bordeaux, Nantes, Rennes, Angers, Montpellier, ...
• Plus de 700 sociétés accompagnées dans leurs recrutements depuis 2010 : DSI, éditeurs, ETI/PME, Centre R&D, Startup/scale-up, organismes publics et para-publiques, ...
• Près de 300 candidats accompagnés par an : CTO, DSI, RSSI, Architecte, chef de projet, développeur, devops, administrateur systèmes / réseaux, Data engineer, Analyste SOC, PO/PM, consultant fonctionnel, etc !
• Du recrutement mais pas que ! des outils comme notre grille de salaires faisant référence depuis 2015, des guides de préparation d'entretien, de négociation de la rémunération, des analyses de marchés, ...

Pour en savoir plus et découvrir d'autres postes à pourvoir, rendez vous sur notre site !

L'entreprise accompagnée et les missions

Dans le cadre d’un remplacement d’une des “clés de voûte” de l’entreprise pendant plus de 8 ans , nous recherchons un(e) responsable administratif / Office Manager pour un CDI à temps partiel (potentiellement évolutif).

Vos Missions : le Couteau Suisse méthodique, rigoureux et "indispensable" de notre organisation

En tant que responsable administraif / Office Manager dans une entreprise de services aux entreprises, vous serez le pilier de notre organisation interne et le point de contact privilégié pour nos collaborateurs et tous nos partenaires.

Rattaché directement au dirigeant, votre rôle sera central et couvrira un large éventail de responsabilités :

• Administration des ventes : support aux équipes à la facturation clients, gestion des avoirs/remboursements, ....
• Relation avec l'expert comptable : préparation de la TVA, support au bilan, ...
• Suivi de la trésorerie : Gérer le suivi des encaissements, des comptes bancaires, ...
• Gestion RH administrative : Coordonner les arrivées (onboarding) et les départs (offboarding) des collaborateurs (préparation du matériel, gestion des accès, etc.),...
• Préparation à la comptabilité et de la paie : Préparer et vérifier tous les éléments (factures, notes de frais, etc.) ainsi que les variables de paie (absences, primes, etc.) pour transmission à notre cabinet comptable.
• Relations partenaires et fournisseurs : Être l'interlocuteur principal pour les organismes extérieurs (mutuelle, prévoyance, médecine du travail, etc.) et également nos fournisseurs (Ménage, Télécom, EDF, …) .
• Création et/ou mise à jour des tableaux de bords
• Participation à l'optimisation de l'organisation, des process, des outils, etc
• Optionnel : participation aux actions de communication / marketing (réseaux sociaux, site internet, évènementiel, ...)

Profil

Poste ouvert en CDI temps partiel mais aussi éventuellement en contrat freelance

• Formation supérieure
• Vous justifiez d'une première expérience réussie sur un poste similaire (responsable Administratif et Financier en TPE, Office Manager, Assistant(e) de Direction, ...) où vous avez pu démontrer votre grande polyvalence et votre capacité à proposer !.
• Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre sens de l'organisation et votre capacité à gérer plusieurs dossiers de front.
• Autonome et proactif(ve), vous savez anticiper les besoins et prendre des initiatives.
• Vous avez envie de proposer des solutions et pouvoir les mettre en place
• Vous possédez un excellent relationnel, un grand sens du service et savez faire preuve de recul et de discrétion, des qualités essentielles pour ce poste.
• Une bonne maîtrise des outils bureautiques (Suite Office, Google Workspace) est indispensable comme la connaissance d'un outil de facturation.

Des connaissances en marketing/communication ou contrôle de gestion seraient des atouts à votre candidature comme des expériences en optimisation des process (organisation, automatisation, IA, ...).

Avantages

Ce que nous vous proposons :

• Un CDI à temps partiel (50 à 60%) au sein d'une équipe soudée,
• Un poste riche et polyvalent, essentiel à la bonne marche de l'entreprise.
• Des bureaux idéalement situés en plein centre-ville de Nantes (Place Graslin). accessibles Gare/tram/vélo,...
• Télétravail partiel possible.
• Une rémunération attractive selon votre expérience (25 à 35K /an sur base 100% / selon profil + avantages)
• Mutuelle familiale prise en charge à 100 % , carte restaurant swile, avantages CE