Secretaire universitaire auprès des personnels HU F/H

Entreprise

Établissement d'enseignement supérieur, l'Université d'Orléans est présente sur 7 sites en région Centre Val de Loire.

Elle compte 19 000 étudiant.e.s, 141 diplômes nationaux, 2000 personnels et 24 unités de recherche.

Lieu d’exercice : Département de la Formation Médicale – Poste situé au CHU d’Orléans 14 avenue de l’Hôpital – à distance des locaux du DFM

Prise de poste : Poste à pourvoir à partir du 1er septembre 2026

Type de contrat/Statut : Catégorie B, ouvert aux contractuels et aux titulaires

Poste

Mission

Au sein du département de la formation médicale (DFM) votre mission est d’apporter un soutien administratif à la vice-présidente médecine ainsi qu’aux personnels HU dans le cadre de la création de la formation médicale et de l’UFR santé.

Activités principales

En cohérence avec les orientations stratégiques de l’établissement et pour renforcer son attractivité, vos activités seront les suivantes :

Apporter un soutien administratif à la pédagogie auprès des personnels PUPH, MCUPH, PA, PHU (service à définir…)

- Aider à la création et à la mise en place de DU, d’enseignements

- Aider à l’organisation des sessions d’ECOS formatifs au CHU ou à OrSiM

- Assurer le lien avec les formateurs, déposer les cours sur CELENE, réserver des salles hors UFR

- Aide à la saisie des questions d’examen dans UNESS

- Aide à l’organisation des séminaires et examens régionaux et interrégionaux du 3ème cycle (transports, réservations de salles)

Apporter un soutien administratif à la pédagogie auprès des personnels HU (PUPH, MCUPH, PA, PHU) dans leurs démarches administratives

- Faire les démarches administratives nécessaires aux déplacements pour des missions HU que ce soit des démarches hospitalières ou universitaires (déplacements, ordre de mission, organisation des transports, demande de remboursements…)

Apporter un support administratif à la création et à la gestion des DU-DIU (disciplines suscitées)

- Préparer avec les responsables les maquettes de création et renouvellement des DU-DIU

- Préparer les emplois du temps en fonction des disponibilités des intervenants

- Etablir avec les responsables la liste des autorités à s’inscrire

- Préparer les listes d’émargement, préparer et envoyer les attestations de présences

- Diffuser les supports en cours

- Recueillir et organiser les examens (sujets, copies, réservation de salle, surveillants)

- Demander les devis relatifs à ces formations

Apporter un soutien au bon déroulement des stages dans les services (DFGSM et DFASM) pour les disciplines suscitées

- Adressez aux étudiants les horaires et point de rendez-vous dans les services

- Fournir les listes des étudiants attendus dans les services, les listes d’émargement aux tuteurs et les recenser après émargement des étudiants

- Veiller à recueillir les évaluations des étudiants par leur tuteur à la fin du stage

- Recueillir les bons de congés et les transmettre à la DAM

Profil recherché

Formation et expérience professionnelle

Formation Bac à Bac +2 dans le domaine administratif et du secrétariat

Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Power Point, Teams, …)

Connaître son environnement professionnel

Maîtriser les modes de communication écrite ou orale et faire preuve de qualités rédactionnelles, savoir prendre des notes et rédiger un compte-rendu ou de commission

Compétences et qualités requises

- Travail en équipe

- Polyvalence

- Sens de l’organisation

- Sens de la confidentialité

- Rigueur/fiabilité

L’UNIVERSITE D’ORLEANS C’EST AUSSI

Une université européenne, des valeurs partagées, un plan égalité professionnelle femme/homme, diversité et non-discrimination, inclusion, qualité de vie au travail et engagement dans la transition écologique:

• Un cadre de travail respectueux de l’équilibre vie professionnelle et vie personnelle :

- Développement de ses compétences à travers une large offre de formation

- Accompagnement des personnes en situation de handicap et adaptation des postes de travail

- Télétravail possible selon nécessité et organisation du service (1 à 2 jours/ semaine)

- 57 jours de congés annuels - dont 11 jours de RTT - pour un temps plein actif dès la prise de poste

• Et des avantages …

- Activités sportives et culturelles

- Restauration collective

- Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)

- Prise en charge partielle des transports

- Aides et prestations d’actions sociales : aide à la famille, aux vacances et séjours pour enfants,

- Aides aux parents d’enfants en situation d’handicap

Adhésion obligatoire à un contrat collectif santé* avec prise en charge partielle par l'employeur

Adhésion facultative à un contrat collectif de prévoyance avec prise en charge partielle par l'employeur

*sauf cas de dispense prévues par le décret n° 2022-633 du 22 avril 2022

Adressez votre lettre de motivation et votre C.V. jusqu’au 16/08/2026