Gestionnaire administratif

À propos de nous

Ambitieuse et innovante, l'Université de Lille réunit facultés, instituts et écoles de renom.
Notre objectif : Construire une université internationale, rayonnante et attractive, ancrée dans son territoire et moteur du développement économique et socio-culturel.
Faire le choix de l’Université de Lille, c’est rejoindre une communauté résolument tournée vers l’avenir et engagée pour l’excellence académique.

Mission

🌐 Au sein de la Maison Internationale, vous assurez le suivi opérationnel du dispositif MI+ et contribuez à son bon fonctionnement au quotidien. Vous intervenez sur les volets administratif, financier, organisationnel et relationnel du dispositif, tout en participant à son évolution et à sa valorisation.

Vous exercez vos missions en collaboration avec les équipes de la Maison Internationale, les services centraux de l'université et les partenaires du dispositif. Grâce à votre sens de l'organisation et à votre capacité de coordination, vous contribuez à offrir un accompagnement de qualité aux bénéficiaires.

Concrètement, vous exercez notamment les activités suivantes :

• 📁 Assurer le suivi administratif des prestations proposées dans le cadre du dispositif MI+ ;

• 💶 Contrôler les factures, suivre les dépenses et participer au traitement des remboursements et des éventuels litiges ;

• 📄 Assurer le suivi des conventions, des marchés et des documents contractuels en lien avec les services compétents ;

• 📊 Produire des indicateurs, tableaux de bord et bilans d'activité afin d'assurer le pilotage du dispositif ;

• 🤝 Recueillir les retours des bénéficiaires et des partenaires, réaliser des enquêtes de satisfaction et contribuer à l'amélioration continue des services proposés ;

• 📣 Participer à la communication et à la promotion du dispositif, notamment lors d'événements d'information et d'accueil.

Vous assurez également un rôle de coordination en faisant le lien entre les différents services de l'université (finances, achats, communication, numérique…), en suivant les incidents liés à la plateforme MI+ et en apportant un appui aux gestionnaires dans le traitement des dossiers et des demandes des bénéficiaires. Vous rendez compte régulièrement de l'avancement de vos activités auprès de la cheffe de projet et du responsable de la Maison Internationale.

🎯 Par votre implication, vous contribuez à la qualité du service rendu aux bénéficiaires et participez au développement d'un dispositif stratégique pour l'internationalisation de l'Université de Lille.

Profil

🤝 Vous êtes une personne organisée, rigoureuse et appréciez les missions de coordination administrative nécessitant méthode, autonomie et sens du service. Vous aimez travailler avec des interlocuteurs variés et contribuer à des projets ayant un impact concret sur l'accompagnement des publics.

Vous êtes reconnu·e pour votre capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément, votre aisance relationnelle et votre aptitude à proposer des solutions pour améliorer les procédures et la qualité du service.

Vous êtes à l'aise avec les attendus suivants :

• ✔️ Vous êtes capable d'assurer le suivi administratif et financier d'une activité, dans le respect des procédures ;

• ✔️ Vous savez organiser, suivre et prioriser plusieurs dossiers en parallèle ;

• ✔️ Vous êtes en mesure de collecter, analyser et présenter des données sous forme de tableaux de bord ou de bilans ;

• ✔️ Vous rédigez avec aisance des comptes rendus, documents administratifs et supports de communication ;

• ✔️ Vous appréciez le travail en réseau et savez collaborer avec de nombreux interlocuteurs internes et externes.

Vous êtes également :

• 🌟 organisé·e, méthodique et rigoureux·se ;

• 🌟 autonome et capable de prendre des initiatives dans votre périmètre d'activité ;

• 🌟 réactif·ve et capable de vous adapter à un environnement en évolution ;

• 🌟 reconnu·e pour vos qualités relationnelles, votre sens de l'écoute et votre esprit d'équipe ;

• 🌟 attaché·e à la qualité du service rendu aux usagers.