Secrétaire pédagogique département Génie biologique de l'IUT (H/F)

À propos de nous

Pluridisciplinaire hors santé, l’université de Toulon propose plus d’une centaine de formations, à vocation générale ou professionnelle, dans des champs multiples. Elles permettent d’accueillir chaque année, sur 3 campus (Toulon, La Garde et Draguignan), plus de 10 500 étudiants aux profils variés dans un environnement à taille humaine mettant la priorité sur l’accompagnement, la réussite et les relations avec les acteurs socio-économiques du territoire. La politique scientifique de l’université intègre la nécessité de maintenir un adossement recherche de qualité à l’ensemble des formations. Forte de plus de 1000 collaborateurs dont 514 personnels BIATSS, l’université de Toulon est liée par un contrat d’association avec Aix-Marseille Université qui favorise son autonomie, son rayonnement et le portage de projets partagés d’intérêt commun. L’université de Toulon déploie sa stratégie de développement autour d’un axe identitaire, « Sociétés méditerranéennes et sciences de la mer », en prenant appui sur trois pôles thématiques : « Echanges et sociétés en Méditerranée », « Information, numérique et prévention », « Mer, environnement et développement durable ».

Mission

L'université de Toulon recrute un secrétaire pédagogique département Génie biologique (F/H) au sein de la direction administrative de site IUT (DAS IUT) - Poste temporaire, à temps incomplet (50%) ouvert dans le cadre d'un CDD.

Au sein d'une équipe de 2.5 personnes, et sous la responsabilité du chef de département et de la direction administrative de site, le/la secrétaire pédagogique de département contribue aux missions du pôle secrétariat de département.

Activités principales :

• Assurer l'accueil physique, téléphonique, l'information et l'orientation des étudiants en formation initiale et en alternance.

• Être l'interface entre les étudiants et les enseignants.

• Gérer les conventions de stages des étudiants avec l'outil métier dédié en fonction du calendrier des stages.

• Gérer le contrôle d'assiduité des étudiants et le suivi des pénalités d'absence.

• Saisir les notes, éditer les PV de jurys.

• Afficher les résultats et éditer les relevés de notes.

• Assister aux réunions du département et en rédiger les relevés de conclusions.

• Réceptionner les commandes de fournitures et assurer une assistance aux enseignants et intervenants.

• Assurer un appui à l'événementiel en tant que de besoin.

Contraintes particulières :

Pics d'activité prévisibles et réguliers ;

Informations complémentaires :

Catégorie et corps : C - Adjoint

Emploi-type REFERENS III : Adjoint-e en gestion administrative - J5X41

Structure d'affectation et localisation : DAS IUT – dpt génie biologique – Campus de La Garde

Hygiène et sécurité : Travail sur écran >4H par jour

Rémunération nette mensuelle avant prélèvement à la source pour CDD : 787,50 €

Les agents de l'université de Toulon bénéficient d'une mutuelle employeur (contrat d'adhésion obligatoire de protection sociale complémentaire en santé) avec participation financière de l’université.

Date de prise de fonctions souhaitée : Dès que possible

Date de fin de contrat pour les agents contractuels : 31/08/2027

Profil

Diplôme minimum requis pour un agent contractuel : CAP/BEP

Connaissances :

• Techniques d’accueil, de gestion administrative et de secrétariat

• Fonctionnement administratif universitaire

• Réglementation encadrant le suivi du cursus d'un étudiant (examens, stages, jury)

• Organisation et missions d'un Établissement Public à caractère Scientifique, Culturel et Professionnel (EPSCP)

Compétences opérationnelles :

• Accueillir les populations concernées

• Respecter les procédures et la réglementation applicable au domaine formation

• Utiliser les logiciels bureautiques courants (pack office)

• Utiliser les logiciels métiers Apogée, Hyperplanning,

• Utiliser les outils de communication (intranet, intern

• et, mail)

• Analyser, hiérarchiser et gérer les demandes d'information

• Travailler en équipe

• Rendre-compte et communiquer avec sa hiérarchie

Compétences comportementales :

• Sens de l’organisation

• Rigueur

• Sens du service public

• Disponibilité

Date limite de candidature : 23/08/2026