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CIG Grande Couronne
Assistant administratif - H/FCIG Grande Couronne • Melun, Île-de-France, France
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Assistant administratif - H/F

Assistant administratif - H/F

CIG Grande Couronne • Melun, Île-de-France, France
Il y a 23 jours
Type de contrat
  • Temps plein
Description de poste

Description entreprise :

Le Syndicat mixte « Seine-et-Marne Numérique », établissement public en charge de l'aménagement numérique du territoire seine-et-marnais, est situé à Melun (77000). Ses membres adhérents sont la Région Ile-de-France, le Département de Seine-et-Marne et la quasi-totalité des EPCI du département.

Au sein de la Direction Ressources (7 agents) et sous la responsabilité de la Directrice, l’agent assure le pilotage et la gestion des activités d’assistance permettant le fonctionnement du Syndicat notamment la tenue des instances dans l’objectif d’atteindre les objectifs opérationnels des programmes d’aménagement et de services numériques.
Ainsi, au sein de la cellule « Assistance Administrative » composée de deux agents, l’agent a en charge la gestion des agendas, la gestion des courriers, la gestion des instances, la gestion des moyens généraux et des systèmes d’information et de l’archivage.


Description du poste :

Missions principales:

  • Gestion du courrier jusqu’à son archivage et des BAL outlook associées
  • Assiste la Directrice dans la gestion des instances (Comités Syndicaux, Bureaux, Commissions) : convocations, rapports, délibérations, publications, envois aux élus, procès-verbaux…
  • Gestion des moyens généraux : parc automobile, téléphonie fixe et mobile, photocopieurs, petites fournitures, des marchés, du budget associé et de l’inventaire.
  • Gestion des systèmes d’information : lien avec l’infogérant pour le suivi des journées de régie, organisation des COPIL, prise de rdv, déclarations incidents globaux, gestion des marchés, du budget associé et de l’inventaire.
  • Gestion du site : accueil des entreprises, lien pour les travaux avec le Département
  • Elaboration et suivi des tableaux de bord et indicateurs liés à l’activité, actualisation des bases de données du Syndicat
  • Suivi des conventions avec les partenaires
  • Suivi de l’archivage et des demandes des services

Missions secondaires:

  • Accueil physique et téléphonique
  • Gestion des agendas, organisation de réunions
  • Elaboration des comptes-rendus des réunions internes et externes
  • En cas d’absence du binôme :
    Gestion de l’agenda du Président et du Directeur Général des Services, redondance sur les missions


Profil recherché :

Connaissances :

  • Maîtrise des outils informatiques et logiciels bureautiques,
  • publipostage indispensable,
  • gestion de base de données
  • Maîtrise des techniques de secrétariat,
  • prise de notes

Savoir faire :

  • Capacité rédactionnelle, orthographe impeccable
  • Recherche documentaire
  • Archivage
  • Suivi d’un budget, préparation budgétaire

Savoir être:

  • Organisation
  • Confidentialité - Relationnel
  • Sens de l’initiative
  • Rigueur, travail en équipe
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Assistant administratif - H/F • Melun, Île-de-France, France

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