Gestionnaire pédagogique et administratif M2 F/H

Choisir Sorbonne Université, c'est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d'égalité, d'innovation, de diffusion des savoirs, d'ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels.

Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s'attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.

Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 IATSS partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.

Située au coeur de Paris, elle présente une organisation avec des directions inter-facultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 30 sites en Ile-de-France et en régions.

Fonctions : Gestionnaire pédagogique et administratif.ve du M2
Catégorie : B
Corps : TECH
BAP : J

CDD d'un an.
Poste à pourvoir à compter du 1er décembre 2026.

Mission et positionnement dans l'organisation :
L'équipe administrative du Département du Master de Physique et applications assure la gestion administrative, pédagogique et financière de la Mention qui accueille les étudiants de M1 et des divers parcours-types en M2 en liaison avec les services centraux de Sorbonne Université et les autres établissements partenaires.
Dans ce cadre les deux principales missions associées à ce poste sont :

• Gestion pédagogique et administrative de plusieurs M2 : assurer le fonctionnement pédagogique et administratif de quatre parcours de deuxième année de master, en liaison avec toutes les personnes concernées : étudiants, enseignants, services centraux de Sorbonne Université et les autres établissements partenaires.
• Gestion et réservation des locaux d'enseignements du département (3 M1 et 13 M2)

Activités principales :

• Assurer le suivi des étudiants inscrits dans les parcours de M2 QuOM/MIO, NPAC, IN, PPF
• Gestion et réservation des locaux d'enseignements du M1 à distance (PAD), du M1 en anglais (PPM), du M1 en présentiel (PFA) et de l'ensemble des 13 M2

Autres activités :

• Accueillir, et informer les étudiants et les enseignants
• Gestion des actes de candidatures, réception des dossiers, classement et retour aux étudiants
• Inscriptions administratives des étudiants
• Gestion des demandes de transferts, d'annulation et de remboursements des droits universitaires
• Fournir aux enseignants les trombinoscopes des étudiants, les listes des étudiants inscrits
• Mettre à jour les barèmes des UE après consultation des enseignants
• Informer les étudiants et les enseignants aux moyens des plateformes numériques Moodle
• Gestion des inscriptions pédagogiques
• Recueillir les notes des contrôles et des examens, élaborer les procès-verbaux pour les jurys
• Éditer des relevés de notes et des attestations de réussite pour les étudiants de Sorbonne Université et pour ceux inscrits dans d'autres établissements
• Gérer les stages : saisie des conventions de stage ainsi que des avenants
• Suivre les Unités d'Enseignement (création, changement d'intitulés, changement d'ECTS, etc.)
• Recenser les besoins en heures complémentaires
• Mettre en ligne des informations sur un « site de vie » SPIP
• Suivre le devenir des anciens étudiants

Connaissances :

• Techniques d'accueil
• Maîtriser l'offre de formation
• Connaître l'organisation et fonctionnement de la recherche et de l'enseignement supérieur en France
• Connaître l'organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
• Connaître la réglementation applicable dans le cadre du LMD

Compétences métiers :

• Savoir planifier en fonction des priorités
• Maîtriser l'environnement bureautique et informatique et les outils appliqués à la gestion et au secrétariat administratif et pédagogique (Word, Excel, Casper, SPIP (Web) Moodle)
• Goût du contact avec les étudiants
• Savoir tenir à jour des archives, trier et classer les documents en cours de traitement
• Informer et rendre compte à sa hiérarchie
• Rechercher l'information, la vérifier et la classer
• Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

Compétences relationnelles :

• Avoir des aptitudes à se former à de nouveaux logiciels
• Autonomie, méthode et rigueur
• Sens de l'organisation et de la coordination
• Aptitude à travailler en équipe
• Disponibilité, discrétion et confidentialité
• Sens du contact et des relations humaines
• Polyvalence et capacité d'adaptation

Choisir Sorbonne Université, c’est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d’égalité, d’innovation, de diffusion des savoirs, d’ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels.

Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.

Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 IATSS partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.

Située au cœur de Paris, elle présente une organisation avec des directions interfacultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 27 sites en Ile-de-France et en régions.