Assistant(e) de Direction Pôle Filière Femme Mère Enfant et Pôle Anesthésie-Réanimation - H/F

Description entreprise :

Rejoignez le CHU de Bordeaux, premier employeur de Nouvelle-Aquitaine ! Intégrez un collectif passionné de 15 700 professionnels, dont 1 600 médecins, couvrant plus de 200 métiers. Ici, les soins sont responsables, durables, portés par une ambitieuse RSE et une transition écologique en marche.

Implanté sur quatre sites — Pellegrin et Saint-André à Bordeaux, Haut-Lévêque et Xavier-Arnozan à Pessac —, le CHU offre un cadre pluridisciplinaire en pleine évolution, au cœur de pôles d’excellence reconnus nationalement.

Chaque année, nous prenons en charge plus d’un million de patients, formons les futures générations de soignants et propulsons la recherche via nos deux instituts hospitalo-universitaires et unités de pointe, saluées à l’international.

Plongez dans un environnement innovant où votre expertise compte !

Pellegrin :

L’hôpital Pellegrin constitue l’un des principaux sites du CHU de Bordeaux, avec une offre de soins très large et diversifiée couvrant des activités cliniques, chirurgicales, médico‑chirurgicales et d’urgence de haut niveau. L’hôpital des enfants et le centre Aliénor d’Aquitaine, réunissant maternité et offre de soins gynécologiques et obstétriques, sont notamment situés à l’hôpital Pellegrin. Le CHU de Bordeaux va déployer le projet « Nouveau CHU » : 1,4 milliard d’investissement pour rénover et construire de nouveaux bâtiments. C’est le plus grand chantier de France.

Description du poste :

Assistant(e) de direction

Missions générales :

o Assurer le fonctionnement courant du secrétariat du directeur de pôles

o Gérer l’agenda, les rendez-vous et les déplacements

o Organiser les réunions et préparer les dossiers

o Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes

o Rédiger et mettre en forme les courriers, notes et comptes rendus

o Assurer le classement et l’archivage

o Traiter le courrier et les mails

o Enregistrer les ordres de missions et suivre les demandes de remboursement de frais

o Assurer le suivi administratif des dossiers confiés

o Préparer les éléments nécessaires aux réunions institutionnelles

o Élaborer et mettre à jour les tableaux de bord de suivi

Gestion administrative des conventions de mécénat et des partenariats

• Assurer le suivi administratif des conventions de mécénat et de partenariat
• Veiller à la complétude des dossiers avant leur instruction et au respect des procédures internes
• Assurer la coordination avec les directions fonctionnelles (Secrétariat général, Direction des affaires juridiques, Direction des finances …)
• Assurer le suivi des signatures, échéances, renouvellements et avenants
• Garantir la traçabilité documentaire des conventions

Organisation d'événements institutionnels (RMEF, Pièces Jaunes, Mickey …)

• Piloter l'organisation administrative et logistique des événements institutionnels (colloques, manifestations, réunions partenariales…)
• Élaborer des rétroplannings
• Coordonner les intervenants, les partenaires et les prestataires
• Gérer les invitations, les inscriptions et les confirmations
• Réserver les espaces, les équipements et les prestations
• Préparer les supports de présentation
• Organiser l'accueil des intervenants et des participants
• Assurer la coordination opérationnelle le jour des événements
• Assurer le chiffrage et le suivi budgétaire en lien avec les directions concernées

Missions communes au secrétariat de direction :

o Accueillir et renseigner les professionnels ainsi que les différents publics se présentant à la Direction

o Assurer le traitement du courrier entrant

o Gérer les véhicules affectés à la Direction

o Assurer la gestion des salles de direction et gérer le matériel mis à disposition en prêt

o Assurer les commandes auprès de la reprographie

o Gérer les commandes de fournitures

Assurer, en cas d’absence, le remplacement des assistantes de direction des directeurs du GH Pellegrin

Profil recherché :

Compétences

Compétences techniques

· Techniques d'assistanat de direction

· Organiser et prioriser les activités

· Concevoir des outils de suivi et des tableaux de bord

· Maîtrise des logiciels de bureautique (Outlook, Teams, Word, Excel, Powerpoint) et des outils collaboratifs

· Fonctionnement des établissements publics de santé

· Environnement réglementaire du mécénat et des partenariats

· Techniques rédactionnelles

Compétences relationnelles et organisationnelles

• Discrétion
• Réactivité et esprit d’initiative
• Sens du travail en équipe
• Disponibilité