Assistant de gestion et à l'organisation du programme DECRIPT

À propos de nous

Fondé en 1795, l’Inalco propose une offre de formation en plus de 100 langues et en sciences humaines et sociales spécialisées sur les aires extra-occidentales, reconnue en France comme à l’international. S’appuyant sur 14 équipes (8 UMR et 6 unités propres), la recherche à l’Inalco associe les études aréales et globales et les champs disciplinaires.

Nous recrutons un(e) stagiaire en gestion de projet dans le cadre du Programme de recherche DECRIPT, financé par l’appel à Manifestation d’Intérêt « programmes de Recherche en Sciences Humaines et Sociales », action de France 2030, prévu jusqu’en 2032 et doté d’un budget global de 9 millions d’euros. Présentation du Programme DECRIPT : https://www.inalco.fr/programme-de-recherche-decript-ami-shs

Le poste est rattaché à l’équipe support du Programme DÉCRIPT. Le/la stagiaire sera accompagné(e) par l’équipe scientifique et administrative du programme DECRIPT. Ce stage permettra de développer des compétences en gestion de projet scientifique, communication, coordination logistique et compréhension des procédures propres au secteur académique

Mission

Le(la) stagiaire interviendra en appui à l’organisation et au suivi des séminaires du programme DECRIPT, selon les procédures internes à l’Inalco et au programme. Il/elle participera également à la valorisation de ces événements scientifiques.

En lien avec l’équipe administrative, les postdoctorants et copilotes des différents axes de travail, il/elle pourra effectuer les tâches suivantes :

Mise en œuvre opérationnelle des séminaires :

• Suivre la planification des séances et vérifier le respect des rétroplannings (calendrier, prises de contact avec les intervenants, salles, formats hybrides ou en ligne, collecte des informations à inclure sur les supports de communication).

• Organiser la logistique : réservations, matériel audiovisuel, accueil des participants, gestion des déplacements éventuels, prise de vus conformément au respect de la protection des données personnelles (RGPD).

• Assurer le lien avec la responsable du suivi opérationnel et qualité du programme DECRIPT et les services administratifs de l’Inalco et de la FMSH (DBCP, communication, réservation d’espaces, accueil, etc.) pour une parfaite mise en œuvre opérationnelle et circulation des informations.

Aide au suivi administratif :

• Respecter les procédures internes au programme DECRIPT et à l’Inalco.

• Préparer les documents administratifs nécessaires à l’organisation des séminaires (formulaire de consentement du droit à l’image, formulaires de demande de prestation en frais de bouche, etc.).

• Dans le cadre des séminaires DECRIPT, appuyer la responsable du suivi opérationnel et qualité et la personne chargée de gestion financière à l’organisation des missions des invités, des copilotes et des postdoctorants.

• Assurer, au besoin, le suivi et la gestion de dossiers de fond

Communication et valorisation scientifique :

• Appuyer la chargée de médiation scientifique en contribuant à la conception et à la diffusion des supports de communication liés aux événements scientifiques du programme DECRIPT, en amont pour les annoncer et a posteriori pour les valoriser (affiches, annonces, site web, réseaux sociaux, newsletter).

• Participer à la valorisation des séminaires (comptes-rendus, captations vidéo, mise en ligne sur Canal-U).

Appui à l’animation du programme DECRIPT

• Participer ponctuellement à l’organisation d’autres événements (journées d’étude, rencontres chatham house).

Profil

Compétences techniques :

Notions administratives

• Capacité à tenir compte de procédures internes

• Rigueur dans la gestion de documents, le montage de dossiers, la circulation des informations et la transmission des éléments des dossiers pour un bon traitement de ces derniers

Gestion de projet et organisation

• Capacité d’organisation, de priorisation des tâches et respect du calendrier.

• Capacité à coordonner plusieurs interlocuteurs.

• Suivi logistique d’événements (réservations, déplacements, salles, matériel).

• Créer des documents permettant le bon suivi du programme et des séminaires

Communication écrite et orale

• Aisance rédactionnelle (annonces, comptes rendus, courriels professionnels).

• Bonne maîtrise de la langue française

• Capacité à adapter son discours selon les interlocuteurs (chercheur·e·s, services administratifs).

Outils bureautiques et numériques

• Maîtrise des outils de bureautique

• Usage des outils collaboratifs : partage de fichiers, calendriers collaboratifs etc.

• Gestion de visioconférences et formats hybrides (micro, caméra, partage d’écran, enregistrement)

Valorisation scientifique

• Intérêt pour la valorisation scientifique, et la science ouverte

• Sensibilité au milieu de la recherche et au fonctionnement académique.

Compétences générales et savoir-faire :

• Rigueur, autonomie, sens de l’organisation, discrétion

• Travail en équipe, y compris à distance

• Curiosité et volonté de développer de nouvelles compétences

• Initiative

Les candidatures reçues seront traitées "au fil de l'eau".