Assistante administrative

En lien avec les équipes opérationnelles et les services supports, vous assurez les missions administratives indispensables au bon déroulement des activités : gestion des dossiers, suivi des commandes, coordination des échanges internes et externes, et appui aux responsables de service. Vous garantissez la qualité des procédures administratives, la conformité des documents et la fluidité des communications.

Missions principales

• Assurer l’accueil physique et téléphonique, orienter et renseigner les interlocuteurs (collègues, prestataires, usagers) et traiter les sollicitations courantes.

• Gérer le courrier entrant et sortant, les emails et les flux documentaires : réception, tri, numérisation, archivage et distribution auprès des services concernés.

• Préparer, suivre et classer les dossiers administratifs et techniques (contrats, bons de commande, factures, attestations…), en veillant à la conformité et à la complétude des pièces.

• Suivre les commandes et achats courants : saisie des demandes, suivi des livraisons, relances fournisseurs et mise à jour des tableaux de suivi.

• Assurer le support à la gestion des plannings et des réunions : organisation logistique, préparation des convocations, rédaction des comptes rendus et diffusion des documents.

• Participer au suivi administratif des chantiers et des interventions : suivi des autorisations, tenue des registres, constitution des dossiers de réceptions et transmission des pièces au service concerné.

• Contribuer à l’amélioration des procédures et outils administratifs (gabarits de documents, listes de contrôle, tableaux de suivi) et proposer des actions pour optimiser les flux.

• Collaborer avec les équipes RH et comptabilité pour la transmission des éléments nécessaires (notes de frais, contrats, pièces justificatives) et participer aux points de coordination interservices.

Profil recherché

• Diplôme : Bac à Bac +2 en administration, secrétariat, gestion ou équivalent.

• Expérience : 1 à 3 ans souhaitée sur un poste administratif, idéalement dans le secteur public, ferroviaire ou des infrastructures. Les personnes justifiant d’une expérience significative en accueil/gestion documentaire sont encouragées à postuler.

• Connaissances : bonnes pratiques de gestion documentaire, notions de suivi de commandes et de facturation ; maîtrise des procédures internes et règles de confidentialité.

• Compétences informatiques : maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et aisance avec les outils de gestion documentaire et de collaboration (partages de fichiers, agendas partagés).

• Langues : français courant requis. La connaissance de l’anglais administratif est un plus selon l’activité du service.

• Qualités : sens de l’organisation, rigueur, autonomie, capacité à prioriser les tâches, sens du service et aisance relationnelle pour travailler avec des interlocuteurs variés.

Conditions d’emploi

• Type de contrat : CDI / CDD selon profil et besoins du service.

• Localisation : site SNCF Réseau (localisation selon la vacance de poste).

• Rémunération : selon profil et grille salariale SNCF Réseau.

• Processus de recrutement : examen du dossier, entretien RH, entretien avec le responsable de service.

• Prise de poste : dès que possible selon disponibilité.

Si vous souhaitez rejoindre SNCF Réseau pour contribuer au bon fonctionnement administratif des activités et participer à la qualité du service public ferroviaire, merci d’adresser votre candidature en détaillant vos expériences en gestion administrative et en accueil.