ASSISTANT ADMINISTRATIF MUTUALISE (H/F)

La communauté de communes Thelloise recrute

ASSISTANT ADMINISTRATIF MUTUALISE (H/F)

Service d'appui aux communes de moins de 2 000 habitants

Création de poste

Type de recrutement : fonctionnaire à temps complet ou à défaut contractuel de droit public
Salaire indicatif : rémunération statutaire selon la grille indiciaire + régime indemnitaire
Cadres d’emploi : Adjoints administratifs territoriaux ou Rédacteurs territoriaux

DESCRIPTION

Afin de répondre aux besoins exprimés par les communes de moins de 2 000 habitants, un service mutualisé d'appui administratif est mis en place pour assurer :

• le remplacement ponctuel des secrétaires généraux de mairie ou agents administratifs absents
• le renfort lors des pics d'activité

L'agent intervient auprès de plusieurs communes selon les besoins identifiés par chacune, en autonomie lors d'absences pour congés, d'arrêts maladie, de vacances ponctuelles de poste, de situations exceptionnelles afin d’assurer la continuité du service administratif.

MISSIONS

Prendre en charge tout ou partie des missions suivantes :

Administration générale

• accueil physique et téléphonique
• gestion du courrier
• préparation et suivi des délibérations
• rédaction des arrêtés
• préparation des conseils municipaux
• suivi des décisions du maire

Finances

• exécution budgétaire
• engagement et mandatement des dépenses
• émission des titres

Ressources humaines

• gestion administrative du personnel
• préparation et élaborer les paies et indemnités de fonction
• suivi des carrières
• gestion du temps de travail

État civil

• actes d'état civil
• gestion des cimetières

Urbanisme

• instruction administrative des demandes
• suivi des autorisations d'urbanisme
• relations avec les services instructeurs

Accompagner les projets communaux

• recherche et suivi des subventions
• préparation des dossiers de financement
• suivi administratif des opérations d'investissement
• accompagnement méthodologique des élus

Missions spécifiques liées à la mutualisation

• réaliser des diagnostics rapides de situation
• s'adapter à des organisations différentes
• formaliser les procédures et bonnes pratiques

Expérience sur un poste de secrétaire général de mairie ou poste équivalent exercé au moins 3 à 5 années dans une commune

Savoirs

Maîtrise :

• du fonctionnement des collectivités territoriales
• des règles budgétaires et comptables M57
• du statut de la fonction publique territoriale
• des procédures administratives communales
• des logiciels métiers : Berger-Levrault / JVS / de l'état civil
• des bases de l'urbanisme

Logiciels : CIRIL /JVS/BERGER LEVRAULT

Connaissance :

• commande publique
• gestion des subventions
• archives communa

Savoir-faire

Capacité à :

• travailler en autonomie complète
• gérer plusieurs dossiers simultanément
• analyser rapidement une situation
• rédiger des actes administratifs
• conseiller les élus
• s'adapter à des environnements variés

Savoir-être

• sens du service public
• discrétion professionnelle
• rigueur
• autonomie
• réactivité
• pédagogie
• diplomatie
• capacité d'adaptation
• aisance relationnelle

Contraintes du poste

• déplacements fréquents sur l'ensemble du territoire de la CC Thelloise
• adaptation à des méthodes de travail différentes selon les communes
• interventions parfois dans l'urgence
• disponibilité ponctuelle lors des périodes électorales ou budgétaires

Permis B indispensable.

CONDITIONS DE TRAVAIL

Lieu d’affectation : NEUILLY EN THELLE au siège de la Communauté de communes
Affectation : service administratif mutualisé
Temps de travail : 37 heures hebdomadaires avec 12 RTT annuels
Horaires : flexibilité des horaires en fonction des périodes de remplacements sur les communes / sur site administratif Thelloise : variabilité des horaires – plages fixes de 9h à 12h et de 14h à 16h30
Pause méridienne : adaptable en fonction des remplacements sur les communes / sur site administratif
Thelloise : flottante de 12h à 14h, d’une durée minimum de 45 minutes
Spécificités du poste : Travail de bureau - déplacements réguliers en communes avec des horaires fluctuants
Conditions liées à l’exercice des missions : véhicule de service
Prise de poste : période d’immersion auprès des mairies concernées / adaptation du besoin en formation

POSITIONNEMENT DU POSTE

Rattachement hiérarchique : Responsable du service ressources humaines
Fonction d’encadrement : néant
Relations (interlocuteurs internes) : relations transversales avec les pôles/services internes
Relations (interlocuteurs externes) : élus et personnel des mairies de moins de 2 000 habitants /usagers des
communes / services administratifs utiles à l’application des missions

AVANTAGES LIES AU POSTE

RIFSEEP - titres restaurant - adhésion au CNAS - participation à la protection sociale complémentaire santé et prévoyance (contrat groupe)

La Communauté de communes Thelloise est une structure intercommunale française située dans le département de l'Oise, composée de 41 communes et 63 000 habitants.

Superficie du territoire de 313 km²

La Communauté de communes Thelloise est idéalement située : limitrophe de l’Ile de France, entre 30 minutes à 1 heure du centre de Paris, aisément reliée à Beauvais, Amiens, au nord de la France (Lille) et à la Normandie (Rouen, Le Havre).

A proximité des plateformes aéroportuaires de Roissy-Charles de Gaulle et de Beauvais-Tillé.

Atouts géographiques :

- autoroute A 16 au sud

- autoroute A 1, A 104 et A 15 reliées au territoire par RD 1001

- lignes ferrées Paris-Beauvais / Creil-Beauvais