Technicien en gestion administrative relations internationales

À propos de nous

Rejoignez l’ULCO, l’Université à dimension humaine

Depuis 1991, l’Université du Littoral Côte d’Opale est un acteur majeur de l’enseignement supérieur et de la recherche dans les Hauts-de-France. Pluridisciplinaire et multipolaire, l’ULCO se caractérise par sa dimension humaine. Avec ses méthodes d’enseignement innovantes, une forte proximité avec les équipes, l’ULCO offre un cadre propice à l’acquisition des connaissances et au dialogue, pour un plein épanouissement de chacun.

En bref :
10 000 étudiants
4 campus (Boulogne-sur-Mer, Calais, Dunkerque et Saint-Omer)
1 000 personnels dont 500 enseignants
+ de 100 diplômes accrédités
3 pôles disciplinaires de recherche en prise avec les grands enjeux de notre époque et les problématiques des territoires

Mission

Activités principales :

• Accueil des étudiants internationaux sur les sites de Calais et Boulogne/Mer, en échange et hors échange :

• Préparation de l’accueil avant l’arrivée : organisation et animation du webinaire avant l’arrivée, mise à jour et diffusion des informations (logements, procédures administratives, guide d’accueil) pour les sites de Calais et Boulogne sur Mer

• Assurer le guichet d’accueil sur les sites concernés (aides pour les démarches administratives, y compris extérieures à l’ULCO comme la Sécurité Sociale), non seulement à la rentrée mais tout au long de l’année

• Gestion du buddy system (parrainage) et d’un réseau des alumni internationaux, en lien avec la collègue qui gère l’accueil sur le site de Dunkerque

• Animation d’un réseau d’ambassadeurs étudiants Relations Internationales

• Pour les étudiants en échange : préparation des documents obligatoires à la mobilité encadrée avant-pendant-après leur mobilité, envoi, suivi et exploitation du questionnaire de satisfaction ULCO, établir des pistes d’amélioration en fonction des réponses à ce questionnaire.

• Faire le lien avec les services extérieurs (Préfecture, Campus France, CPAM…)

• Programmer, informer et animer des évènements d’intégration et de valorisation culturelle des étudiants internationaux de l’ULCO tout au long de l’année, en lien avec les services concernés (BVEH, MDE…), pour les étudiants en convention et hors convention ; Co-organiser la journée d’accueil des étudiants internationaux. Etablir les devis et les bons de commande en lien avec ces activités

• Gérer les prêts d’ordinateurs portables à destination des étudiants internationaux sur les sites concernés.

• Représenter l’ULCO lors de réunion sur l’accueil des internationaux (colloque de l’accueil Campus France, réunions régionales et nationales)

• Etablir une veille sur les évolutions de règlementation, notamment sur les visas et titres de séjour, et sur les évolutions du programme Erasmus+ pour les entrants

• Etre le relai de la DRI sur le site de Calais et assurer une première information pour les étudiants souhaitant partir en mobilité à l’étranger

• Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière

• Participer à la gestion administrative de la structure en appliquant les procédures dédiées

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)

• Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion

• Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administratifs

• Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité d'un service, de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques)

• Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur

• Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe

Conditions particulières d’exercice : Déplacements occasionnels (France et étranger) ; accueil d’un public international.

CDD de 12 mois à temps plein à compter du 01 septembre 2026 - Susceptible d'être vacant.

Merci de transmettre CV et lettre de motivation avant le 24 août 2026.

Affectation géographique : Calais et Boulogne-sur Mer

L’agent contribue à la mise en œuvre de la politique de développement durable et de responsabilité sociétale et environnementale (DD&RSE) de l’établissement, en intégrant dans ses activités les dimensions environnementales (réduction de l’empreinte carbone, sobriété énergétique et de ressources), sociales (égalité, inclusion, qualité de vie au travail) et éthiques (transparence, déontologie).

Profil

Diplôme souhaité : Bac + 2 minimum

Connaissance, savoir :

• Organisation de l'enseignement supérieur

• Modes de fonctionnement des administrations publiques

• Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention

• Techniques d'accueil téléphonique et physique

• Langue anglaise : B1 (cadre européen commun de référence pour les langues)

• Accueillir les populations concernées

• Capacité de conceptualisation

• Sens de l'organisation

Savoir-faire :

• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe

• Savoir rendre compte

• Communiquer et faire preuve de pédagogie

• Mettre en œuvre des procédures et des règles

• Travailler en équipe

• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité

• Mettre en œuvre une démarche qualité

Savoir être :

• Sens relationnel

• Autonomie

• Rigueur / Fiabilité

• Réactivité