Nantes Université est un établissement public d’enseignement supérieur et de recherche qui propose un modèle d’université inédit en France unissant une université, un hôpital universitaire (CHU de Nantes), un institut de recherche technologique (IRT Jules Verne), un organisme national de recherche (Inserm) ainsi que Centrale Nantes, l’école des Beaux-Arts Nantes Saint-Nazaire et l’École Nationale Supérieure d’Architecture de Nantes.
L’assistant·e de direction est placé·e sous l’autorité du directeur de l’IUT. Il ou elle assure un rôle central d’organisation, de suivi administratif et de circulation de l’information, en lien étroit avec l’équipe de direction, les services et les départements de l’IUT.
Missions :
Assister le directeur dans l’organisation quotidienne de son travail.
Organiser les agendas du directeur et de l’équipe de direction (3 personnes), et contrôler les échéances.
Gérer les déplacements du directeur et de l’équipe de direction.
Assurer l’organisation, la préparation, la logistique et le suivi des réunions, rendez-vous et échéances institutionnelles (réservation de salle ou organisation de visioconférence, préparer et contrôler les dossiers nécessaires)
Assurer l’accueil physique, téléphonique et électronique des interlocuteurs internes et externes.
Réceptionner, enregistrer, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
Préparer et diffuser les courriers, notes, documents de travail, tableaux de synthèse et supports institutionnels.
Assurer l’organisation, la préparation, la logistique et le suivi des différentes instances de l’IUT.
Assister aux instances et en rédiger les comptes rendus et en assurer la diffusion.
Participer à l’organisation des opérations électorales.
Instruire des dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière et participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de l’IUT en appliquant les procédures dédiées
Assurer le classement, la mise à jour, la conservation, l’archivage et la destruction des documents administratifs selon les règles en vigueur, notamment dans les espaces numériques partagés.
Contribuer au suivi des échéances administratives, institutionnelles et réglementaires de l’IUT.
Organiser, alimenter et mettre à jour des bases de données relatives à la gestion.
Alimenter des tableaux de bord, produire des extractions à partir des systèmes d’information.
Contribuer à l’organisation d’événements impliquant la direction de l’IUT (séminaires, colloques, assemblées générales, visites officielles)
Retrouvez l'intégralité de la fiche de poste ici :
Formation et/ou qualification : niveau Bac + 2 minimum dans le domaine de l’assistanat, de la gestion administrative ou du secrétariat de direction, de type BTS Support à l’action managériale, BTS Gestion de la PME ou diplôme équivalent.
Expériences antérieures bienvenues pour occuper le poste : expérience de 3 à 5 ans sur un poste similaire, idéalement acquise dans le secteur public ou l’enseignement supérieur.
Information complémentaire : Poste ouvert aux agents susceptibles de se prévaloir d’une priorité légale conformément aux dispositions de l’article L.512-19 du Code Général de la Fonction Publique (sur présentation d’un justificatif).
Un.e Assistant.e de Direction • Saint-Nazaire, France
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