Responsable du service Instances et Assemblées et du service courrier - H/F

À propos de nous

Desservie par plus de 20 lignes de bus et trois lignes ferroviaires, Paris Montparnasse/Rambouillet, la Défense/la Verrière et le RER C, la Ville de Trappes est connectée aux principaux centres d’affaires, d’emploi et de formation franciliens. Il faut compter 35 minutes pour rejoindre Montparnasse et la Défense.

La ville accueille des services publics nombreux, des équipements sportifs et culturels, des écoles, des collèges et des lycées d’enseignement général ou technique. L’université Versailles-St-Quentin-en-Yvelines est toute proche. La base de loisirs exemplaire, avec son plan d’eau navigable, un golf et une forêt domaniale, ajoutent à ce cadre de vie.

Parmi les équipements récents, le Conservatoire de Musique et de Danse, la Maison des Parents, la Maison de la petite enfance et deux pépinières d’entreprises consolident une capacité d’accueil déjà affirmée.

LA VILLE DE TRAPPES RECRUTE

Responsable du service Instances et Assemblées et du service courrier (F/H)

1 200 talents engagés pour l'avenir de 34 000 Trappistes !

Ce poste est accessible aux cadres d’emplois des rédacteurs et des Attachés territoriaux- Catégorie B/A

Si vous partagez des valeurs comme l'exemplarité, l'engagement, la générosité, révélez vos talents et rejoignez-nous !

Nous recrutons toute l'année de nombreux agents, débutants et confirmés dans des domaines d'intervention variés.

En rejoignant la ville de Trappes, vous intégrez une équipe de travail dynamique en appui avec la Direction des ressources humaines qui veille et vous accompagne sur les parcours et évolutions professionnelles. Soucieux du bien-être de ses collaborateurs, nous nous engageons à vous offrir une expérience professionnelle riche de sens et d'épanouissement en attachant une attention particulière à la formation et à l'accompagnement pour élargir votre horizon professionnel

Mission

Sous l'autorité de la Directrice des Affaires Juridiques et des Instances, vous pilotez le processus global de production et de sécurisation des actes de la collectivité. Vous encadrez le service courrier et veillez à la modernisation des outils de dématérialisation, tout en assurant un rôle transversal de conseil et de contrôle auprès de l'ensemble des directions.

• Relire et, ponctuellement rédiger, les notes de synthèse et les projets de délibérations.

• Vérifier la forme, le fond, la présentation des notes de synthèse et projets de délibérations transmis par les services.

• Établir les convocations des instances dans les délais légaux et être présente aux séances.

• Gérer le planning des réunions municipales et relire les comptes rendus réalisés par un prestataire.

• Transmettre au contrôle de légalité, faire publier les délibérations et le compte rendu de séance, et tenir les registres.

• Mettre à jour la composition des membres du conseil municipal, des commissions municipales et des représentants extérieurs.

• Assurer la responsabilité du service courrier et le management de l'agent du service courrier.

• Gérer, suivre et examiner les actes administratifs (décisions, arrêtés) rédigés par les services, et envoyer en Préfecture ceux soumis à transmission obligatoire.

• Adresser les actes au service communication pour publication et rédiger les actes de régie (décisions/arrêtés).

• Agir en tant qu'administrateur des logiciels métiers (Post office - Air Délib - E.Parapheur).

AVANTAGES COLLECTIFS AU TRAVAIL

• Environnement de travail convivial

• 25 jours de congés annuels + RTT* (*selon la quotité de travail hebdomadaire)

• Prise en charge à hauteur de 75 % des frais de transport en commun

• Télétravail possible selon nécessités de sévices (sous réserve de 6 mois d’ancienneté)

• Accès au restaurant municipal de l’Hôtel de Ville

• Mise en place d’un congé menstruel pour les agentes concernées (sur présentation d’un certificat médical)

• Participation employeur jusqu’à 25 € pour la mutuelle santé et la prévoyance

• Accès au Comité d’actions sociales, offrant diverses prestations (activités sportives, séjours, loisirs, etc.)

Profil

DIPLÔMES : BAC+2 / +3 (Administration publique, Droit public ou filière juridique).

EXPÉRIENCES : Une première expérience réussie sur des fonctions similaires au sein d'un service d'instances ou d'affaires juridiques en collectivité est vivement souhaitée.

CONNAISSANCES :

• Bonne connaissance des collectivités territoriales et du fonctionnement des instances municipales.

• Solides connaissances juridiques en droit public et administratif.

• Pratique confirmée et maîtrise de la bureautique (Word, Excel, Outlook).

• Maîtrise de la prise de notes rapide et de la synthèse.

• Qualités rédactionnelles irréprochables et excellente maîtrise de l'orthographe.

COMPÉTENCES ET APTITUDES REQUISES :

• Autonomie, grand sens de l'organisation et rigueur méthodologique.

• Dynamisme, grande disponibilité et capacité à travailler dans l'urgence.

• Diplomatie, aisance relationnelle et sens du travail en équipe.

CONTRAINTES DU POSTE :

• Contraintes fortes : Rythme de travail soutenu lié au calendrier des instances, gestion des urgences et charge de travail importante.

• Horaires spécifiques : Présence obligatoire requise lors des séances du Bureau municipal et du Conseil municipal en soirée (généralement de 18h à 22h).

• Modalités : Travail en forte transversalité avec l'ensemble des directions.