Front Office & Administration Coordinator – Workplace & Facilities

Afin de renforcer notre équipe administrative, nous recherchons un(e) Front Office & Administration Coordinator – Workplace & Facilities.

Cette fonction s’inscrit dans une organisation composée de deux postes complémentaires. Avec votre collègue en charge des People Services, vous assurez la continuité de l’accueil physique et téléphonique de l’entreprise.

Véritable point de contact pour nos visiteurs, clients, partenaires et collaborateurs, vous contribuez également au bon fonctionnement quotidien des bureaux en assurant le suivi des services généraux, des fournisseurs, des infrastructures et de la flotte automobile.

Vos tâches

• Accueillir les visiteurs et gérer les appels téléphoniques

• Réceptionner et distribuer le courrier, les colis et les livraisons

• Gérer les fournitures de bureau, les commandes et les achats courants

• Assurer le suivi administratif des fournisseurs et des factures

• Coordonner les prestataires et les interventions techniques

• Veiller au bon fonctionnement des bureaux, des salles de réunion et des espaces communs

• Participer à la gestion administrative du bâtiment, des accès et des équipements

• Organiser la logistique liée aux réunions et aux événements internes

• Assurer le suivi administratif de la flotte automobile

• Planifier les entretiens, réparations, contrôles techniques et changements de pneus

• Gérer les documents des véhicules, les cartes carburant et les plannings des commandes/restitutions

• Assurer le classement, l’archivage et la mise à jour des dossiers administratifs

• Apporter un support ponctuel aux équipes et aux différents services

Votre profil

• Diplôme de fin d’études secondaires en administration, commerce ou formation équivalente

• Une première expérience dans une fonction d’accueil, de secrétariat, d’assistanat administratif ou de services généraux constitue un atout

• Excellente maîtrise du luxembourgeois, du français et de l’allemand, à l’oral comme à l’écrit

• Bonne maîtrise de Microsoft Office

• Excellentes qualités relationnelles et sens de l’accueil

• Organisation, autonomie et capacité à gérer plusieurs priorités

• Polyvalence, réactivité, fiabilité et esprit de service

• Sens pratique et aptitude à coordonner plusieurs prestataires et interventions

  
  

Nous offrons

• Une fonction centrale et variée au sein de l’entreprise

• Un rôle complémentaire exercé en étroite collaboration avec le Front Office & Administration Coordinator – People Services

• Un environnement de travail dynamique, innovant et ouvert

• Une culture d’entreprise conviviale et une ambiance familiale

• Une collaboration au sein d’une équipe d’experts

• Une formation adaptée à la fonction et des perspectives de développement

• Une organisation favorisant l’autonomie, la prise d’initiative et la flexibilité

• Un package salarial attractif