Chargé-e de gestion des reservations et du suivi des missions H/F

Gestion des réservations de voyages et d'hébergement
- Accueillir les enseignants-chercheurs et effectuer une orientation simple vers les bonnes démarches et les options disponibles
- Réaliser les demandes de réservation de billets de transport et d'hébergement via la plateforme Globéo, en respectant les seuils tarifaires définis pour les nuitées
- Assurer la conformité des réservations avec les procédures et les règles applicables
- Transmettre les éléments de la réservation au Pôle Mission pour validation officielle
- S'assurer de la bonne exécution des réservations
Suivi administratif post-mission
- Assurer le suivi des demandes de remboursement suite aux missions
- Aider les ECs à constituer leur dossier de remboursement en vérifiant la complétude et la conformité des pièces justificatives
- Effectuer le service fait (SF) dans les délais impartis
- Transmettre les dossiers complets au Pôle Mission via OsTicket pour traitement final
- Assurer un suivi de la qualité des prestations et de la satisfaction usagers
Gestion des demandes exceptionnelles et dérogations
- Veiller à réduire le nombre des demandes exceptionnelles en anticipant les besoins
- Traiter les demandes hors-circuit (demandes de dérogation) et transmettre les dossiers vers le Pôle Mission pour validation des exceptions
- Constituer le dossier complet avec justifications adéquates
Suivi administratif et documentation
- Assurer le suivi administratif complet des demandes (de l'ordre de mission à la clôture)
- Gérer l'archivage et la traçabilité des pièces justificatives
- Assurer le reporting
Communication et coordination
- Assurer un accueil courtois et informatif des ECs
- Maintenir des échanges réguliers avec le Pôle Mission et la DSR&ED
- Communiquer par email et par téléphone avec les ECs et les prestataires externes
- Assurer le suivi de l'expérimentation avec le responsable qualité
COMPÉTENCES TECHNIQUES
- Connaissance des procédures administratives de gestion des missions en secteur public
- Règles de transparence et de conformité en gestion publique
- Connaissance des enjeux de conformité, de traçabilité et de justification des dépenses publiques.
- Maîtrise de la suite Office (Word, Excel,)
- Capacité à rédiger des documents, à gérer des tableaux de suivi, et à organiser sa communication email de manière structurée.
COMPÉTENCES RELATIONNELLES
- Accueil et orientation des usagers (ECs) : Capacité à recevoir les ECs avec courtoisie, à comprendre rapidement leurs besoins et à orienter de manière claire vers les solutions appropriées
- Capacité à convaincre pour des procédures mieux comprises et mieux appliquées
Communication écrite et orale
- Maîtrise du français écrit et parlé ; capacité à rédiger des emails clairs et à communiquer efficacement par téléphone en français et en anglais.
- Anglais : niveau B2 minimum : Capacité à lire, écrire et converser en anglais par email et par téléphone avec des correspondants extérieurs (prestataires internationaux, ECs anglophones).
- Capacité d'écoute et d'empathie : Être attentif aux demandes des ECs, comprendre leurs contraintes et leurs besoins, et fournir un service centré sur l'usager.
COMPÉTENCES TRANSVERSALES
- Rigueur et attention aux détails : Capacité à vérifier la complétude des dossiers, à respecter les normes et procédures, et à minimiser les erreurs administratives.
- Organisation et gestion des priorités : Capacité à gérer un flux de 40 à 50 missions par mois, à respecter les délais et à planifier le travail de manière logique.
- Autonomie partielle avec supervision : Savoir travailler de manière autonome dans le cadre défini, tout en sachant escalader ou demander validation pour les cas particuliers.
- Adaptabilité et apprentissage : Capacité à apprendre rapidement les outils et procédures, et à s'adapter aux ajustements liés à l'expérimentation.
- Environnement universitaire et ESR : Compréhension générale du fonctionnement des universités, de la notion de mission de recherche, et des profils des enseignants-chercheurs.

L’université Paris 8 est un pôle d’enseignement et de recherche central en Île-de-France dans le domaine des humanités.

Quelques chiffres :

• 23 935 étudiants.
• Une offre de formation répartie en 5 domaines disciplinaires : Arts, Droit Economie Gestion, Lettres et Langues, Sciences et techniques, favorisant des articulations entre disciplines et des transversalités.
• 11 UFR, 5 instituts dont 2 IUT, un IED, l’Institut des Etudes Européennes et l’Institut Français de Géopolitique.
• 4 sites et des locaux sur le Campus Condorcet, 18 bâtiments, 105 000 m² SHOB.
• 36 licences (dont 11 professionnelles), 40 Masters, 8 DUT, de nombreux diplômes d’université, 80 doctorats.
• 4 écoles doctorales, 33 unités de recherche dont 9 UMR, environ 170 thèses de doctorat soutenues tous les ans.
• 870 personnels enseignants et 711 personnels de bibliothèques, administratifs et techniques.