Assistant.e Gestionnaire d'Archives (H/F)

Expertise France est l’agence publique de conception et de mise en œuvre de projets internationaux de coopération technique. L’agence intervient autour de quatre axes prioritaires :

• gouvernance démocratique, économique et financière ;
• paix, stabilité et sécurité ;
• climat, agriculture et développement durable ;
• santé et développement humain.

Dans ces domaines, Expertise France assure des missions d’ingénierie et de mise en œuvre de projets de renforcement des capacités, mobilise de l’expertise technique et joue un rôle d’ensemblier de projets faisant intervenir de l’expertise publique et des savoir-faire privés.

SITUATION/POSITION : Secrétariat Général – Département des moyens généraux

Dans le cadre du remplacement temporaire de l'archiviste absent, le titulaire assure la continuité des activités courantes de gestion des archives physiques et électroniques.

A ce titre, il/elle assurera le traitement quotidien des archives, garantir la disponibilité des documents et contribuer à la qualité du service rendu aux utilisateurs en appliquant les procédures internes de gestion documentaire.

MISSIONS PRINCIPALES

1. Appui administratif Assurer la gestion courante des archives

• Réceptionner les versements d'archives.
• Vérifier la conformité des dossiers remis.
• Enregistrer les versements dans l'outil de gestion documentaire (AEL).
• Réaliser les opérations de classement, d'indexation et de conditionnement.
• Assurer le suivi des mouvements d'archives (consultations, restitutions, transferts).
• Participer à la bonne organisation des espaces d'archivage.

2. Gérer les demandes des utilisateurs (Siège & terrain)

• Réceptionner les demandes de communication de dossiers.
• Rechercher et mettre à disposition les documents.
• Assurer le suivi des prêts et des restitutions.
• Répondre aux demandes d'information relevant des procédures courantes.
• Orienter les utilisateurs vers les procédures applicables.

3. Assurer le suivi administratif des prestations

• Préparer les opérations courantes avec le prestataire d'archivage.
• Suivre les enlèvements et les livraisons.
• Contrôler les prestations réalisées.
• Effectuer les vérifications administratives simples liées à la facturation.

4. Contribuer au suivi de l’activité

• Mettre à jour les tableaux de bord et les outils de suivi.
• Renseigner les indicateurs d'activité.
• Signaler les difficultés rencontrées.
• Participer aux opérations ponctuelles d'inventaire et de réorganisation des espaces de stockage.

Expertise France est une agence publique de mise en œuvre de projets de coopération internationale. Nous sommes placés sous la tutelle des ministères chargés des affaires étrangères et de l'économie et des finances, avec lesquels nous avons un contrat d'objectifs et de moyens.

Agence interministérielle de coopération technique internationale, nous sommes l'opérateur de tous les ministères. En 2021, l'agence intègre le groupe AFD (Agence Française de Développement) qui nous apporte des solutions financières et opérationnelles.

L'objectif d'Expertise France est de lutter contre les inégalités mondiales : nos projets sont principalement orientés vers la protection des biens publics mondiaux et la réponse aux défis mondiaux auxquels toutes les sociétés du Nord comme du Sud doivent faire face.

Notre force est d'assembler les meilleurs savoir-faire français et européens afin de proposer des solutions sur mesure à travers un large champ d'expertise qui comprend :
• Gouvernance démocratique, économique et financière.
• Sécurité, maintien de la paix et de la stabilité.
• Climat, agriculture et développement durable.
• Santé et développement humain.

Nous recherchons un.e Assistant.e Gestionnaire d'Archives (F/H)

• Formation de niveau Bac à Bac +2 en gestion administrative, documentation, gestion documentaire ou archivage.
• Une première expérience dans un service administratif, documentaire ou d'archivage est souhaitée.
• Une connaissance d'un logiciel de gestion documentaire constitue un atout mais n'est pas indispensable. Une période de prise en main des procédures internes sera assurée à la prise de fonctions.

1. Conditions particulières d’exercice

• Manipulation régulière de boîtes et de dossiers d'archives.
• Déplacements ponctuels dans les locaux d'archivage.
• Respect des règles de conservation, de sécurité et de confidentialité.
• Activité encadrée par des procédures établies.

2. Compétences
• Principes généraux de la gestion des archives.
• Organisation des dossiers administratifs.
• Outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).
• Utilisation d'un logiciel de gestion documentaire appréciée.

3. Qualités personnelles
• Sens de l'organisation.
• Rigueur et méthode.
• Respect de la confidentialité.
• Esprit d'équipe.
• Qualités relationnelles.
• Réactivité.

Poste en CDD (à terme imprécis), basé à Paris au 40 Bd de Port-Royal, 75005 Paris.

La rémunération pour ce poste est composée d'un package annuel comprenant les avantages suivants :

· Un 13ème mois mensualisé et effectif dès la prise de poste.

· Une part variable de 3% du salaire brut annuel.

· Plus de 45 jours de congés annuels, avec la possibilité de monétiser jusqu'à 10 jours de RTT par an.

· Une part d'intéressement, calculée en fonction des résultats de l'année.

· Une allocation de 10 euros par jour pour les repas (Carte Pluxee).

· Une prise en charge de 75% des frais de transports en commun.

· Une prime de mobilité de 650 euros par an si vous préférez vous déplacer en vélo.

· Une mutuelle santé entièrement gratuite, prise en charge par l'agence.

· La possibilité de télé-travailler 2 jours par semaine, avec une indemnisation de 25€ par mois, équivalant à 300€ nets de plus par an.

· Une prime de vacances annuelle de 450 euros.