Assistant administratif Bureau d'études FH

Lentreprise

Lentreprise ENERGETIQUE SANITAIRE a été créée en 1972 elle est implantée à Marseille. Elle est spécialisée dans les travaux dinstallation dans les domaines du chauffage climatisation ventilation traitement dair RIA et Plomberie-Sanitaire pour les Bâtiments Tertiaire à 95% et 5% en logements collectifs dans notre département.

Composée dun bureau détude interne travaillant sur logiciel DAO (Autocad et REVIT) dun service Administratif (Secrétariat Comptabilité RH) dun service travaux neuf et rénovation (ERP et Privé) et dun service marché à bon de commande (Ville de Marseille Région CG13). Elle sappuie sur de réelles compétences au service de la profession.

Indépendante et de taille humaine elle est ambitieuse et dynamique. Elle assure une formation continue et individuelle de tout son personnel afin de maintenir lefficacité les compétences et le professionnalisme de ses collaborateurs. Soucieuse de sa responsabilité sociétale Energétique Sanitaire intègre chaque année une dizaine dalternant quel que soit lécole dorigine allant du CAP à lingénieur.
Garant dun savoir-faire de plus de 50 ans ses valeurs morales sont lesprit déquipe lécoute et léchange la réactivité et la qualité le respect et la transparence.

Description du poste

Rattaché(e) au Directeur du Bureau dÉtudes vous intervenez en véritable support administratif auprès du chiffreur et participez à lensemble du processus de réponse aux appels doffres.

Votre rôle est dassurer la gestion administrative des dossiers le suivi des consultations et la préparation des documents nécessaires aux réponses tout en garantissant une organisation rigoureuse et une excellente traçabilité.

Vous contribuez également à la création et à lamélioration des outils permettant de structurer durablement lactivité du Bureau dÉtudes.

Missions :

Gestion administrative des appels doffres:

• Réception et enregistrement des appels doffres
• Création et classement des dossiers
• Vérification des pièces administratives
• Préparation des courriers de réponse
• Gestion des échéances et relances
• Archivage des dossiers

Suivi des appels doffres:

• Mise à jour du tableau de bord des appels doffres
• Suivi des dossiers gagnés perdus ou en attente
• Analyse des motifs de perte
• Suivi des montants proposés
• Mise à jour des indicateurs
• Participation au reporting des appels doffres.

Constitution des dossiers administratifs :

• Préparation des pièces administratives
• Mise à jour des attestations
• Gestion des DC1 DC2 assurances Kbis certificats QUALIBAT...
• Vérification de la conformité des dossiers

Mémoires techniques:

• Création et mise à jour de la trame des mémoires techniques
• Intégration des informations générales de lentreprise
• Mise à jour des moyens humains et matériels
• Mise en forme des documents
• Collaboration avec le chiffreur pour les parties techniques

Références chantiers:

• Création et mise à jour de la base de références
• Intégration des photos
• Classement des réalisations
• Mise à jour des descriptifs techniques
• Valorisation des références dans les mémoires techniques

QUALIBAT:

• Constitution des dossiers
• Collecte des justificatifs
• Suivi des échéances
• Préparation des renouvellements
• Échanges avec les organismes certificateurs

Support administratif du Bureau dÉtudes:

• Assistance quotidienne aux chiffreurs
• Préparation des dossiers
• Mise en forme de documents
• Classement et archivage
• Suivi administratif des affaires
• Participation à lamélioration des outils et procédures

Profil recherché

• Première expérience appréciée dans un environnement technique ou BTP
• Très bonne maîtrise du Pack Office notamment Excel et Word
• Aisance rédactionnelle
• Organisation rigueur et autonomie
• Sens des priorités
• Esprit déquipe
• Discrétion professionnelle

Une connaissance des marchés publics des appels doffres ou de QUALIBAT serait un véritable atout.

Conditions de travail et avantages

• CDI à temps plein
• Contrat de 37 heures avec 11 RTT
• Rémunération comprise entre 2 100 et 2 500 brut selon profil et expérience
• Poste basé à Marseille (13003)
• Un poste nouvellement créé avec une forte autonomie
• Une entreprise à taille humaine
• Une équipe dynamique et bienveillante
• Un accompagnement dès votre intégration

Réf: 716877ae-1bec-4087-b8b8-91adee9e6587

Required Experience:

Junior IC

Employment Type : Full-Time
Experience: years
Vacancy: 1
Yearly Salary Salary: 2100 - 2500