Publication dun poste dadjoint administratif - H/F

Description entreprise :

L'hôpital de Carcassonne, ouvert en 2014, dispose d’un large panel d’expertises pour desservir un bassin de population de 200 000 habitants. Il propose ainsi une offre de soins de Médecine-Chirurgie-Obstétrique (MCO) et d’un plateau technique d’excellence (réanimation, soins continus, coronarographie, imagerie, radiothérapie, médecine nucléaire, hémodialyse...), Il héberge également le SAMU et un centre de formation via le CESU.

Engagements des professionnels au Centre Hospitalier de Carcassonne (Annexe aux fiches de poste) :

1. Sécurité incendie

L’agent doit suivre obligatoirement le programme de formation à la lutte contre l’incendie et à l’évacuation en place dans l’établissement et être en capacité de :

→ connaître :

• les règles de prévention face au risque d’incendie,
• le matériel destiné à la défense incendie dans son service,

→ réaliser les actions réflexes en présence d’un départ de feu, à l’aide de la fiche réflexe qu’il conserve en permanence à proximité,

→ connaître dans son service, l’emplacement de :

• la coupure d’urgence de l’électricité,
• la coupure d’urgence des gaz médicaux,

→ réaliser le transfert horizontal des patients, des usagers et du personnel en cas d’incendie dans son service ou dans un service voisin.

2. Développement durable

Le Centre Hospitalier (CH) de Carcassonne est un établissement engagé en matière de développement durable et certifié ISO 14001 pour son site principal MCO.

Parce que la réussite de ces démarches repose sur les actions de chacun de nous, quel que soit notre métier ou quelle que soit notre fonction, il est demandé à tous les personnels d’accorder de l’importance à ces sujets et de participer à ces démarches vertueuses.

La lecture de la politique développement durable 2022-2027, accessible sur le site Internet du CH (rubrique « L’hôpital » puis « Développement Durable ») est un prérequis.

La déclinaison concrète de ces engagements se traduit via les actions quotidiennes suivantes :

→ préserver la ressource en eau et la biodiversité, ne pas polluer (attention aux produits chimiques) ;

→ participer aux efforts de sobriété énergétique liés au chauffage et au rafraîchissement des locaux ;

→ trier les déchets selon les règles en vigueur, afin d’optimiser la valorisation de ceux-ci ;

→ consommer le juste besoin ;

→ agir dans ses relations avec autrui selon des principes favorisant la qualité de vie au travail.

Concernant le volet environnemental, 3 sujets sensibles ont été mis en exergue :

- la présence de mégots de au sol, en dehors des cendriers

- le tri des déchets

- le recours à des modes de déplacements « vertueux » (vélo, covoiturage…)

N’hésitez pas à nous communiquer vos besoins et attentes en matière d’environnement et de développement durable via l’adresse suivante : developpement.durable@ch-carcassonne.fr

Description du poste :

Présentation du service d’affectation
La Direction des Affaires Médicales assure l'accompagnement administratif et RH quotidien des médecins, pharmaciens, odontologistes et internes. De la signature du contrat à la préparation des éléments de paie, en passant par le suivi du temps de travail et de la permanence des soins (gardes et astreintes), la DAM veille à fournir aux praticiens un cadre d'exercice conforme, sécurisé et structuré.

Description synthétique du poste
Gestion des affaires médicales en binôme avec l’autre gestionnaire du service, sous la responsabilité d’un cadre.

Missions principales
GESTION DES PERSONNELS MEDICAUX, DES REMPLACANTS ET DES INTERNES
ET ETUDIANTS EN MEDECINE
 Accueil physique et téléphonique des personnels médicaux, y compris en formation
 Constitution et mise à jour des dossiers administratifs (papier, informatique)
 Sollicitation des avis réglementaires
 Rédaction des contrats, des attestations, des courriers divers
 Suivi des renouvellements de contrats, changements d'échelon, activité libérale, IESPE, …
 Suivi des demandes de poursuite d’activité, retraite, activité réduite, autorisations d’exercice
 Information et conseil sur les éléments ayant trait aux dossiers individuels
 Gestion, traitement et suivi des courriers des médecins
 Préparation, contrôle et suivi des tableaux de service et de garde en l’absence de l’assistante de direction
 Suivi et gestion du temps de travail, des absences, du temps additionnel et des comptes épargne temps
 Préparation et suivi des tableaux de paie pour transmission des éléments à la DRH
 Anticipation des demandes de remplacement
 Traitement et suivi des demandes de remboursement de frais de déplacements des personnels remplaçants
 Suivi des conventions relatives au personnel médical (mise à disposition, PST, AIG, …)
 Suivi des agréments des internes et étudiants, accueil, évaluation des stages et gestion administrative
 Classement et archivage

Liaisons fonctionnelles
Relations internes : corps médical, DRH, service de formation continue, présidence de la CME, …
Relations externes : CNG, ARS, autres directions, Conseil de l’Ordre, Université, Trésor Public, …

Liens hiérarchiques
Agent placé sous la responsabilité du responsable des Affaires Médicales et de la Directrice des Affaires Médicales

Conditions d’exercice
Rythme de travail : 7h40 en journée
Environnement de travail : bureau partagé avec binôme
Exigences relationnelles :
- travail en équipe
- présenter un comportement approprié auprès du public ciblé (personnel médical)
Logiciels utilisés : Outlook, Excel, Word, Cpagei, eConnection, …

Profil recherché :

Pré requis obligatoires :
Savoir gérer les relations avec les praticiens
Être rigoureux et avoir le sens de l'organisation
Respecter le secret professionnel et faire preuve de discrétion
Savoir travailler en équipe
Rédiger, mettre en forme
Identifier, analyser et prioriser les informations relevant de son domaine d'activité professionnel
Savoir prendre des initiatives dans la limite de ses compétences
Se former pour faire évoluer ses compétences

Pré requis souhaités :
Une expérience en ressources humaines et/ou en statut des personnels médicaux serait un plus