Assistant.e de Direction

À propos de nous

Exercer au CH Guillaume Régnier, c'est rejoindre une équipe de plus de 2700 professionnels composée de professionnels paramédicaux, de médecins, de professionnels administratifs, techniques et logistiques.

Aujourd'hui, le CHGR assure des missions de prévention, de diagnostic, de soins, de réadaptation, de réinsertion sociale, de recherche et d'enseignement. C'est 862 places sanitaires et médico-sociales et 734 lits d'hospitalisation complète, plus de 29000 usagers accompagnés et pris en charge sur le territoire Haute Bretagne.
Il occupe une place spécifique dans l'offre territoriale de soins, avec une offre de recours importante et une valence hospitalo-universitaire forte.

Le CHGR, en cohérence avec la politique de l'Agence Régionale de Santé (ARS), est au cœur des démarches partenariales sur son territoire avec les acteurs sanitaires, sociaux et médico-sociaux afin de prévenir et de limiter les ruptures de parcours des usagers. Le développement des alternatives à l'hospitalisation temps plein est inscrit dans ses orientations stratégiques et est un axe majeur.

Mission

L'assistant(e) de direction assure le secrétariat de la Direction du Patrimoine, des Travaux et de la Sécurité (DPTS). Cette Direction regroupe les services administratifs et techniques en charge de la gestion stratégique du parc bâtimentaire de l’hôpital à travers le SDIA, ainsi que l’entretien et la maintenance des bâtiments de l’établissement.

Plus précisément, les missions de la DPTS sont les suivantes :

· Participer à la définition du SDIA et procéder à sa mise en œuvre,

· Maintenir les locaux, bâtiments, installations techniques et réseaux du CHGR en état de fonctionnement optimal,

· Procéder aux opérations de constructions, de remplacement ou de rénovation des locaux, bâtiments, installations techniques, réseaux et voiries,

· Réaliser ou faire réaliser les tâches de conception des opérations de constructions, d’entretien et leur mise en œuvre,

· Garantir sur le plan de la sécurité des bâtiments et des locaux un respect des prescriptions réglementaires et un parfait fonctionnement des dispositifs et protocoles concernant la sécurité des personnes et des biens,

· Gestion du patrimoine du CHGR : conventions, baux, acquisitions, cessions,

· Suivi financier des crédits accordés à la DPTS.

Interlocuteur direct du Directeur adjoint, l'assistant(e) de Direction constitue un appui à la bonne conduite de l'activité de la direction et assure le lien entre la direction, les agents du service, les autres directions et services de l'établissement, ainsi que les partenaires extérieurs (entreprises, prestataires, maîtres d'œuvre, administrations...).

LES MISSIONS :

Secrétariat et appui administratif à la direction

· Accueil physique et téléphonique : prendre, filtrer et transmettre les messages

· Gestion de l'agenda du Directeur adjoint : programmation et coordination des rendez-vous

· Planification des réunions, réservation des salles et organisation logistique (convocations, ordres du jour)

· Rédaction de courriers, notes, comptes rendus et relevés de décisions ? à partir d'instructions orales ou manuscrites

· Conception et mise en forme de supports de présentation et de diffusion

· Suivi administratif des congés et absences des adjoints de la DPTS

· Préparation des dossiers et pièces nécessaires aux réunions et instances

Gestion du courrier et de la communication du service

· Réception, tri et répartition du courrier arrivé de la DPTS, selon les règles internes

· Préparation des éléments de réponse, présentation à la signature (parapheurs) et envoi du courrier départ

· Réception et diffusion des messages de la messagerie générique du service si nécessaire

· Tenue des tableaux de suivi (chrono « arrivés » / « départs »)

· Reproduction et diffusion de documents et de dossiers

· Interface administrative avec les entreprises, prestataires et services de l'établissement

· Information de premier niveau des interlocuteurs internes et externes

Suivi des dossiers et gestion documentaire

· Suivi et relance des échéances et des dossiers en cours, alerte de la direction

· Classement, archivage (papier et électronique), épuration et suivi des dossiers

· Organisation et structuration des dossiers (physiques et numériques) en lien avec le responsable du service administratif

· Saisie et mise à jour des bases de données du service (contacts, annuaires…)

Activités spécifiques

Des déplacements peuvent se produire :

· Sur les divers sites du CHGR

· Auprès des administrations pour dépôt et/ou retrait de dossier.

Profil

COMPETENCES REQUISES ET/OU A DEVELOPPER :

Savoirs — connaissances théoriques, générales ou spécialisées :

· Connaissance de l'environnement d'un établissement public de santé et du droit hospitalier (notions)

· Connaissance de l'établissement, de son organisation et de son évolution

· Règles de rédaction administrative et de mise en forme des écrits

· Techniques de classement et d'archivage (papier et électronique)

Savoir-faire — pratiques, outils, méthodes et techniques :

· Qualités rédactionnelles : rédiger, rendre compte, mettre en forme, transmettre une information

· Prendre des notes rapidement et établir des comptes rendus

· Planifier et prioriser les tâches, en collaboration avec les autres agents du service

· Définir et utiliser un plan de classement, d'archivage et de gestion documentaire

· Identifier les informations communicables dans le respect du secret professionnel

· Gérer plusieurs dossiers en parallèle et tenir des échéanciers

· Maîtrise des outils bureautiques et applicatifs métier : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, M-EVA, DVP, Agiletime

Savoir être — qualités personnelles et relationnelles :

· Discrétion, confidentialité, loyauté et respect du secret professionnel

· Rigueur, méthode et sens de l'organisation

· Dynamisme, anticipation et sens de l'initiative

· Capacité à distinguer l'urgent de ce qui peut être reporté

· Capacité à connaître les dossiers en cours et à anticiper le déroulement des opérations du service

· Qualités relationnelles et sens du travail en équipe

· Disponibilité en fonction des échéances et des instances

· Capacité d'adaptation et de gestion des imprévus

LIENS HIERARCHIQUES ET FONCTIONNELS :

Hiérarchiques :

- Directeur adjoint en charge de la DPTS

Fonctionnels :

- Responsable du service administratif de la DPTS

- Ingénieur responsable des services techniques.

- Ingénieur en charge du SDIA

- Agents d’encadrement des services techniques et agents du bureau d‘études.

- Direction générale et autres Directions du CHGR.

- Services des soins, administratifs et logistiques du CHGR.

- Entreprises, fournisseurs et Maître d’œuvre du CHGR.

Avec les autres personnels administratifs :

- Collaboration au sein de la DPTS entre les 4 agents administratifs et l’Acheteur/se

EXIGENCES DU POSTE :

- Niveau minimum souhaité : Bac Pro ou Général en secrétariat

- Maîtrise des outils bureautiques : tableur, traitement de texte, messagerie.

- Expérience en secrétariat de direction appréciée

- Expérience en structure sanitaire et/ou médico-sociale appréciée

3. CARACTERISTIQUES D’EXERCICE DU POSTE

- Poste à 100 % ouvert aux agents titulaires - Recrutement contractuels CDD/CDI possible

- Horaires : 5 jours du lundi au vendredi, de 9h à 17h

- Poste à pourvoir en CDI ou mutation

- Poste à pouvoir sur un grade d’adjoint administratif catégorie C

- Télétravail possible 1/semaine

- Les tâches administratives sont réparties entre les agents administratifs de la DPTS. En cas de besoin, des tâches simples et courantes — y compris le traitement du courrier — doivent pouvoir être réalisées par tout agent du secrétariat, ce qui implique une certaine polyvalence.

- L’activité de la DPTS est une activité continue et soutenue durant l’année. Elle comporte des pics d’activité :

· En fin et en début d’année au moment de la clôture de l’exercice

· En juillet du fait de l’interruption des chantiers en août

- La présence minimale d’un agent administratif chaque jour est exigée.