Assistant(e) Direction - H/F

Description entreprise :

Best Western
Hôtels singuliers, propres et confortables offrant un accueil chaleureux et une décoration personnelle et qualitative pour des séjours avec un bon rapport qualité prix.
C’est un choix incontournable pour les voyageurs de loisirs et d’affaires.

Description du poste :

1. Gestion administrative :
• Rédaction de courriers, rapports, comptes rendus et documents divers.
• Gestion des appels téléphoniques et des courriels.
• Classement et archivage des documents administratifs.
2. Support à la direction :
• Assistance dans la prise de décisions en fournissant des informations pertinentes.
• Préparation de réunions (ordre du jour, convocations, prise de notes).
• Suivi des projets de la direction et mise en œuvre des décisions prises.
• Gestion des rendez-vous et des déplacements professionnels.
3. Coordination des équipes :
• Communication avec les différents services de l'hôtel (réception, housekeeping, etc.).
• Transmission des directives de la direction aux différents départements.
• Coordination des événements ou réunions d’équipe.
• Assurer le lien entre la direction et le personnel opérationnel.
4. Gestion de la relation client :
• Assurer un suivi auprès des clients VIP et traiter les demandes spécifiques.
• Gérer les plaintes ou problèmes en escalade, en collaboration avec les équipes de réception.
• Maintenir une communication fluide avec les partenaires externes et les fournisseurs.
5. Gestion des ressources humaines :
• Participer à la gestion des plannings et du personnel.
• Suivi des absences, congés et horaires.
• Aider dans le recrutement, la formation et l'intégration des nouveaux employés.
6. Suivi financier :
• Contrôle des factures et paiements en lien avec le service comptabilité.
• Aider à la préparation de budgets ou rapports financiers à la demande de la direction.
• Suivi des commandes et des stocks en lien avec les fournisseurs.
7. Veille et conformité :
• Veiller à ce que l’établissement soit conforme aux réglementations en vigueur, notamment en termes de sécurité et d’hygiène.
• Assurer une mise à jour des procédures administratives et légales.
8. Gestion événementielle :
• Organisation d'événements internes (réunions, séminaires) ou pour les clients (mariages, conférences).
• Coordination avec les prestataires extérieurs pour l’organisation d’événements spéciaux.
9. Soutien aux opérations quotidiennes :
• Aider dans la gestion des imprévus et urgences de l’hôtel (incidents techniques, plaintes clients, etc.).
• Remplacement temporaire de personnel administratif ou en réception si nécessaire.

Profil recherché :

• Distinction et maîtrise des codes de la relation avec les clients
• Facilite le dialogue entre les équipes et la direction
• Excellent commercial, bon manager
• Organisé, fiable et sens de la discrétion
• Une présentation soignée