Assistant(e) Administration des Ventes (H/F)

Description

Le Groupe COC est composé de plusieurs entités : COC (coopérative agricole), COCI (unité industrielle fabriquant de l'huile végétale et du biocarburant), COL (société de transport), COPRESTO (prestation de services) et SATRAV (société de vente de fioul et carburants).

Dans notre Groupe, l’humain est au cœur de notre stratégie et nous savons que le recrutement est une pièce essentielle. C'est le professionnalisme, la proximité et l'implication de nos équipes qui permettent d'assurer la qualité des produits et des services rendus.

Description du poste

Au cœur de l’activité du Groupe COC, vous assurez la gestion administrative et opérationnelle des contrats d’achat et de vente, depuis la réception des commandes jusqu’à la livraison des produits chez nos clients.

Vous intervenez sur un portefeuille diversifié de produits : céréales issues de la collecte, mais également produits issus de notre activité industrielle de trituration et d’estérification (huiles, tourteaux, biodiesel, glycérine).

Véritable interface entre les clients, les équipes internes et les partenaires externes, vous contribuez à garantir la bonne exécution des contrats, la qualité de service et la satisfaction de nos clients.

Missions principales

Administration des ventes et gestion des données :

• Assurer la saisie et le suivi des contrats et commandes (réception, enregistrement, affection) dans les outils dédiés.
• Garantir la fiabilité, la cohérence et la mise à jour des données.
• Réaliser les contrôles de conformité et participer à la fiabilisation des données dans le cadre de la migration vers le nouvel ERP.

Relation clients :

• Être l’interlocuteur(trice) privilégié(e) des clients pour les demandes liées à l’exécution des contrats (renseignement et traitement des demandes).
• Identifier, suivre et traiter les éventuelles non-conformités.
• Participer à la gestion des litiges en lien avec les équipes concernées.

Organisation et suivi des transports :

• Organiser les transports nécessaires à l’exécution des contrats :
  • transmission des ordres de transport à notre filiale transport ;
  • affrètement direct auprès de transporteurs externes lorsque nécessaire.
• Élaborer et suivre les plannings de transport des contrats Franco.
• Réaliser les plannings liés à l’activité industrielle.

Suivi de l’exécution des contrats :

• Suivre les avances, retards et échéances des contrats et effectuer les relances nécessaires.
• Suivre les non-conformités liées à l’exécution des contrats et participer à la résolution des éventuels litiges.
• Veiller au respect des engagements contractuels et à la bonne circulation des informations entre les différents interlocuteurs.

Facturation et suivi des paiements :

• Établir et transmettre les factures de ventes et d’achats extérieurs.
• Générer les fichiers bancaires nécessaires.
• Assurer le suivi des limites d’encours clients.
• Créer les comptes clients et maintenir à jour leurs données : contacts, contraintes, protocoles de sécurité, etc.
• Effectuer les relances et assurer le suivi des retards de paiement.

Reporting et amélioration continue :

• Participer à l’élaboration et au suivi des tableaux de bord et KPI relatifs aux contrats, aux transports et à leur exécution. En garantissant la fiabilité des indicateurs.
• Assurer, en cas d’absence temporaire, le remplacement du/de la Responsable Administration Exécution Commerciale.
• Participer à la polyvalence au sein du service afin de garantir la continuité d’activité lors des congés, absences ou pics d’activité, notamment pendant les périodes de forte saisonnalité liées à la collecte.

Profil recherché

De formation Bac+2 minimum, idéalement en commerce international, administration des ventes ou logistique, vous êtes débutant(e) ou disposez d’une première expérience dans un environnement commercial, logistique ou industriel.

Vous êtes à l’aise avec les outils informatiques et maîtrisez particulièrement Excel : tableaux croisés dynamiques, recherches de valeurs, mise en forme et exploitation de données.

Vous êtes également à l’aise avec les solutions digitales, l’automatisation et les outils d’intelligence artificielle, et souhaitez participer activement à leur développement.
La maîtrise de l’anglais professionnel (niveau C1) est requise.

Vos qualités :

Nous recherchons avant tout une personne :

• Fiable, rigoureuse et méthodique ;
• Organisée et capable de gérer plusieurs sujets simultanément ;
• Réactive, avec un bon sens de l’analyse et de l’anticipation ;
• Dotée d’un excellent relationnel et d’un bon sens de la communication ;
• Diplomate et à l’aise dans la négociation ;
• Capable de travailler efficacement en équipe ;
• Polyvalente et adaptable à un environnement multi-produits, associant activité céréalière et produits industriels.

Pourquoi nous rejoindre ?

Ce poste vous permettra d’occuper une fonction centrale et polyvalente, au croisement du commerce, de la logistique, de la relation client et des opérations.

Vous évoluerez dans un environnement dynamique, avec des enjeux concrets de digitalisation et de transformation des outils, et serez directement impliqué(e) dans l’amélioration des processus du service.

Vous aimez les environnements où la rigueur, la réactivité et le sens du collectif font la différence ?
Rejoignez-nous !

Informations complémentaires

Contrat : CDI
Temps de travail : 35 heures
Statut : Employé
Rémunération : Selon expérience
Avantages :

• 13ème mois
• Intéressement et participation
• Épargne retraite
• Avantages CSE (chèques vacances, chèques cadeaux, ...)
• Mutuelle (possibilité mutuelle familiale)