Responsables des Archives - H/F

Description entreprise :

Le Sud du Jura est un territoire partagé entre plaine et moyenne montagne, marqué par le contraste entre le Haut Jura frontalier avec la Suisse (comprenant les Centres hospitaliers de Morez et St-Claude), les plateaux jurassiens (comprenant les sites hospitaliers de Champagnole, Orgelet, Arinthod et St Julien) et à moindre altitude le vignoble et la plaine bressane, où est situé le site support, Lons le Saunier.

L’ensemble des établissements cités ci-dessus forment les Hôpitaux du Jura Sud.

Ces établissements publics de santé sont pilotés par une même équipe de direction et proposent ensemble une offre de soins sur le territoire jurassien en application du projet médical territorial « Horizon 2022 ».

Le Centre hospitalier Jura Sud est l’établissement support du GHT Jura Sud, qui outre les Hôpitaux du Jura Sud comprend le centre hospitalier du Pays de Revermont.

Lons le Saunier est situé à 1h de Bourg-en-Bresse, à 1h30 de Lyon, Dijon et Besançon et à 3h15 de Paris.

Description du poste :

Le poste est basé à Lons-le-Saunier, avec déplacements réguliers sur les autres sites des Hôpitaux du Jura.

Le/la Responsable des Archives planifie, organise, coordonne et pilote les activités relatives à la gestion des archives médicales et non médicales en animant les équipes de professionnels. Il/elle veille à la qualité, à la sécurité et à la conformité des processus d'archivage, dans le respect des dispositions légales réglementaires applicables.

Il/elle met en oeuvre, pilote et assure le suivi des projets dans son domaine d'activité. Il/elle contribue notamment à la mise en oeuvre et au suivi des orientations et plans d'actions définis par l'établissement et veille à leur déclinaison opérationnelle auprès des équipes et services concernés.

Missions principales :

• Organisation, coordination et sécurisation de l'ensemble du circuit des archives médicales et non médicales, de leur collecte à leur conservation et à leur communication, dans le respect de la réglementation,
• Organisation et sécurisation du processus d'élimination des archives médicales et non médicales, dans le respect des durées de conservation et des dispositions réglementaires applicables,
• Pilotage et coordination des projets de dématérialisation des archives médicales et non médicales,
• Définition, harmonisation et déploiement des procédures et pratiques d'archivage sur l'ensemble des établissements et des sites concernés,
• Conseil et accompagnement des services dans la gestion, le classement, la conservation, le versement et la dématérialisation de leurs documents et archives,
• Encadrement, coordination et accompagnement des équipes en charge des archives médicales, incluant l'organisation de l'activité et le développement des compétences professionnelles.

Profil recherché :

Compétences managériales et organisationnelles :

• Concevoir, piloter et évaluer un projet ou un processus relevant de son domaine de compétence,
• Evaluer, développer et valoriser les compétences de ses collaborateurs,
• Piloter, animer, communiquer et motiver une ou plusieurs équipes,
• Planifier, organiser et répartir la charge de travail et allouer les ressources nécessaires à la réalisation des activités,
• Traduire les orientations stratégiques en projets, plans d'actions et moyens de réalisation,
• Accompagner les évolutions organisationnelles et la conduite du changement.

Compétences techniques :

• Maîtrise du classement et des techniques archivistiques,
• Maîtrise de la réglementation applicable aux archives,
• Organisation et classement des données, informations et documents de diverses natures,
• Connaissance du droit des usagers du système de santé, notamment en matière d'accès aux informations de santé,
• Capacité à utiliser les outils métiers,
• Capacité à assurer une veille réglementaire et professionnelle dans le domaine de l'archivage, de la gestion documentaire et de la dématérialisation,
• Connaissance des principes de gestion administrative, économique et financière appliqués à son domaine d'activité,
• Connaissance des enjeux et outils liés à la dématérialisation, à la gestion électronique des documents et à l'archivage numérique,
• Connaissance des principes de confidentialité, de sécurisation et de protection des informations et données traitées.

Compétences relationnelles :

• Capacité à encadrer, fédérer et accompagner une équipe,
• Sens de l'organisation, rigueur et méthode,
• Capacité d'analyse et de synthèse,
• Réactivité et adaptabilité,
• Sens des responsabilités,
• Qualités d'écoute, de communication et de pédagogie,
• Capacité à travailler avec des interlocuteurs multiples et en transversalité,
• Esprit d'initiative et force de proposition,
• Capacité à gérer les situations complexes et à prioriser les actions.