1. Raison d’être du poste
En collaboration directe avec l'Assistante de Direction Générale, vous jouez un rôle clé dans la fluidification du quotidien de l'équipe de Direction. Vous participez activement à la gestion administrative, à la logistique des événements et des réunions, ainsi qu'à la formalisation des processus internes pour sécuriser le fonctionnement global de la direction.
2. Missions Principales
Support Administratif & Gestion
Notes de frais : Réceptionner, contrôler et soumettre à approbation les notes de frais pour l'ensemble des membres du Codir IHS.
Gestion des agendas : Organiser et optimiser les agendas de l'équipe de Direction.
Administration des outils : Assurer la gestion quotidienne des accès et paramétrages (ex. création d'utilisateurs sur Swile, activation des délégations, etc.).
Organisation Logistique & Événementielle
Séminaires & Événements : Rechercher des lieux, solliciter et comparer les devis, et participer à la planification logistique des séminaires et événements d'entreprise.
Réunions : Réserver les salles, commander et coordonner l'intendance (cafés, plateaux-repas, fournitures) pour garantir le bon déroulement des réunions.
Structuration & Sécurisation des Processus
Rédaction de modes opératoires : Documenter et rédiger des fiches de processus claires afin d'harmoniser et sécuriser les pratiques quotidiennes (exemples : utilisation de la clé électronique pour les marchés publics, parcours de signature sur Adobe Sign, procédure de création de nouveaux fournisseurs, etc.).
Formation & Prérequis
Niveau d'études : Bac +2 à Bac +3 (en cours de préparation).
Filière : Peu importe la filière d'origine, c'est avant tout une réelle volonté de s'investir dans le poste et la motivation qui feront la différence.
Savoir-être (Qualités personnelles)
Discrétion & Confidentialité : La règle d'or de l'assistanat de direction. Capacité absolue à traiter des informations sensibles avec réserve.
Rigueur & Organisation : Gestion efficace des priorités, ponctualité et souci du détail.
Proactivité & Anticipation : Ne pas attendre qu'on lui donne du travail, savoir anticiper les besoins (ex. préparer un dossier avant même la demande).
Aisance relationnelle & Sens du service : Attitude positive, posture professionnelle et adaptation de la communication selon les interlocuteurs.
Gestion du stress & Adaptabilité : Capacité à garder son calme lors des changements de planning de dernière minute.
Savoir-faire (Compétences techniques)
Alternant Assistant de Direction H/F/X • Créteil, IDF, fr
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L'assistant de direction gère l'accueil, la correspondance, les commandes, les paiements et assiste la direction dans diverses tâches administratives. Voir plus
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