Adjoint au responsable du service citoyenneté (H/F)

Avec sa position stratégique aux portes de Paris, la ville de Vincennes (Val-de-Marne, 49 908 habitants, 759 agents) ne manque pas d'atouts : elle bénéficie d'un environnement unique avec le château, la proximité du bois, son patrimoine architectural exceptionnel, des équipements publics de qualité et des commerces de proximité nombreux et réputés.
La ville est desservie par la ligne 1 du métro et le RER A.

La ville recrute pour sa Direction de la réglementation

un Adjoint au responsable du service Citoyenneté (H/F)
(Catégorie B- Rédacteur)

Sous l'autorité du Responsable du service de la citoyenneté, votre objectif sera d'assister le responsable de service dans ses missions et assurer durant son absence toutes les missions qui lui sont dévolues.

• Prendre part à la préparation du budget, demander les devis aux entreprises et établissement des bons de commandes et liquidation des factures

• Participer à la préparation des scrutins

• Envoyer les différentes notes de service et courriers 1 mois avant la date des élections

• Assister aux affectations pour le personnel

• Réceptionner et vérifier la propagande électorale:
  - Enregistrer, relire les procurations
  - Organiser la mise sous pli des documents électoraux
  - Vérifier que le matériel électoral pour le jour du scrutin soit prêt

• Organiser la constitution des dossiers avec le responsable

• Contribuer à la centralisation des résultats et à la soirée électorale en projetant les différents résultats communiqués par les bureaux de vote
  Éditer des résultats à donner aux présidents de bureaux de vote, préparer les cartons contenant les procès verbaux pour la préfecture

• Participer à la gestion des réunions publiques dans le cadre de la campagne électoral

• Vérifier et éditer une liste de contrôle pour relecture des inscriptions et les modifications d'adresse sur la liste électorale prises par l'accueil unique

• Procéder aux radiations adressées par l'Insee et les décès de la commune informatiquement et sur les listes générales

• Traitement des listes de centre et des inscriptions d'office reçues de l'Insee

• Préparer les commissions administratives chargées de la révision des listes électorales

• Organiser les soirées électorales sur le logiciel Soprano

• Garantir le suivi des cartes électorales en retour

• Assurer un suivi de la gestion des changements d'adresse par le biais du fichier intrazone

• Participer à la révision des listes électorales

• Vérifier sur le logiciel oféa que les électeurs qui ont une carte en retour ne sont plus assujettis aux taxes locales, envoyer un courrier aux électeurs, monter les dossiers pour les présenter à la commission administrative chargée de la révision des listes électorales, radier les électeurs sur les listes générales et sur le logiciel élections, puis adresser un recommandé à l'électeur

• Participer aux traitements des dépôts de statuts des syndicats professionnels
  

  Gestion de l’état civil :
  

• Participer dans le cadre de la polyvalence à la mise à jour des registres d'état civil informatiquement et sur papier (jugements, mentions de pacs, de divorce, de répertoire civil, de décès, de transcriptions, d’avis de notoriété, d'avis de naissance, remembrement)

• Recevoir une famille endeuillée ou les opérateurs de pompes funèbres, pour prendre une déclaration de décès ou un renouvellement de concessions,

• Se rapprocher des agents du cimetière pour obtenir les certificats d'entretiens en vue d'un renouvellement de concession

• Rédiger les actes de décès sur le logiciel city web et mettre à jour logicime

• Assister à l'accueil des futurs mariés pour constituer leur dossier de mariage, bloquer le pôle évènement, mettre à jour l'agenda, faire la publication des bans, et l'afficher sur le panneau extérieur de la mairie dédié à cet effet, envoyer un mail au secrétariat des élus

• S'associer à la vérification des dossiers de mariage pris par les agents

• Prendre part à la saisie des actes de mariage et des différents documents, mettre sur registre les actes de mariage, établir les livrets de famille pour les nouveaux mariés

• Procéder à la publication des mariages extérieurs

• Envoi de la fin de mois pour les impôts, le secrétariat du maire, la DEJ, le secrétariat de la DGA, le Vincennes Info

• Réaliser des duplicatas de livret de famille, les adresser aux différentes mairies ou les remettre dans la bannette pour que l'accueil unique puisse les remettre aux usagers vincennois

• Établir des procès verbaux d'ouverture et de clôture des registres d'état-civil

• Participer à la célébration des mariages avec les élus

• Gérer le recensement militaire, vérification des demandes prises par l'accueil unique

• Transmettre des listes au service national

• Élaborer les plannings du cimetière

• Rendre compte à sa hiérarchie

• Participer aux réunions de service

• Anticiper et gérer les situations conflictuelles

• Communiquer les mouvements d'état civil à l'INSEE de façon dématérialisée

• Gérer l'archivage du service

• Planifier les rendez-vous de mariage et de pacs/ participation à la saisie des contrats de pacs

• Assurer le contrôle des dossiers de changements de prénoms

• Encadrement du coordonnateur chargé du recensement de la population

• Transmettre au service communication les informations concernant l'état-civil:
  - L’adjoint au responsable du service citoyenneté participe à la Politique Qualité définie par la Ville de Vincennes et qui vise 3 objectifs principaux

  -Assurer la qualité des services municipaux : fournir des services de haute qualité répondant aux attentes des citoyens en matière d'efficacité et de transparence.
  - Renforcer l'organisation interne : améliorer les processus de management et d'organisation au sein de la mairie pour garantir une meilleure réactivité et efficacité.
  - Consolider la confiance des citoyens : maintenir une relation de confiance et de transparence entre la municipalité et les citoyens.

• Connaissances: de toutes les procédures du services
  des logiciels city web, civil net élections, Gescime, Maestro, soprano, civil finances
  de la Ville et de ses organes

• Organisation et organigramme des services de la ville de Vincennes

• Expertise métier sur les missions de l'accueil unique

• Accueil du public

• Connaitre les règles du droit électoral et des normes applicables aux actes administratifs d'état civil

• Veiller à l'application du règlement des cimetières

• Prendre des initiatives dans son domaine de compétences

• Savoir évaluer et prioriser les tâches à effectuer

• Rigueur et ponctualité

• Sens de l'initiative et de la discrétion

• Facilité d'écoute et de dialogue
  
  
  Spécificités du poste:
  

• Poste à temps plein avec récupération annuelle de 22 jours de RTT (moins la journée de solidarité)

• 8h/jour avec coupure méridienne

• Possibilité de travail le samedi matin et après midi pour la célébration des mariages

• Travail le dimanche des élections

Poste à pourvoir par voie statutaire ou contractuelle.

Rémunération statutaire + régime indemnitaire + 13ème mois + accès à une restauration collective avec participation employeur + participation mutuelle et maintien de salaire + Amicale du personnel (chèques vacances, bon à la consommation, …) + RTT.

Vincennes, bien plus qu'une ville.