SECRETAIRE SERVICE SECURISATION DES SOINS (PEPPS)

Le secrétariat assure la correspondance et la communication du service PEPPS Sécurité des soins et si besoin de sous-commissions de la CME en lien avec la GDR et la sécurisation des soins : IQSS, COMEDIMS, CAI … Il établit le lien entre les différents partenaires au sein de l’établissement et le Praticien Qualité en charge du service PEPPS

🔎 Les missions qui vous attendent en quelques mots ?

1 – Description des différentes missions du poste :

A – ADMINISTRATIF COURANT pour le service PEPPS :

- Rédaction et mise en forme de documents professionnels

- Gestion de la messagerie électronique et de l’accueil téléphonique du service

- Organisation des réunions : réservation des salles, gestion du matériel

- Relais des informations auprès des praticiens du PEPPS

- Gestion de la commande de fournitures de bureau

- Classement et mise à jour physique et informatique des dossiers

- Mise à jour du bilan annuel

- Veille documentaire sur le site de la HAS

- Mise en ligne, mise à jour et diffusion des protocoles sur ENNOV

B- INDICATEURS :

* IQSS :

-Organisation logistique des audits : impression et préparation des grilles, listing des dossiers à auditer, réservation des salles et du matériel nécessaire à l’audit, aide pratique

- Saisie des grilles sur le logiciel QUALHAS, destruction des grilles papier pour anonymisation.

- Envoi des résultats par mail aux auditeurs et personnes concernées par l’audit.

- Réalisation des diaporamas de présentation des résultats avec graphiques.

* EPP : RMM/ CREX, Approche processus et audits ciblés :

- Envoi, recueil et mise à jour des fiches programme des EPP

- Support logistique et technique des praticiens du PEPPS pendant les formations aux pilotes de RMM / CREX

- Réalisation des grilles d’audit sur Excel avec analyse automatisée (graphiques et statistiques)

- Réalisation des diaporamas de présentation des résultats pour les EPP (avec graphiques et statistiques)

- Mise en ligne des éléments de méthode EPP (kits outils) et des protocoles des EPP sur ENNOV en lien avec le service Communication pour la mise en valeur sur les actualités de l’Intranet.

- Classement et mise à jour des dossiers informatiques et physiques des EPP (archivage et création de nouveaux dossiers, classeurs).

- Mise à jour et tenue du tableau de suivi des EPP avec envoi par mail des extractions par pôle

- Mise à jour et tenue du tableau de suivi des RMM/CREX

- Réalisation des diaporamas de bilans annuels des EPP et RMM/CREX

- Suivi des actions d’amélioration des RMM /CREX avec des praticiens du PEPPS et la Direction Qualité (ingénieurs QGDR) : rédaction d’un tableau de suivi par thématique

- Travail avec les praticiens du PEPPS sur les risques et la rédaction du PDCA pour la thématique des EPP dans le cadre des certifications

C- Commission EPP et autres instances :

- Préparation et envoi de l’ordre du jour des réunions

- Rédaction et mise en page des diaporamas à présenter

- Réservation et préparation de la salle de réunion

- Prise de notes et Rédaction du compte-rendu et diffusion aux membres présents et excusés par mail

- Archivage informatique et physique de la communication autour des activités du service

🤝L’équipe que vous allez rejoindre

Dans le cadre de vos missions vous serez amené(e) à travailler en collaboration avec :

➢ Les professionnel(le)s en charge de la qualité /GDR, de la sécurité des soins et du DIM

➢ La Direction Qualité

➢ Tous les professionnels internes de l’établissement : médecins, cadres de santé, IDE

💼Les particularités du poste :

➢ Poste à temps plein.

➢ Horaires : 9h – 17h du lundi au vendredi, adaptable en cas de nécessité du service : audits, réunions …

➢ Bonne connaissance et intérêt pour les thématiques abordées en matière de qualité.

➢ Exigences relationnelles :

o Contact avec malade : non

o Contact avec public : éventuellement lors audits, patients traceurs …

o Travail en équipe : oui transversal

o Poste isolé : non

o Situation psychiquement éprouvante : non

o Connaissance des logiciels : oui tous les logiciels de prescription du CHUO

Les petits + du CHU d’Orléans :

• Une politique sociale dynamique : place dans les crèches du CHU et de la métropole, accès au self de l’établissement, valorisation de l’engagement collectif…
• Un accompagnement individualisé dans votre projet de carrière : accès à l’intégralité du plan de formation, dispositif de promotion interne…
• Un accès aux CGOS et ses nombreux avantages : chèques vacances, billets de spectacle, chèques loisirs…

Fiche de poste en PJ