Assistant(e) administrative

Présentation de la structure :

Nepsod, un centre de formation ancré sur son territoire

Centre de formation et CFA (Centre de Formation d’Apprentis) spécialisé dans la formation professionnelle en alternance et en continu, notre mission est de vous offrir les moyens de monter en compétences, et vous accompagner dans l’emploi !

Né en 2010 dans le Nord-Ouest Rhodanien, Nepsod s’oriente d’abord vers les formations civiques et Français Langue Étrangère pour répondre aux besoins des publics primo-arrivants. Après son alliance avec le groupe Osengo en 2015 et le lancement de son CFA L’Alternance by Nepsod, Nepsod développe son offre de formations et d’accompagnement professionnel afin de s’adresser à tous les publics : particuliers (jeunes, adultes et séniors), entreprises, salariés, demandeurs d’emploi et personnes en situation de handicap.

Fortement ancré sur son territoire, Nepsod est aujourd’hui implanté dans l’ensemble du Rhône-Alpes avec 4 agences à Tarare son siège, Lyon, Chambéry et Echirolles et une dizaine de sites de formation. Dans une démarche de proximité et une volonté d’être au plus près des besoins de nos apprenants et des entreprises de la région, nos sites de formation sont implantés dans de grandes agglomérations aussi bien que dans des zones péri-urbaines et plus rurales.

Présentation du poste :

. Gestion logistique des centres de formation

• Effectuer les déplacements sur les différents sites de formation afin d'acheminer ou de récupérer le matériel pédagogique.

• Préparer les salles avant les démarrages de formation (installation du matériel, vérifications, mise en place).

• Veiller au bon état des salles et signaler les éventuels dysfonctionnements.

• Réaliser les inventaires du matériel pédagogique et informatique.

• Gérer les commandes, le rangement et le suivi des fournitures.

2. Informatique

• Mettre à jour les ordinateurs et les logiciels.

• Préparer les postes informatiques avant chaque démarrage de formation.

• Assurer le suivi du parc informatique et du stock de matériel (ordinateurs, casques, souris, claviers, câbles, etc.).

3. Suivi administratif

• Mettre à jour les tableaux de bord commerciaux et les outils de suivi.

• Réaliser des recherches administratives et préparer les informations nécessaires aux managers.

• Centraliser et organiser les informations utiles au fonctionnement de l'agence.

4. Appui au Responsable d'agence

• Participer à la rédaction des courriers, e-mails et documents administratifs.

• Assurer les échanges avec les bailleurs, fournisseurs et prestataires.

• Suivre les demandes d'intervention jusqu'à leur résolution.

• Rechercher des devis, les comparer et assurer leur suivi.

• Apporter un appui administratif quotidien au Responsable d'agence.

5. Communication

• Réaliser des photos lors des formations et des événements organisés par l'agence.

• Mettre à jour les affichages réglementaires et les supports de communication dans les centres de formation.

6. Veille et amélioration continue

• Réaliser une veille concurrentielle sur les organismes de formation.

• Effectuer une veille sur l'actualité de la formation professionnelle, de l'alternance, des dispositifs de financement et des appels d'offres.

• Être force de proposition pour améliorer l'organisation, les outils et les procédures de l'agence.

Profil recherché :

• Vous êtes une personne organisée, rigoureuse et polyvalente, capable de gérer plusieurs missions en parallèle.

• Vous êtes autonome et réactif(ve) et savez prendre des initiatives face aux besoins du quotidien.

• Vous êtes à l’aise avec les outils informatiques et bureautiques (Outlook, Word, Excel, Teams…) et avez une bonne capacité à prendre en main de nouveaux logiciels.

• Vous disposez de bonnes qualités rédactionnelles et êtes à l’aise dans les échanges par téléphone et par e-mail avec différents interlocuteurs.

• Vous appréciez les missions variées mêlant administratif, logistique, informatique et communication.

• Vous êtes reconnu(e) pour votre sens du service, votre fiabilité et votre capacité à trouver des solutions.

• Une première expérience dans l’assistanat, la gestion administrative ou la coordination serait appréciée, mais n’est pas indispensable.

• La connaissance du secteur de la formation professionnelle constitue un plus.

• Permis B indispensable, des déplacements ponctuels étant à prévoir sur nos différents sites de formation.

Période : Mi-septembre 2026 à février 2027
Temps de travail : 24 heures par semaine – Lundi, mardi, jeudi et vendredi de 9h00 à 12h00 et de 13h00 à 16h00.