SECRETAIRE MEDICALE - EHPAD et USLD

Le Centre Hospitalier de Saint-Junien recherche un(e) Secrétaire Médicale pour ses EHPAD et son USLD. Le poste est ouvert aux titulaires et aux contractuels. Le poste est à temps plein. Grade de recrutement : Adjoint Administratif ou Assistant Médico-Administratif. POSITION DANS LA STRUCTURE Liaisons hiérarchiques : - Directrice Déléguée - Directeur Adjoint des Finances et du Contrôle de Gestion - Responsable des Secrétariats Médicaux Liaisons fonctionnelles : - Les médecins - Les cadres de santé et les soignants des unités - Les admissions HORAIRES DE TRAVAIL Amplitude : 8h30 17h00 MISSIONS GENERALES Le secrétariat hospitalier assure l'accueil, l'information et l'orientation des patients, ainsi que la gestion administrative et documentaire de leur prise en charge. Il organise les consultations et les activités médicales, coordonne les échanges entre les équipes soignantes et garantit la qualité, la confidentialité et la continuité du suivi administratif. MISSIONS PRINCIPALES Gestion administrative et documentaire : - Accueil téléphonique, traitement des demandes, transmission des informations. - Gestion du courrier : réception, tri, traitement, préparation des envois. - Rédaction et frappe de courriers (accompagnement aux RDV, sorties, décès, certificats, informations diverses). - Création, mise à jour, classement et archivage des dossiers (entrées, sorties, décès, hébergement temporaire). - Numérisation, enregistrement et classement des documents médicaux (bilans, comptes rendus, examens, directives anticipées) dans Osiris et Mc Kesson. - Production ponctuelle de documents spécifiques (protocoles, tableaux de suivi, notes de service, documents institutionnels). Organisation des rendez-vous et coordination : - Recensement, prise et enregistrement des rendez-vous médicaux ou paramédicaux (CH St Junien ou établissements extérieurs). - Inscription des RDV dans Osiris, dans l'agenda papier du secrétariat et information aux médecins et aux unités. - Classement des convocations et courriers dans les classeurs dédiés. - Organisation des rendez-vous avec les familles à la demande des médecins. - Suivi des intervenants extérieurs (pédicure, orthophoniste, autres professionnels). Gestion des transports : - Commande des transports urgents ou programmés (VSL, ambulance), en lien avec les médecins. - Vérification des conditions particulières (ALD, O, perfusion, choix du transporteur). - Information des familles en cas de transport non pris en charge. - Enregistrement des transports dans Osiris et dans l'agenda papier. Suivi des activités médicales : - Mise à jour des tableaux de service et de présence médicale (hebdomadaire et mensuel). - Préparation des tableaux d'astreintes. - Recherche de documents médicaux à la demande des médecins. - Gestion des demandes administratives médicales (ALD, changement de médecin traitant). Gestion du médecin traitant et des ALD : - Préparation et transmission des documents à la caisse d'assurance maladie (protocole de soins, demandes diverses). - Tenue du cahier de suivi : date d'envoi, coordonnées du résident, unité, caisse d'assurance maladie. - Recherche des informations administratives dans Mc Kesson (GAM). - Mise à jour du tableau Excel recensant les résidents bénéficiaires d'une ALD. - Anticipation des renouvellements : sollicitation du médecin 3 à 4 semaines avant la fin de l'ALD pour établir un nouveau protocole (Cerfa 11626*04). - Transmission des protocoles complétés à la caisse d'assurance maladie. - Mise à jour des dates de fin d'ALD et motifs d'acceptation dans le cahier et le tableau Excel. Gestion des résidents sortants : - Récupération et archivage des dossiers (Chantemerle en cas de décès, archives centrales en cas de transfert ou retour à domicile). - Rédaction des courriers de sortie ou de décès dictés par les médecins. - Mise à jour des tableaux de suivi (présents, diabétiques). - Annulation ou réorganisation des rendez-vous en cours. Gestion de l'hébergement temporaire : - Récupération et archivage des dossiers à la fin du séjour. - Rédaction des courriers de sortie dictés. - Gestion des rendez-vous en cours (maintien, annulation, réorganisation). Participation à la vie institutionnelle : - Participation aux réunions, rédaction et diffusion des comptes rendus. - Contribution aux campagnes de vaccination (courriers, suivi des réponses, tableaux). - Participation aux enquêtes, recensements, mises à jour de documents institutionnels (contrat de séjour, livret d'accueil). - Appui à l'organisation d'événements (élections, intervenants extérieurs). - Réservation des salles de réunion. - Commande des fournitures de bureau. Soutien transversal et polyvalence : - Aide ponctuelle à la frappe des courriers d'autres services. - Remplacement du secrétariat du SMR si nécessaire. - Coordination logistique lors de l'arrivée de nouveaux médecins (tenues, repas, informations administratives). COMPETENCES REQUISES Accueil physique et téléphonique de qualité Empathie et sens du service Travail en équipe Planification et priorisation Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément Rigueur administrative : exactitude des données, vérification systématique Gestion des imprévus : annulations, urgences, modifications de planning Maîtrise du secrétariat médical : frappe, mise en forme, gestion des dossiers, archivage Connaissance du vocabulaire médical Maîtrise des logiciels métiers Gestion des agendas médicaux Codage simple : vérification des actes, cohérence des données, traçabilité Respect du secret médical et du RGPD QUALITES PROFESSIONNELLES Maîtrise des outils bureautiques et logiciels médicaux Connaissance du vocabulaire médical Sens de l'accueil et relation patient bienveillante Rigueur administrative et fiabilité dans le traitement des dossiers Organisation et gestion efficace des priorités Respect strict de la confidentialité et du secret professionnel Autonomie dans la gestion des tâches quotidiennes Esprit d'équipe et collaboration avec les soignants et médecins Diplomatie et gestion sereine des situations délicates Empathie et patience dans l'accompagnement des patients PARTICULARITES DU POSTE En remplacement mutuel avec la secrétaire du SMR Poste temps plein Accueil du public Pour postuler, merci d'adresser votre CV et une lettre de motivation à l'attention de Mme Aurélie PAVIZA, Directrice des Ressources Humaines.
Les informations de profil figurent dans le descriptif du poste.
Direction des Ressources Humaines