Secrétaire pédagogique au département TC h/f

À propos de nous

Le service public et ses valeurs comptent pour vous ? Vous souhaitez contribuer à la réussite des étudiants en participant au projet d’avenir de l’université ?

Rejoignez CY Cergy Paris Université, au cœur d’un territoire entre ville et nature, ouvert sur l’international, alliant développement durable et innovation. Établissement d'enseignement supérieur et de recherche, CY Cergy Paris Université est présente sur 14 sites sur tout le territoire et rassemble plus de 26 000 étudiants, 1 200 enseignants et enseignants-chercheurs, 900 personnels et 24 unités de recherche, autour des valeurs communes de liberté, d'ambition, de volonté, de courage et d'inclusion.

Basée à Cergy-Pontoise, CY Cergy Paris Université coordonne le projet de site global CY Alliance réunissant 12 établissements, privés (associatifs) ou publics, d’enseignement supérieur et de la recherche. Par son organisation et sa structure inédite sous forme d’université d’écoles, CY Cergy Paris Université crée les interactions et les passerelles nécessaires entre les acteurs du territoire et entre les disciplines, construisant ainsi une offre de formation et de recherche riche, variée et innovante dans son contenu et sa pédagogie. Pour cela, CY Cergy Paris Université a construit un partenariat avec l’une des premières écoles de commerce en France et en Europe, l’ESSEC Business School, favorisant le développement d’initiatives et de projets innovants.

Tous nos postes sont ouverts, à compétences égales, aux candidatures de personnes reconnues travailleurs handicapés et autres bénéficiaires de l'obligation d'emploi.

L’IUT de Cergy-Pontoise est une composante de CY Cergy-Paris Université.

Il est organisé en une direction administrative à Neuville et 10 départements d’enseignements situés à Neuville, Argenteuil, Sarcelles et Pontoise. Après avoir été certifié ISO 9001 de 2011 à 2023, l'IUT est certifié ISO 21001 depuis 2024 et certifié QUALIOPI depuis 2021.

Mission

1. Assurer le secrétariat administratif et pédagogique

2. Assister le chef du département et les enseignants ayant des charges administratives

3. Assurer l’interface entre la direction de l'IUT et les enseignants

4. Travailler en coordination avec la direction de l'IUT, et les différents partenaires de l’IUT internes et externes (entreprises, CFA…)

Scolarité

- Accueillir, renseigner et assister les apprenants

- Suivre administrativement les campagnes de recrutement des apprenants

- Contrôler les inscriptions administratives des apprenants

- Suivre l'assiduité des apprenants (absences, retards...)

- Préparer les jurys, assister aux commissions, saisir les notes, vérifier les procès-verbaux, éditer les relevés de notes et d'acquis et les remettre aux apprenants

- Assurer l'interface entre le CFA et le département

- Suivre les contrats d’apprentissage et les apprentis en relation avec les CFA en utilisant l’application dédiée (plannings, GRC, absences…)

- Suivre les contrats de professionnalisation des stagiaires de la formation continue

- Assister les enseignants en charge de responsabilités administratives

- Gérer les conventions de stage

- Développer et entretenir les relations entreprises du département

- Informer et orienter les étudiants vers les services de la vie étudiante, en cohérence avec les dispositifs institutionnels

Secrétariat de département

- Compte rendu de réunion (dont conseil de département)

Ressources humaines de proximité

- Accueillir les nouveaux enseignants

- Gérer les dossiers de recrutement des vacataires

- Assister les enseignants dans leurs démarches administratives (suivi des dossiers RH...)

- Saisir les heures prévisionnelles de cours en présentiel et les heures du référentiel devant étudiants dans SAGHE. Contrôler et valider les heures réalisées

- Gérer les ordres de mission des enseignants du département

Gestion matérielle

- Gérer les emplois du temps sur CELCAT

- précommandes, suivi des commandes (relations avec les fournisseurs) et préparer les services faits pour le chef de département

- Gérer les relations avec la DPI et la DHSE pour l'organisation matérielle du département

Profil

• Maitrise bureautique (Word-Excel-PowerPoint, TEAMS et FORMS …)

• Aptitude à utiliser et à se former sur des applications diverses, des bases de données, des logiciels

• Savoir trouver la bonne information dans les règlements, répertoires et site efficacement

• Sens de l’organisation et des priorités

• Fiabilité et rigueur

• Dynamisme ; Réactivité ; disponibilité d’esprit

• Autonomie et esprit d’initiative en sachant rendre compte

• Adaptabilité ; Sens du relationnel et du dialogue, esprit d’équipe

• Discrétion professionnelle

Conditions de travail :

📆 Poste ouvert aux agents titulaires en détachement et aux agents contractuels (CDD de 12 mois renouvelable)

🕰️ 38h35 hebdomadaire | 52 jours de congés payés par an

🚇 Remboursement 75 % du titre de transports en commun pour déplacement domicile-travail

🎓 Politique de formation interne développée

💻 Jusqu'à 2 jours de télétravail / semaine (après validation de la période d'essai)

📍 Poste basé sur le site de Sarcelles à pourvoir dès que possible

🌟 Offre sportive, culturelle (accès bibliothèque, conférences) et amicale du personnel.

Rémunération :

• Selon expérience | Grille de la fonction publique d'état (Catégorie B/TECH) : entre 1700€ et 1950€ net par mois et reprise de la situation administrative (titulaire)