Gestionnaire de formation H/F

Entreprise

Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l'Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques - grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations...

Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

• De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.
• Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.
• Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique
• Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.

Poste

Missions du service / positionnement hiérarchique :

Le service des formations et de la vie étudiante regroupe les activités de scolarité pour l’ensemble des étudiants de l’IUT et les activités pédagogiques pour les départements Chimie et Mesures Physiques.

Le service est composé d'une responsable de service, d’une adjointe, plus spécifiquement chargée de l’apprentissage, formation continue et validation des acquis de l’expérience, de 7 gestionnaires de formation.

Sous l’autorité de la responsable de service et en lien fonctionnel avec les chefs de département, les missions principales suivantes sont réalisées pour une ou plusieurs formations, en apprentissage ou en formation initiale, avec un pôle Chimie et un pôle Mesures Physiques.

Des missions transverses sont également assurées pour l’ensemble des formations de l’IUT.

Les activités peuvent suivre un plan de charge variable et les collègues du service sont amenées à stimuler l’alerte du responsable, l’entraide et la solidarité entre collègues, et donc à agir ensemble pour atteindre un but commun.

Missions principales de l’agent·e sur les formations en charge :

Traitement des inscriptions administratives / contrôle des pièces jusqu’au paiement des droits d’inscription

Délivrance des attestations d’inscriptions et les cartes d’étudiants Primo entrant

Contrôle des listes d’émargement et l’assiduité des étudiants (justificatifs d’absence),

Edition et remise des attestations d’assiduité et relevés de notes

Saisie des transferts d’étudiants d’une formation à une autre

Suivi des étudiants boursiers avec le versement et le remboursement des frais de scolarité

Edition de listes de suivi par extraction dans Apogée et vérification des données

Préparation des jurys en relation avec les enseignants

Vérification et remise des diplômes et attestations de réussite

Fiabilisation des informations dans Apogée

Suivi des tableaux de bord (cohortes…)

Archivage des dossiers

Rôle de conseil et d’aide à la décision

Participation le cas échéant à l’organisation d’évènements liés à la formation

Missions mutualisées pour le département Mesures Physiques

Organisation de l'activité de réédition de carte étudiant

Appui aux étudiants en situation de handicap (ex : preneur de note) en cas d’absence de la référente

Missions transverses pour l’IUT

Pilotage d’évènements IUT et/ou département (JPO, Remise diplôme, forum des formations)

Référente pour la fiabilisation auprès de la DFR

Profil recherché

Connaissance, savoir :

• Connaissance générale de l’environnement enseignement supérieur et recherche et de l’organisation générale et le fonctionnement de l’établissement et de ses composantes
• Techniques d’accueil téléphonique et physique
• Utilisation des logiciels de la composante : emplois du temps sur VT, Apogée, Dokeos, E-candidat, Pstage, Moodle – selon les formations prises en charge - formations possibles

Savoir-faire :

• Savoir utiliser les modes de communication écrites ou orales (électronique, téléphones,)
• Utiliser les outils bureautiques (Word et Excel)
• Savoir s’exprimer correctement oralement ou par écrit
• Savoir appliquer la réglementation applicable au domaine et respecter les procédures
• Trier, hiérarchiser et classer les informations
• Analyser et gérer les demandes et les priorités
• Savoir gérer les situations d’urgence, comprendre le besoin et savoir y répondre
• Savoir s’organiser, anticiper, respecter les délais
• Savoir rendre compte
• Gérer la confidentialité des informations et des données

Savoir-être :

• Esprit d’équipe
• Sens de l’organisation
• Diplomatie
• Patience
• Discrétion
• Sens de l’accueil
• Sens de l’initiative
• Adaptabilité