Assistant(e) de direction - Direction des soins - H/F

Description entreprise :

Le centre hospitalier de Cadillac est un établissement public de santé, spécialisé dans la prise en charge de la maladie mentale et de l’accompagnement des souffrances psychiques, implanté sur un territoire de près de 580 000 habitants qui s’étend de la métropole Bordelaise jusqu’au Sud Gironde, avec un maillage territorial important en intra et extrahospitalier. Il dispose de 348 lits, de 227 places alternatives à l’hospitalisation, plus de 80 structures. 1300 professionnels dont 75 médecins travaillent au Centre Hospitalier de Cadillac dont le budget total s’élève à plus de 100 millions d’euros.

Description du poste :

La direction des soins du groupement SUD GIRONDE est une direction rattachée au Directeur Général. Elle est en interface avec toutes les équipes hospitalières du groupement : médicales, soignantes, médico-techniques, administratives et financières.

L’assistant(e) de direction des soins travaille en collaboration étroite avec le directeur des soins. Il/elle apporte un soutien logistique, administratif et organisationnel quotidien à la direction des soins de la direction commune. Il/elle garantit la fluidité de la communication interne et externe, gère les agendas complexes et assure le suivi de dossiers transversaux ou RH spécifiques aux personnels paramédicaux.

Assistanat de direction et organisation

– Gestion d’agenda de la Direction des Soins et prise de rendez-vous multi-sites

– Préparation, suivi et organisation des dossiers et des réunions multi-sites

– Accueil téléphonique

– Rédaction de supports de communication interne (rapports, comptes rendus, notes…)

– Transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes…)

– Saisie de documents numériques et gestion administrative du courrier

– Gestion des listes de diffusion (création, mise à jour)

Suivi de dossiers transversaux et paramédicaux

– Gestion des stages paramédicaux : tableaux prévisionnels, courriers, suivi des demandes et des conventions, échanges avec les IFSI, demandes d’accès UHSA

– Gestion des astreintes de l’encadrement

– Suivi des dossiers GHT

– Gestion et suivi de la Commission Centrale des Soins Infirmiers, de Rééducation et Médico-techniques (CCSIRMT)

– Veille réglementaire

Logistique et événementiel

– Organisation des matinées attractivité

– Participation à l’organisation d’événements internes (séminaires, conférences…)

– Prise en charge des aspects logistiques : stock des fournitures bureautiques, photocopieur, gestion des salles de réunion…

Rattachement hiérarchique : Directeur des Soins

Relations fonctionnelles principales : cadres supérieurs de santé, cadres de santé, Direction des Ressources Humaines, services de soins et partenaires extérieurs.

Localisation : Bureau au sein de la Direction des Soins – Cadillac (déplacements possibles sur les sites du groupement)

Type de contrat et date de prise de poste : Poste à temps plein. Titulaire ou contractuel

Poste à pourvoir dès que possible

Rémunération totale brute : Selon grille de la fonction publique hospitalière

A partir de 2201.53 € mensuel

+ reprise ancienneté

Conditions d’exercice : du lundi au vendredi de 9h à 16h45

Liste des pièces à fournir : Copie du diplôme, curriculum vitae, lettre de motivation, 3 dernières évaluations professionnelles

Profil recherché :

Compétences attendues :

Maîtriser les outils bureautiques, en particulier Outlook

Maîtriser les normes rédactionnelles, les méthodes de classement et d’archivage

Organiser et prioriser son activité dans un environnement multi-sites

Rédiger et mettre en forme des documents, rapports et comptes rendus

Assurer le suivi administratif de dossiers institutionnels et de leurs échéances

Rechercher, sélectionner et diffuser l’information utile aux équipes et aux partenaires

Travailler en lien avec des interlocuteurs multiples, internes et externes à l’établissement

Savoir être :

Qualités relationnelles : sens de l’écoute et de l’accueil

Capacité d’anticipation et d’autonomie : prise d’initiatives, gestion des priorités

Loyauté et discrétion

Disponibilité

Bonne présentation, expression orale et écrite adaptées

Qualifications requises :

BTS Support à l’action managériale (ou diplôme équivalent) souhaité

Expérience de 3 ans minimum sur un poste similaire

Une connaissance du milieu hospitalier serait appréciée