Description du poste
1. Raison d’être du poste
En collaboration directe avec l'Assistante de Direction Générale, vous jouez un rôle clé dans la fluidification du quotidien de l'équipe de Direction. Vous participez activement à la gestion administrative, à la logistique des événements et des réunions, ainsi qu'à la formalisation des processus internes pour sécuriser le fonctionnement global de la direction.
2. Missions Principales
Support Administratif & Gestion
Notes de frais : Réceptionner, contrôler et soumettre à approbation les notes de frais pour l'ensemble des membres du Codir IHS.
Gestion des agendas : Organiser et optimiser les agendas de l'équipe de Direction.
Administration des outils : Assurer la gestion quotidienne des accès et paramétrages (ex. création d'utilisateurs sur Swile, activation des délégations, etc.).
Organisation Logistique & Événementielle
Séminaires & Événements : Rechercher des lieux, solliciter et comparer les devis, et participer à la planification logistique des séminaires et événements d'entreprise.
Réunions : Réserver les salles, commander et coordonner l'intendance (cafés, plateaux-repas, fournitures) pour garantir le bon déroulement des réunions.
Structuration & Sécurisation des Processus
Rédaction de modes opératoires : Documenter et rédiger des fiches de processus claires afin d'harmoniser et sécuriser les pratiques quotidiennes (exemples : utilisation de la clé électronique pour les marchés publics, parcours de signature sur Adobe Sign, procédure de création de nouveaux fournisseurs, etc.).
Qualifications
Formation & Prérequis
Niveau d'études : Bac +2 à Bac +3 (en cours de préparation).
Filière : Peu importe la filière d'origine, c'est avant tout une réelle volonté de s'investir dans le poste et la motivation qui feront la différence.
Savoir-être (Qualités personnelles)
Discrétion & Confidentialité : La règle d'or de l'assistanat de direction. Capacité absolue à traiter des informations sensibles avec réserve.
Rigueur & Organisation : Gestion efficace des priorités, ponctualité et souci du détail.
Proactivité & Anticipation : Ne pas attendre qu'on lui donne du travail, savoir anticiper les besoins (ex. préparer un dossier avant même la demande).
Aisance relationnelle & Sens du service : Attitude positive, posture professionnelle et adaptation de la communication selon les interlocuteurs.
Gestion du stress & Adaptabilité : Capacité à garder son calme lors des changements de planning de dernière minute.
Savoir-faire (Compétences techniques)
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