Assistant commercial - ADV en évènementiel H/F

Acteur de référence d’envergure internationale, GL events est présent sur les trois grands marchés de l’événementiel. Congrès, conventions, événements culturels, sportifs ou politiques, salons professionnels et grand public, le Groupe accompagne entreprises, institutions et collectivités pour imaginer, produire et accueillir des événements partout dans le monde. Créé à Lyon il y a plus de 45 ans et présent dans plus de 20 pays, il est animé par près de 6 000 collaborateurs !

Caen Événements, filiale du groupe GL events, assure la gestion du Parc des Expositions et du Centre de Congrès de Caen, deux équipements complémentaires au cœur du territoire caennais. Véritable acteur de référence, l’entreprise accueille et organise une grande variété de manifestations : salons, congrès, conventions, spectacles et événements professionnels ou grand public. Forte de l’expertise reconnue de ses équipes, Caen Événements propose un accompagnement sur‑mesure et met tout en œuvre pour offrir des expériences marquantes et parfaitement orchestrées, au service des organisateurs et du rayonnement du territoire.

Pour renforcer nos équipes, nous recherchons un Assistant commercial - ADV en évènementiel H/F pour la destination CAEN EVEMENTS.

On vous embarque ?

Mission générale

• Enregistrer les commandes, les dossiers de participation des exposants, les prestations techniques
• Relancer les clients, provoquer le besoin et réaliser des ventes
• Facturer les clients
• Assurer l’interface entre l’équipe de vente et les clients
• Assister les chefs de projets et le directeur des MO dans leurs missions au quotidien
• Répondre aux demandes d’informations
• Participer aux commissariats généraux des salons organisés
• Assurer des tâches administratives liées à l’activité : mise sous pli, faire des mailings, répondre au téléphone.
• Assurer la gestion de l’accueil physique et téléphonique (standard de l’entreprise)

Missions et responsabilités

• Gestion des dossiers exposants :
  • Saisir les nouveaux comptes clients
  • Pré-enregistrer les dossiers de participation à l’arrivée du courrier
  • Enregistrer les dossiers
  • Enregistrer le catalogue (marques et produits)
  • Facturer
  • Encaisser l’acompte
  • Imprimer les factures et les envoyer
  • Enregistrer les prestations complémentaires
  • Vendre au comptoir les prestations, encaisser le solde de la facture finale
  • Valider, analyser et contrôler les commandes de services
  • Valider les commandes de travaux

• Commercial :
  • Faire des campagnes de mailings aux clients
  • Faire du phoning aux exposants et réaliser des ventes
  • Transmettre et suivre les informations aux divers services
  • Suivre les litiges

• Clôture de la manifestation :
  • Analyser et contrôler les commandes de services et facturer
  • Faire la facture finale

• Gestion de l’accueil physique et téléphonique :
  • Accueil téléphonique et/ou physique des publics (clients, partenaires, etc…)
  • Diriger vers le bon interlocuteur
  • Prise de notes et de messages
  • La gestion des accès dans le bâtiment via l’entrée dédiée
  • Les tâches courantes de bureautique (tableur, traitement de texte, etc.) ;
  • Le suivi du courrier

Connaissances et compétences :

• Expérience de cinq ans minimum dans un poste similaire
• Parfaite connaissance de l’outil pack office

Aptitudes :

• Polyvalent
• Organisé
• Bon sens du relationnel