Assistant(e) de direction / Chargé(e) de communication

À propos de nous

Etablissement public de santé incontournable, le Centre Hospitalier d’Arras (CHA) s’investit fortement dans la prise en charge de la population de l’Artois et du Ternois, à tout âge de la vie. Depuis le 1er juillet 2016, le CHA s’est uni aux Centres Hospitaliers du Ternois et de Bapaume, dans le cadre du Groupe Hospitalier Artois-Ternois (GHAT), dont il est l’établissement support. Les Centres Hospitaliers de Bapaume et du Ternois offrent une prise en charge de proximité pour les territoires du bapalmois et du ternois, notamment en gériatrie, psychiatrie et accueil des personnes en situation de handicap.

Mission

Assurer, dans le cadre d’un poste partagé à parts égales, des fonctions d’assistanat de direction au sein de la direction générale et des missions opérationnelles de communication courante du Groupe Hospitalier Artois-Ternois.

• 50 % - Assistanat de direction : Secrétariat de la direction générale, avec un appui particulier au directeur adjoint chargé du pilotage stratégique et des ressources.

• 50 % - Communication courante : Production et diffusion des contenus du quotidien : réseaux sociaux, actualités internes et couverture des événements.
  
  

Activités principales :

Assistanat de direction - 50 %

• Assurer le secrétariat de la direction générale et, en particulier, celui du directeur adjoint chargé du pilotage stratégique et des ressources.

• Gérer et coordonner les agendas, rendez-vous et réunions ; préparer les éléments nécessaires à leur bon déroulement.

• Réceptionner, trier, orienter et suivre les courriers, appels et messages relevant de la direction générale, dans le respect des règles de confidentialité.

• Préparer les réunions : planification, convocations, ordres du jour, réservation des salles et moyens de visioconférence, constitution et diffusion des dossiers.

• Assurer la prise de notes et la rédaction de comptes rendus, relevés de décisions et documents de synthèse ; suivre les échéances et actions décidées.

• Organiser les COPIL performance et les COPIL SAS : calendrier, invitations, collecte et consolidation des supports, logistique, et suivi des actions.

• Faciliter la coordination entre la direction générale, les directions fonctionnelles, les pôles, les équipes médicales et soignantes, ainsi que les partenaires institutionnels.

Communication courante - 50 %

• Planifier, préparer et publier les contenus réguliers sur les réseaux sociaux institutionnels, en adaptant le message, le visuel et le format au support utilisé.

• Assurer la couverture des actualités et événements internes : recueil d’informations, prises de vue photo et vidéo, production de contenus courts et valorisation des équipes et projets.

• Rédiger des publications, brèves et supports simples de communication interne ou externe, dans le respect de la ligne institutionnelle et des circuits de validation.

• Tenir un calendrier éditorial et organiser l’archivage des contenus, photographies et vidéos utiles à la communication de l’établissement.

• Réaliser des visuels simples et des montages vidéo courts à partir d’outils courants et de modèles existants.

• Utiliser, lorsque cela est pertinent, des outils d’intelligence artificielle comme aide à la rédaction, à la déclinaison de formats ou à la préparation de contenus, dans le respect de la confidentialité et des règles de validation.

• Préparer les éléments et briefs destinés au prestataire externe lorsque la communication nécessite une création graphique plus élaborée ou un traitement spécialisé.

• Les communiqués de presse et les relations presse institutionnelles relèvent des directeurs ; le titulaire du poste peut contribuer à la collecte et à la mise en forme factuelle des éléments nécessaires.

Conditions particulières d'exercice du métier :

• Amplitude horaire indicative : 9 h - 17 h 30.

• Travail majoritairement sur écran et utilisation fréquente d’outils numériques.

• Déplacements ponctuels sur les différents sites du groupement pour la couverture d’actualités ou d’événements internes.

• CDD, avec perspective d'évolution vers un CDI.

• Rémunération selon le profil et l’expérience professionnelle, conformément à la grille indiciaire en vigueur. Reprise des services antérieurs selon les dispositions réglementaires applicables.

Profil

Prérequis : Bac +2 en assistanat de direction, secrétariat ou communication, ou expérience professionnelle équivalente.

Expérience conseillée : Expérience en secrétariat de direction et/ou en communication digitale. Une connaissance de l’environnement hospitalier constitue un atout.

Maîtrise des savoir-faire associés :

• Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, agendas partagés, visioconférence et outils de travail collaboratif.

• Très bonnes capacités rédactionnelles : orthographe, syntaxe, reformulation, synthèse et adaptation du ton au support.

• Organisation et priorisation d’activités multiples, gestion d’agendas complexes et suivi d’échéances.

• Maîtrise opérationnelle de la publication sur les réseaux sociaux et des usages de communication digitale.

• Aisance avec la prise de vue photo et vidéo à partir d’un smartphone ou d’un matériel léger.

• La connaissance d’outils courants de création graphique, de montage vidéo ou d’assistance par IA constitue un plus (par exemple Canva ou Adobe Express, Clipchamp ou CapCut, outils d’IA générative).

• Capacité à travailler avec des interlocuteurs variés et à faire circuler l’information de manière fiable et adaptée.
  

Aptitudes professionnelles :

• Discrétion, fiabilité et respect strict de la confidentialité ;

• Organisation, rigueur, autonomie et sens de l’anticipation ;

• Réactivité et capacité à gérer des priorités concurrentes ;

• Qualités relationnelles, tact et sens du service ;

• Curiosité, créativité pratique et appétence pour les outils numériques ;

• Sens éditorial et capacité à identifier les informations utiles à valoriser.