Responsable de projets événementiels

À propos de nous

Bagnolet est une ville dynamique de 43 000 habitants située aux portes de Paris. Membre de l'EPT Est Ensemble, elle bénéficie d'un fort dynamisme urbain et économique ainsi que du second parc hôtelier francilien. Territoire à forts enjeux urbains et sociaux (projets ANRU notamment), la Ville de Bagnolet mène une politique de modernisation et de restructuration de son administration. La Ville s'attache à déployer, dans l'ensemble des politiques publiques qui la concerne, des projets ambitieux au service des Bagnoletaises et des Bagnoletais

Mission

Rattaché au Directeur/à la Directrice de la Communication et des Relations Publiques, le/la Responsable de projets événementiels conçoit, organise, coordonne et évalue les événements portés ou soutenus par la collectivité. Il/elle contribue à la valorisation de l'action municipale, au rayonnement du territoire et au renforcement du lien avec les habitants, les partenaires institutionnels, économiques, culturels et associatifs.

Il/elle pilote l'ensemble des dimensions organisationnelles, logistiques, budgétaires, réglementaires et protocolaires des manifestations dont il/elle a la charge.

Missions principales

Conception et pilotage des projets événementiels

• Concevoir et proposer des événements en cohérence avec les orientations municipales.

• Élaborer les cahiers des charges et les rétroplannings.

• Définir les objectifs, les moyens humains, techniques et financiers nécessaires.

• Assurer la coordination générale des projets de leur conception à leur évaluation.

• Garantir le respect des délais, des budgets et des exigences de qualité.

Organisation et coordination opérationnelle

• Planifier et coordonner l'ensemble des étapes de préparation des événements.

• Assurer l'interface avec les services municipaux concernés (services techniques, sécurité, culture, sports, police municipale, protocole, etc.).

• Piloter les relations avec les prestataires, fournisseurs et intervenants extérieurs.

• Superviser les installations, la logistique, l'accueil des participants et le déroulement des manifestations.

• Assurer une présence opérationnelle pendant les événements.

Gestion administrative et budgétaire

• Élaborer et suivre les budgets des manifestations.

• Participer à la rédaction des marchés publics, consultations et conventions.

• Assurer le suivi administratif et financier des projets.

• Veiller à l'optimisation des ressources mobilisées.

Gestion réglementaire et sécuritaire

• Veiller au respect de la réglementation applicable aux manifestations publiques.

• Préparer les dossiers administratifs nécessaires (autorisations, déclarations, commissions de sécurité, etc.).

• Participer à l'élaboration des dispositifs de sécurité et de gestion des risques.

• Assurer le lien avec les services de l'État, les forces de sécurité et les partenaires concernés.

Communication des événements

• Collaborer avec les équipes communication pour promouvoir les manifestations.

• Participer à la définition des plans de communication événementielle.

• Fournir les contenus et informations nécessaires à la valorisation des événements.

• Contribuer à l'accueil des médias et partenaires institutionnels.

Relations publiques et protocole

• Participer à l'organisation des cérémonies officielles et manifestations protocolaires.

• Assurer l'accueil des élus, personnalités et partenaires.

• Veiller au respect des règles de protocole lors des événements institutionnels.

Évaluation et amélioration continue

• Réaliser les bilans qualitatifs et quantitatifs des manifestations.

• Analyser les retours des participants, partenaires et services.

• Formuler des propositions d'amélioration et d'innovation.

• Mettre en place des indicateurs de suivi et d'évaluation.

Profil

Poste ouvert aux attachés territoriaux titulaires ou, à défaut, aux contractuels Bac+3 minimum en communication avec expérience significative en événementiel.

Savoirs

• Fonctionnement des collectivités territoriales.

• Méthodologie de gestion de projet.

• Techniques d'organisation événementielle.

• Réglementation des manifestations publiques.

• Notions de sécurité des événements.

• Procédures administratives et marchés publics.

• Protocoles institutionnels.

Savoir-faire

• Concevoir et piloter des projets complexes.

• Coordonner de multiples intervenants.

• Élaborer, suivre un budget et négocier avec les partenaires et prestataires.

• Gérer les imprévus, situations d'urgence et produire des bilans et outils d'évaluation.

• Maîtriser les outils bureautiques et collaboratifs.

Savoir-être

• Sens de l'organisation, rigueur, réactivité et capacité d'anticipation.

• Excellentes qualités relationnelles et capacité gérer plusieurs événements simultanés.

• Esprit d'initiative, autonomie, disponibilité et sens du service public.

• Diplomatie et adaptabilité.

Forte disponibilité requise : présence en soirée, week-end ou jours fériés selon les événements, avec déplacements fréquents sur le territoire communal.