Assistante / Assistant - Administratif et Projets Internationaux

Description du poste

Votre équipe :

L’activité Barrages et Hydroélectricité est aujourd’hui constituée des plus de 120 personnes, toutes compétences confondues, travaillant au quotidien sur des projets de grande ampleur au stade de la conception et en suivi de réalisation. Vous rejoindrez une équipe composée d’ingénieur(e)s, chef(fe)s de projets et expert(e)s techniques qui interviennent sur des projets d’envergure dans le développement de projets hydroélectriques à l’International ainsi que dans la surveillance et la réhabilitation du parc de barrages existants en France.

Vos missions :

Vous jouerez un rôle clé dans le suivi administratif et commercial de projets de développement majeurs, en France et à l’international, tout en contribuant à la vie quotidienne de l’équipe.

Suivi de projet :

• Tenue à jour des dossiers administratifs liés aux affaires (contrats, protocoles d’accord, contrats de sous-traitance, factures, courriers émis et reçus…),
• Accompagnement du Responsable de mission et du Directeur de projets au quotidien pour respecter les délais des différentes étapes d'un projet,
• Suivi administratif des contrats de sous-traitance et de co-traitance, des feuilles de temps, des factures des différents intervenants extérieurs.

Appui commercial :

En étroite collaboration avec les chefs de projets et les directeurs de projets, vous contribuerez activement au développement commercial :

• Participer à la rédaction et au montage des candidatures et réponses aux appels d’offres (France et international),
• Coordonner les retours internes via l’outil REFLEX (GO/NO GO, mises à jour),
• Relancer les équipes pour collecter les éléments nécessaires aux offres,
• Apporter un soutien à la constitution des dossiers techniques,
• Assurer le dépôt des offres et leur suivi

Gestion du Recouvrement :

Dans la continuité des missions de suivi de projet et d’accompagnement administratif des affaires, et en collaboration avec le credit manager, vous assurez les actions de recouvrement de premier niveau suivantes :

• vous communiquez avec les responsables de mission et directeurs de projet concernés avant de suivre le scénario de relance prédéfini auprès des clients.
• Vous assurez un reporting des informations ainsi obtenues en interne et en externe au sein de l’outil dédié (MyDSO).
• Vous assurez un reporting hebdomadaire des encaissements auprès de votre hiérarchie.
• Vous communiquez avec les assistantes de gestion pour leur reporter les cas de factures à déposer sur les plateformes dédiées (Chorus, Cegedim…), identifiés lors de vos actions de recouvrement.
• Vous participez aux points recouvrement mensuels avec votre hiérarchie et avec le credit manager.

Une formation et un accompagnement au recouvrement et à l’outil MyDSO seront assurés sur le long terme afin de vous permettre une prise en main de vos fonctions dans les meilleures conditions.

Appui à la vie d’équipe :

Ces missions seront complétées par de l’appui au fonctionnement de l’ensemble du service :

• Organiser les réunions, gérer les agendas, réserver les salles,
• Gérer les déplacements : billets d’avion/train, hôtels, voitures,
• Rédiger les ordres de mission
• Accueillir les visiteurs et assurer le bon fonctionnement administratif du service

Ce poste est à pourvoir en CDI, et localisé à Echirolles (38).

Qualifications

Vous êtes le/la candidat(e) idéal(e) si vous êtes issu(e) d’une formation en assistanat, gestion administrative ou commerciale, BAC +2/3 minimum, type BTS Pme/Pmi, gestion/comptabilité ou assistant de manager avec au minimum une première expérience réussie, de préférence en gestion de projet ou en appui commercial, en société de service ou d’ingénierie.

Ce qui fera la différence, c’est avant tout votre savoir-être, votre sens de l’engagement, votre capacité à vous investir et à travailler en équipe.
Si vous n’avez pas encore d’expérience directe dans la gestion de projet ou le développement commercial, ce n’est pas rédhibitoire : nous valorisons les profils motivés, curieux et rigoureux, capables d’apprendre et de s’adapter rapidement.

En effet, ce poste nécessite une grande organisation, de l’autonomie, de la flexibilité et de la rigueur dans son travail. Du fait des nombreuses interactions avec les collègues, nos clients et nos partenaires, des qualités relationnelles de travail en équipe sont attendues.

Vous maîtrisez les outils bureautiques (Pack Office, Outlook, Excel…) et êtes à l’aise avec les chiffres, les tableurs et les outils de gestion dédiés.

La maîtrise de l'anglais est indispensable en raison du contexte international des projets.

Informations supplémentaires

Nous vous offrons :

• Une entreprise sociale et citoyenne : accords diversité & inclusion, protection sociale et couverture mutuelle de qualité, un engagement via la Fondation Artelia
• Une organisation du travail modulable : télétravail jusqu'à 2 jours par semaine, 12 jours RTT, 27 jours de congés hors ancienneté, temps partiel choisi...
• Une politique de partage des résultats : intéressement et participation avec abondement, actionnariat salarié, politique de rémunération sur 3 ans, de nombreux avantages et réductions pour les activités via les œuvres sociales, forfait mobilité durable...
• Des opportunités de carrière et un accompagnement de vos challenges professionnels : politique formation individualisée, Artelia Academy, parcours métiers, mobilité interne

Notre process de recrutement :

• Echange téléphonique RH
• Entretien avec un manager opérationnel
• Entretien avec un recruteur

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