Directrice ou directeur de cabinet F/H - 333

À propos de nous

L'Université de Toulouse est un établissement public expérimental (EPE) d’enseignement supérieur et de recherche. Elle se classe aujourd'hui parmi les premières universités françaises par son rayonnement scientifique, la diversité de ses laboratoires et les formations qu'elle propose en sciences, santé, sport, technologie et ingénierie. Dotée d'un budget de 430 M€, de 5 composantes et d’1 établissement-composante (l’Ecole d’ingénieurs de Purpan), elle est forte de plus de 4300 personnels dont 2500 personnels d'enseignement et/ou de recherche, possède 69 structures de recherche (dont 42 unités mixtes de recherche), accueille plus de 35 000 étudiantes et étudiants. Elle est implantée dans 4 départements, 8 villes et est répartie sur 11 sites pour une superficie de 264 hectares.

L’établissement est engagé dans la construction du site toulousain à travers la future transformation en Grand Etablissement en capacité de coordonner, à l’issue de la période d’expérimentation, la stratégie de recherche et de formation du site. La construction de l’EPE implique vingt établissements associés ou partenaires de l’enseignement supérieur et organismes nationaux de recherche, deux établissements de santé et d'autres organismes. Pour atteindre cet objectif, elle s’inscrit dans une feuille de route partagée avec ses établissements associés et partenaires et également dans un plan de transition visant à intégrer d’ici le 31/12/2027 les activités et moyens actuellement portés par la Comue de Toulouse.

Membre de l'équipe présidentielle, le/la directeur/directrice de cabinet dépend directement de l’autorité du Président ou de la Présidente et peut être amené(e) à le/la représenter personnellement. Dans le contexte de transformation stratégique et institutionnelle majeure de l'établissement, en concertation et en collaboration étroites avec les équipes politiques (équipe présidentielle, équipes politiques des composantes, homologues des établissements partenaires, …) et administratives (DGS, DGS adjoints, Directeurs administratifs de composantes, directeurs de services, …), il/elle a pour rôle essentiel de contribuer à la cohérence de la mise en œuvre de la stratégie de l'établissement, d'en assurer l'explicitation en interne comme en externe, et d'assurer la cohésion entre les stratégies de l’établissement, de ses composantes et établissements-composantes, et des partenaires du site. Il/elle participe à renforcer la lisibilité et la visibilité de l’université, tant au niveau local, national qu’international, en contribuant à la communication institutionnelle. Il/elle gère des situations complexes ou sensibles, en interne comme en externe, avec diplomatie, réactivité et discrétion. Il/elle contribue à la stabilité et à l’efficacité de la gouvernance, en fluidifiant les relations entre les instances et les parties prenantes internes comme externes (partenaires, collectivités locales, …).

Mission

Contribuer à la cohérence stratégique des politiques et actions de l'établissement

· Veiller à la déclinaison de la stratégie de la Présidence dans la rédaction de textes, notes et projets institutionnels, assister la Présidence dans l’élaboration, la mise en œuvre et le suivi de la politique de l’établissement, contribuer au conseil stratégique et à l’accompagnement de la Présidente

· Contribuer à l'élaboration de la stratégie de communication institutionnelle interne et externe, en lien étroit avec la direction de la communication : accompagner la communication de la Présidente (messages écrits et vidéo, prises de position, interventions publiques, conférences de presse), participer à l’organisation des évènements institutionnels (accueil nouveaux arrivants, remise des Palmes académiques et distinctions honorifiques, inaugurations, visites de ministres, de délégations officielles, …)

· Représenter la présidence dans certaines instances réunions techniques ou événements

· Rédiger ou superviser la rédaction de courriers, discours, communiqués et éléments de langage à portée stratégique,

· Assurer une veille et une alerte sur l'image perçue de l'établissement et sur les dérives entre réalisations et politiques affichées

· Coordonner et préparer en interne l'élaboration du rapport d'activité et la présentation des bilans de l'équipe présidentielle

Préparer et fluidifier le travail de l'équipe présidentielle

· Élaborer et harmoniser l'agenda stratégique de la Présidente et de l’équipe présidentielle en veillant à sa cohérence et à la gestion des priorités

· Contribuer à l’interface entre la gouvernance et les instances : préparer et suivre les réunions stratégiques en lien étroit avec la VP CA (réunions d’équipes présidentielles, CDCPR, réunions Présidence/ Direction générale, ...) et en relation étroite avec la direction générale des services

· Conseiller sur les ordres du jour et documents préparatoires des réunions de l'équipe présidentielle

· Assurer le suivi des comptes-rendus et de la mise en œuvre des décisions prises, participer à l’élaboration des décisions prises par l’équipe présidentielle et en assurer le suivi avec le cabinet

· Appuyer la préparation de séminaires de travail et de plans d'actions de la gouvernance

· Suivre l'avancement des politiques et projets décidés en instances et susciter les accompagnements nécessaires à leur mise en œuvre effective

· Coordonner en transversalité et piloter des projets : intervenir dans une dimension d’appui, et en lien étroit avec la direction générale des services, au pilotage des projets d’envergure et structurants pour l’établissement, suivre les projets prioritaires de la présidence et piloter des cellules projets ou task forces ponctuelles.

· Assurer le suivi de dossiers sensibles ou générateurs de tensions, en articulation avec la Présidence, la vice-présidence CA et les vice-présidences et la direction générale des services. Gérer les situations de crise ou de tension (médiatisation, …).

· Participer, le cas échéant, à la cellule de crise de l'établissement et en coordonner la circulation de l'information avec les services de l'État et les collectivités territoriales.

Assurer des missions particulières, notamment de relations externes institutionnelles

· Assurer le suivi régulier des partenariats externes à fort enjeu politique impliquant personnellement la Présidence, notamment dans le cadre de la construction du site toulousain et de l'intégration des activités de la Comue

· Assurer le montage et la coordination de politiques territoriales, sociales, économiques ou académiques avec les parties prenantes externes (ministères, collectivités, établissements partenaires)

· Constituer un point de contact unifié avec les cabinets des rectorats, préfectures, parlementaires et collectivités territoriales, ainsi qu'avec les autres établissements d'enseignement supérieur et de recherche et parties prenantes externes (HCERES, organismes de contrôles, partenaires économiques et industriels, ...)

· Exercer une fonction de veille et d'alerte sur les événements externes susceptibles d'avoir un impact sur l'établissement

· Contribuer, en lien étroit avec la direction générale des services, au pilotage des projets d'envergure et structurants (contractualisation avec les ministères, contrat de plan État-Région, évaluations, projets liés au site toulousain, etc.)

· Mobiliser, en tant que de besoin, les personnels nécessaires aux missions particulières confiées (cabinet de la présidence, direction de la communication, …)

Participer à la réflexion sur les modalités d’encadrement et d’animation du cabinet et du réseau des assistants

· En lien avec l’équipe présidence et la direction générale des services, piloter la réflexion sur la définition de l’organisation du cabinet, de son encadrement et/ou de son animation,

· Coordonner le réseau des assistants de direction (assistants DGS et DGSA, cabinet, des domaines, ...)

Profil

De formation supérieure (Sciences Po/Institut d’études politiques, Institut d’administration des entreprises ou formation de management public, master d’université, etc.), vous avez une expérience confirmée dans un poste similaire en cabinet, en administration ou collectivités publiques, établissement d’enseignement supérieur ou de recherche.

Connaissances :

· Compréhension des enjeux et politiques publiques de l'enseignement supérieur et de la recherche, et des dispositifs régionaux, nationaux, européens et internationaux du secteur

· Maîtrise des rouages de l’enseignement supérieur, de la recherche et de l’innovation, connaissance du fonctionnement des services déconcentrés de l'État, des collectivités territoriales et des principaux partenaires de l'ESR

· Connaissance de l'organisation, du fonctionnement et des mécanismes décisionnels politiques et administratifs, notamment dans le contexte d'un établissement public expérimental

· Connaissance de la réglementation juridique, administrative et financière applicable aux établissements d'enseignement supérieur

Savoir faire technique :

· Capacités d'analyse, de conseil stratégique et de synthèse, capacité à être force de proposition en particulier en matière de stratégie politique et institutionnelle

· Techniques de prospective

· Capacités rédactionnelles de haut niveau (notes, discours, argumentaires, courriers)

· Aptitudes managériales, notamment en management transversal

· Conduite de projets complexes

· Techniques de conduite de réunion

· Pilotage politique et accompagnement du changement

· Techniques de négociation et de gestion des conflits

· Gestion des priorités et gestion de crise

· Maîtrise des enjeux de communication institutionnelle

· Capacité à développer et animer des réseaux

· Gestion de la confidentialité et des situations sensibles

Savoirs comportementaux :

· Sens du service public et loyauté institutionnelle

· Diplomatie et capacité à appréhender d'autres cultures et sphères professionnelles, capacités relationnelles

· Autonomie, capacité d'adaptation et sens de l'initiative

· Réactivité et résistance au stress

· Aisance relationnelle et diplomatie avec des interlocuteurs internes et externes variés (institutionnels, académiques, politiques)

· Sens de l'organisation, du discernement et de l'écoute

· Sens de la confidentialité et discrétion

· Esprit d’analyse et de synthèse, rigueur et capacité à prioriser

· Sens de l’initiative

Conditions générales du poste :

• Catégorie du poste : A

• Corps de recrutement : IGE

• Quotité de travail : 100%

• Date de prise de fonctions souhaitée : Au plus tôt

• Poste ouvert uniquement aux contractuels

• Type de contrat proposé et durée pour les contractuels : CDD 3 ans ou détachement sur contrat pour les titulaires (Attaché d'administration de l'État / IGE / IGR ou corps équivalents)

• Groupe RIFSEEP ou cotation poste: Groupe 1

• Rémunération :

Pour les contractuels : elle est comprise entre 2 166.02 € brute et 3 721.62 € brute en fonction de leur expérience sur des fonctions similaires + Montant cotation du poste (de 422.50 € brut à 487.50 € brut) + prime de cabinet (135 € brut)

• Localisation géographique : Université de Toulouse

Poste à forte responsabilité, en lien direct et quotidien avec la Présidence et l’équipe présidentielle

Grande disponibilité requise (réunions en horaires décalés, déplacements fréquents sur les 11 sites de l'établissement et chez les partenaires)

Confidentialité stricte sur l'ensemble des dossiers traités

Avantages :

• Contributions aux frais de transport en commun

• Congés jusqu’à 55 jours/an pour les contrats > à 10 mois

• 3 Options de temps de travail (si contrat > à 10 mois)

• Contributions à la complémentaire santé

• Subvention restauration collective

• Chèques vacances

• Service social

• Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)

• Activités sportives et culturelles

• Établissement engagé (QVT, handicap, parité, diversité)

• Facilité d’accès (métro, bus, périphériques, téléphérique et petits commerces)

• Événements et conférences scientifiques (Journée des personnels, Afterwork, Conférences…)

• Télétravail possible en fonction du poste

• Dispositif d'accompagnement et de formation à la prise de fonction managériale à l'université

• Possibilité d’aménagement du temps de travail

• Crèche

• Formations