Agent administratif à la direction des Affaires médicales - H/F

Description entreprise :

REJOIGNEZ-NOUS ! Le centre hospitalier Châteauroux-Le Blanc établissement support du Groupement Hospitalier de l'Indre (GHT) recrute.

Direction des ressources médicales de territoire et de la recherche clinique

Pôle : administratif – ressources support Service : UF :

Métier :

Corps : Administratif Code métier :

Cadre règlementaire :

Position dans la structure - Relations hiérarchiques

Vous êtes sous la responsabilité hiérarchique :

- De l’attaché(e) d’administration hospitalière ;

- du directeur des ressources médicales de territoire et de la recherche clinique.

Position dans la structure - Relations fonctionnelles

Vous êtes en relation avec :

- Les professionnels de la direction des ressources médicales de territoire et de la recherche clinique ;

- Gouvernance médicale :

o Président et vice-président de la commission médicale d’établissement ;

o Chefs de pôle, chefs ou responsables de service ou d’unité fonctionnelle ;

Personnel médical ;

Directeurs ;

Directions fonctionnelles ;

- Partenaires extérieurs :

o ARS Centre-Val de Loire

o Agence d’attractivité de l’Indre

Description du poste :

Description du métier

- Gestion de la formation médicale continue

- Secrétariat de direction, réception téléphonique et mail, prise de rendez-vous, rédaction de courriers

- Gestion des instances médicales

- Plannings de garde et permanence des soins

Missions du service

Gestion des ressources humaines médicales - 250 praticiens titulaires ou en formation

• Gestion statutaire et administrative des praticiens : suivi des carrières, recrutements, nominations, avancements, renouvellements de contrats, gestion des absences (congés, arrêts maladie, etc.).

• Organisation du temps médical : élaboration et suivi des plannings, tableaux de service, permanence des soins, gardes et astreintes, en lien avec les chefs de pôle et chefs de service.

• Gestion des recrutements médicaux : identification des besoins en effectifs, publication des offres, relation avec les candidats, gestion des commissions de recrutement, rédaction et signature des contrats.

• Suivi de la formation médicale continue : recueil des besoins, planification des actions de formation, suivi budgétaire et administratif (DPC, financements, etc.).

• Appui au pilotage médical : participation à l’élaboration du projet médical, suivi des indicateurs d’activité médicale, appui aux travaux de la CME et autres instances médicales.

• Veille réglementaire et application des textes relatifs à la fonction publique hospitalière et aux statuts des personnels médicaux.

• Interface entre la direction générale, les professionnels médicaux et les instances (CME, ARS, CNG, etc.), garantissant un dialogue fluide et conforme aux règles en vigueur.

Missions spécifiques du poste

· Missions principales

Gestion de la formation

o Assurer l’enregistrement et la mise à jour des congés formation dans les tableaux de suivi dédiés.

o Rédiger et transmettre les demandes de prise en charge des frais de formation auprès des organismes compétents.

o Effectuer le contrôle des justificatifs et des frais engagés dans le cadre des formations, et procéder à la mise en paiement en lien avec le service financier.

o Mettre à jour régulièrement les tableaux de suivi de la formation, permettant un pilotage précis de l’activité.

o Gérer le paiement des factures adressées par les organismes de formation, en lien avec le service comptable et dans le respect des délais.

Secrétariat

o Assurer l’accueil téléphonique : réception et transmission des appels, prise de messages.

o Gérer le tri et la répartition du courrier entrant et sortant.

o Organiser les plannings et assurer la prise de rendez-vous selon les priorités définies.

o Effectuer la réservation de véhicules pour les déplacements professionnels.

o Rédiger, mettre en forme et envoyer les courriers relevant de la D.A.M.

o Participer à l’organisation des réunions : convocations, logistique, rédaction et diffusion des comptes rendus.

o Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs.

o Enregistrer les documents administratifs dans les dossiers des médecins (contrats, décisions, conventions, etc.), en lien avec les services compétents (ex. : C.N.G.).

o Suivre les commandes de fournitures et de matériel (petit et gros équipement), en lien avec les services achats/logistique.

Gestion des instances

o Organiser et assurer le suivi logistique et administratif des réunions de la Commission Médicale d’Établissement, de la Commission Relative à l’Organisation et à la Permanence des Soins et de la commission de formation (convocations, préparation des salles, diffusion de l’ordre du jour).

o Assurer la rédaction, la validation et la diffusion des comptes rendus de séance dans les délais impartis.

o Veiller à la bonne transmission des documents et des avis aux instances concernées (direction, présidence de CME, …)

o Assurer le classement, l’archivage et la traçabilité des documents relatifs à la CME (comptes rendus, documents de travail, décisions).

o Participer au suivi des actions décidées en CME, en lien avec les services concernés (direction, pôles, instances, etc.).

Plannings de garde et permanence des soins

o Participer à la définition des besoins en ressources médicales afin d’assurer la permanence des soins, en lien étroit avec le responsable du service.

o Assurer la recherche de praticiens remplaçants, via les canaux appropriés (contacts directs des remplaçants, agence de travail temporaire,..)

o Procéder à l’élaboration des contrats de travail dans le respect de la réglementation en vigueur.

o Organiser la logistique liée aux remplacements : réservation de logement, transmission des informations aux services concernés.

o Assurer le suivi des tableaux de bord relatifs aux remplaçants.

· Missions spécifiques en lien avec la qualité

· Autres missions spécifiques

· Fonction d’encadrement

Activité :

· Assurer l’accueil téléphonique et physique des professionnels médicaux (praticiens, internes, candidats, etc.).

· Réceptionner, trier et diffuser le courrier entrant et sortant.

· Participer à la gestion administrative des dossiers des praticiens : création, mise à jour, classement et archivage.

· Saisir et mettre à jour les tableaux de suivi : congés, absences, gardes, formations, mouvements du personnel médical.

· Préparer et transmettre les documents contractuels (projets de contrats, conventions, attestations, etc.) sous la supervision du responsable.

· Assurer le suivi administratif des formations médicales : enregistrement des demandes, suivi des prises en charge, gestion des tableaux de suivi.

· Gérer la logistique liée à l’arrivée ou au remplacement des praticiens : réservation de logements, badges, accès informatiques, coordination avec les services internes.

· Participer à la rédaction et à la diffusion des convocations et comptes rendus de réunions (CME, commissions, etc.).

· Assurer le classement et l’archivage physique et numérique des documents selon les procédures en vigueur.

· Contribuer au suivi des factures et demandes de paiement relatives aux frais de formation ou contrats médicaux.

· Participer à la mise à jour des bases de données et logiciels métiers.

Profil recherché :

- Savoir faire

- Compétences rédactionnelles : écriture, prise de note, retranscription

- Savoir être

- Capacité d'initiative, d'analyse et de présentation des problématiques et force de proposition

- Travail en équipe

- Organisation et rigueur, aptitude à gérer les priorités

- Réactivité/adaptabilité

- Diplomatie

Conditions d’accès au poste

Diplôme requis : bac+2 gestion administrative

Formation / expérience professionnelle souhaitée ou exigée :

- Expérience préalable dans un service de ressources humaines

- Expérience préalable en établissement de santé

- Connaissance des statuts des professionnels médicaux